Le contrôle est l'une des fonctions centrales de la gestion P3. Il s'occupe de l'exécution des travaux conformément aux documents de réalisation et de leur mise à jour en fonction de la performance réelle.
Politique
- Introduction
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L'introduction décrit l'historique du travail et indique clairement comment ce document se rapporte à d'autres documents pertinents, tels que les politiques de l'organisation hôte, du programme parental ou du portefeuille.
- Rôles et responsabilités
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Les rôles et les responsabilités en matière de contrôle sont très divers. Cela va de la responsabilité du parrain à l'évaluation des exceptions et de l'autorisation de nouveaux plans à la responsabilité d'un membre de l'équipe de signaler avec précision les progrès. Il peut aussi y avoir des rôles spécialisés dans l'évaluation de l'impact du progrès ou du contrôle de la qualité.
- Gestion de l'information
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Le contrôle génère beaucoup de rapports, y compris, par ex., les rapports d'avancement, les rapports d'évènements, les rapports sur les valeurs acquises, les registres d'émission, etc.
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La cohérence est d'une importance vitale pour le bon fonctionnement des systèmes de contrôle. Le but et le format doivent être décrits ici (éventuellement en se référant simplement aux modèles standards qui doivent être utilisés).
- Assurance
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Les critères de réussite du contrôle qui sont utilisés dans les revues d’assurance sont décrits ici.
- Budget
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L'effort de gestion utilisé pour contrôler le travail fait partie du coût de mise en place d'une équipe de gestion et n'est pas chiffré séparément. Cependant, il peut y avoir des coûts associés à l'acquisition de certains systèmes pour faciliter le contrôle, allant du logiciel spécialisé au matériel d'essai de qualité.
- Interfaces
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La fonction de contrôle s'interface avec tous les autres aspects de la réalisation. La performance des fonctions de planification, de risque, de qualité, de coût, de changement et de ressources est coordonnée comme décrite dans ce document. Ce plan est donc pertinent pour la plupart des autres plans de gestion.
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Cette section décrit la façon dont le plan de gestion des contrôles fonctionne conjointement avec les autres plans de gestion.
Procédure
- Surveiller la performance
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Tout aspect de la réalisation doit être contrôlé. Certaines fonctions ont des mécanismes de contrôle définis dans leurs plans de gestion respectifs, par ex., les méthodes de contrôle des coûts peuvent bien être définies dans un plan de gestion financière. Toute fonction qui ne dispose pas de ses propres contrôles spécialisés doit être traitée ici.
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Cette section doit spécifier comment les données de performance sont collectées et quels rapports sont utilisés pour communiquer les progrès. Il doit y avoir des rapports qui sont à la fois évènementiels et axés sur le temps couvrant à la fois les types de contrôle cybernétique et go no-go.
- Évaluer la performance
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Diverses techniques d'évaluation de la performance sont décrites dans la fonction de contrôle. Cette section précise quelles sont celles qui doivent être utilisées dans quelles circonstances.
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Les performances doivent également être évaluées en fonction des tolérances qui peuvent pareillement être définies ici et déclencher une escalade dans le processus de réalisation.
- Mesure corrective
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Le progrès n’est jamais précisément selon le plan. Différents niveaux de mesures correctives sont inévitablement nécessaires. Cette section doit décrire l'approche à suivre pour la mise à jour des plans et les changements communiqués. Il expose les principes de l'escalade des questions entre les différents niveaux de l'équipe de gestion et la façon dont ces questions doivent être résolues.
Merci à la SMaP pour la traduction.
