Processus d'identification

Général

Ce processus gère la première phase du cycle de vie du projet ou du programme. Ses objectifs sont de :

• élaborer un plan du projet ou du programme et déterminer s'il est vraisemblable qu'il soit justifié;
• déterminer les efforts et les investissements nécessaires pour définir le travail en détail;
• obtenir l'autorisation du parrain pour la phase de définition.

Une idée ou un besoin initial d'un projet ou d'un programme génère un mandat. Cela peut prendre plusieurs formes, allant de l’appel d’offres d'un client à un objectif stratégique dans un plan d'entreprise ou tout simplement une instruction verbale. Le terme mandat s'applique à toutes les informations utilisées pour déclencher un projet ou un programme.

Le premier objectif est abordé sous la forme du dossier et le second sous la forme du plan de définition. À la fin du processus, ces deux documents sont présentés au répondant avec une demande d'autorisation du processus de définition.

 

 

 

Nommer une équipe d'identification

Les circonstances varient énormément selon le contexte. Le travail peut être déclenché par des évènements aussi divers que l'attribution d'un contrat, une décision lors d'une réunion du conseil d'administration, un changement dans la réglementation ou la législation, une opportunité de marché ou une foule d’autres événements.

Quelqu'un est le bénéficiaire initial du mandat et doit prendre les mesures nécessaires pour officialiser le travail dans un projet ou un programme. Il s'agit de réunir une équipe qui effectuera les activités d'identification sous la direction d'un parrain et d'un gestionnaire.

Dans la plupart des cas, le parrain et le gestionnaire nommés ici suivent le travail tout au long du cycle de vie, mais dans certains cas, le parrainage et la gestion des processus d'identification et de définition sont effectués par différents individus qui remplissent ces rôles au cours du processus de réalisation.

La responsabilité première du parrain et du gestionnaire est de vérifier le mandat afin de combler les lacunes dans l'information et de clarifier toute ambiguïté. Ils doivent convenir d'un ordonnancement et d'un budget pour le travail et rassembler l'équipe qui terminera les activités d'identification.

Durant cette période de formation, les informations sont rassemblées pour être utilisées dans le plan de synthèse et de définition. Ces informations sont diverses, mais il est trop tôt pour commencer à construire des documents individuels. Il est utile pour le gestionnaire de maintenir un journal qui est officiellement connu comme un journal quotidien. Il s'agit d'un référentiel d'informations sur les hypothèses, les risques, les problèmes, les contraintes, etc., jusqu'à ce qu'une documentation plus formelle soit établie.

Les descriptions des rôles pour le parrainage et la gestion doivent être rassemblées et convenues avec les individus concernés. Il est important de confirmer qu'ils possèdent non seulement les compétences nécessaires, mais aussi qu'ils peuvent consacrer suffisamment de temps au processus d'identification.

 

Examiner les leçons précédentes

Il est toujours important d'apprendre du passé. La disponibilité des leçons apprises documentées dépend de la capacité de l'organisation hôte en matière de gestion des connaissances.

Là où les enseignements tirés sont disponibles, l'équipe d'initiation doit les examiner et identifier ceux qui sont pertinents pour le nouveau projet ou programme. Ceux-ci seront inscrits dans un journal des leçons avec une description de la façon dont ils affectent le bref et le plan de définition.

Si les dossiers ne sont pas disponibles, il est toujours important que les leçons soient tirées de projets ou de programmes antérieurs. Il peut s'agir de rechercher et d'interroger des parrains et des gestionnaires de projets et programmes antérieurs ou d'organiser des ateliers.

Les sources externes de leçons apprises telles que d'autres organisations ou réseaux professionnels doivent également être prises en considération. Si l'organisation hôte n'a pas fait un projet ou un programme comme celui-ci auparavant, cette activité s'appuiera sur de telles sources externes.

