La gestion efficace des changements est essentielle pour générer des avantages à partir des réalisations. Des changements aux affaires courantes sont inclus dans la portée de la plupart des projets, programmes et portefeuilles. Il y aura toujours une résistance au changement et la mise en œuvre d'une approche clairement documentée et cohérente contribue à faire face à cette résistance.

Politique

• Introduction

• La procédure de gestion des changements génériques doit être adaptée au contexte des travaux. Différents modèles de changement peuvent être utilisés et ceux-ci utilisent différentes techniques. Cette section doit définir le contexte, décrire la procédure et définir les techniques préférées.

• Rôles et responsabilités

• La gestion du changement comprend les individus au sein de l'organisation P3 et le personnel oeuvrant aux activités courantes de l'organisation. Cette section doit définir les responsabilités de tous les intervenants.

• Gestion de l'information

• Une communication efficace est essentielle pour surmonter la résistance au changement. Cette section doit expliquer comment la gestion de l'information sera utilisée pour préparer et diffuser tous les types de communication.

• Assurance

• Les critères de réussite de la gestion du changement qui sont utilisés dans les revues d'assurance sont décrits ici.

• Budget

• Cette section doit définir des budgets pour la gestion des changements qui sont contenus dans le budget global du projet, du programme ou du portefeuille.
  

• Ne sont pas inclus ici les budgets administrés par les affaires courantes. Ceux-ci doivent être identifiés afin que les membres de l'équipe de gestion P3 puissent s'assurer que tous les budgets nécessaires sont en place. Il faut également savoir clairement quelles dépenses sont couvertes par le projet, le programme ou le portefeuille, et ce qui est couvert par les affaires courantes pour que rien ne soit sous-financé.

• Interfaces

• La façon dont le changement doit être géré peut avoir une incidence sur les échéanciers, les registres de risques, les plans de communication et plusieurs autres domaines P3. La façon dont ces références croisées sont gérées doit être expliquée ici.

Procédure

• Évaluation

• Les mécanismes privilégiés pour évaluer la nature de l'organisation et sa disposition à changer sont décrits ici. Les techniques de mise en œuvre du changement sont également couvertes.

Au niveau du projet, le plan peut se concentrer sur des changements relativement étroits. Au niveau du programme ou du portefeuille, le plan doit tenir compte des effets du changement cumulatif et des différents types de changement mis en œuvre par plusieurs projets sur un seul secteur d'activité.

• Préparation

• Cette section du plan de gestion du changement doit être soigneusement intégrée à la gestion des intervenants et des communications. Elle décrit comment l'équipe de gestion doit apporter du soutien pour le changement, éliminer les obstacles et améliorer la capacité de l'organisation à changer.

• Mise en place

• Cette section décrit comment le changement doit être géré. Elle comprend des références à la gestion des intervenants et des communications pendant la période de changement. Elle peut également décrire ou relier à la politique d'entreprise pour des domaines tels que la redondance, le transfert, le recrutement, etc.

• Soutien

• Pour que les avantages soient continuellement réalisés, le changement doit être intégré. Cette section décrit les actions en cours conçues pour soutenir l'organisation modifiée jusqu'à ce que les changements cessent d'être considérés comme des changements et soient acceptés comme étant le mode normal d'exploitation.

Merci à la SMaP pour la traduction.