 

Préparer un dossier

Sur la base du mandat confirmé, l'équipe d'identification commence à travailler sur le dossier du projet ou du programme. Le but du dossier est de fournir suffisamment d'information pour justifier l'investissement dans le processus de définition (dont la portée sera décrite dans le plan de définition). Le contenu exact varie dans la portée et le détail en fonction des circonstances et doit être proportionnel au coût et au risque du projet ou du programme proposé.

La décision clé prise au cours de ce processus concerne la façon dont le travail sera géré, c.-à-d., s'il est organisé en tant que projet ou programme. Ceci est principalement déterminé par les premiers stades de la gestion de la portée, à commencer par la saisie des besoins. La nature et la complexité des exigences, l'ampleur et la complexité de la solution, ainsi que l'étendue de la portée, indiquent collectivement comment le travail doit être géré. Cette décision influence à son tour la manière dont la gestion de la portée, la gestion de l’échéancier, la gestion du risque, etc. sont couvertes dans le dossier.

Le programme contient des informations générales sur toutes les composantes de la fonction de réalisation.

L'équipe d'identification va :

• travailler avec les intervenants pour établir leurs besoins;
• élaborer une solution et la portée du travail;
• déterminer s'il convient de gérer le travail en tant que projet ou programme, ou un hybride des deux;
• estimer les échéances de haut niveau;
• identifier les sources de financement et estimer les budgets;
• identifier et évaluer les principaux risques susceptibles d'affecter la réussite;
• décrire le type et la quantité de ressources qui seront nécessaires et si elles peuvent être obtenues à l'interne ou à l'externe;
• mettre en évidence les affaires courantes susceptibles d'être modifiées (si le besoin de changement fait partie de la portée);
• identifier et évaluer les intervenants les plus influents et proposer des communications initiales.

Au moment de déterminer la portée et le détail de l'information qui doit être incluse dans le dossier, le principe fondamental est qu'il doit suffire d'accorder au parrain la confiance nécessaire pour autoriser le budget pour la phase de définition.

La préparation du dossier utilise de nombreuses fonctions P3. Chacune d'entre elles comprend des détails d'outils et de techniques qui peuvent être trop détaillés pour être utilisés au tout début du cycle de vie. Ils doivent être appliqués à un niveau approprié, car chaque aspect du travail n'est documenté que brièvement dans le dossier.

 

Préparer le plan de définition

Bien que le dossier expose brièvement le projet ou le programme dans son ensemble, le parrain doit également savoir ce qui est nécessaire pour produire un ensemble complet de documents détaillés. Le travail nécessaire pour définir le projet ou le programme en détail va de concis à vaste. Le plan de définition suit le format normal d'un plan de réalisation, mais a pour but spécifique de décrire comment le processus de définition sera exécuté.

L'équipe d'identification doit s'assurer que :

• la portée du travail de définition est bien définie;
• les ressources spécialisées requises pour la définition détaillée sont identifiées et disponibles;
• les risques propres au travail de définition sont identifiés ainsi que les interventions proposées;
• le coût et l’échéancier de la phase de définition sont estimés aussi précisément que possibles;
• des arrangements sont en place pour mobiliser l'équipe de définition si la phase de définition est approuvée.

 

Projets et programmes

Sur les petits projets, les activités d'identification peuvent être gérées et exécutées par un seul individu, mais la combinaison d'un parrain et d'un gestionnaire distincts est l'exigence minimale. Il peut également être possible de combiner les phases d'identification et de définition en un seul processus.

Dans tous les projets, sauf les plus simples, et tous les programmes, l'identification doit être une étape distincte avec une revue avant de passer à la définition. Cela peut éviter le coût d'un travail de définition substantiel.
Lorsqu'un projet fait partie d'un programme, le dossier peut être préparé par l'équipe de gestion du programme et le processus d'identification est contourné au niveau du projet. Il en va de même pour un programme qui fait partie d'un portefeuille.

Pour les grands projets et programmes complexes, la phase de définition peut constituer un petit projet à part entière. Toute information justificative doit accompagner le plan de définition en fonction de l'envergure et de la complexité de la phase de définition.

 

Merci à la SMaP pour la traduction.