Les descriptions de documents dans cette section sont génériques et doivent être adaptées au contexte.
Par exemple, lorsque des références sont faites à l'information relative au niveau du programme et du portefeuille, elles peuvent ne pas convenir à un projet.
Pour un portefeuille, des documents de gouvernance sont créés dans le processus d'initiation. Dans les projets et les programmes, ils sont préparés dans le processus de définition.
La portée et les documents de réalisation de haut niveau sont produits dans le processus d'identification, c.-à-d., la première phase du cycle de vie du projet ou du programme.
Étant donné que les lignes directrices pour la présentation et l'utilisation de ces documents sont énoncées dans les documents de gouvernance, il peut sembler étrange que les documents de gouvernance ne soient apparemment préparés qu'après ces documents initiaux de contenu et de gestion.
Dans une organisation plus mature, les documents de gouvernance existent sous une forme standard prête à être adaptée à différents contextes. Les documents de gouvernance standard sont utilisés par les membres compétents de l'équipe d'identification pour guider leur documentation au cours du processus d'identification. Lors de la définition, les documents de gouvernance standard sont adaptés au contexte de chaque projet et programme, fournissant ainsi des orientations pour la gestion détaillée et les documents de contenu par la suite.
Ces documents définissent la manière dont une fonction est gérée. Les deux sections principales couvrent la politique et la procédure de la fonction, le détail étant adapté au contexte du travail. Cela est distinct d'un plan de réalisation, qui explique le détail de la façon dont un travail spécifique sera livré.
La politique comprend des sections sur les rôles et les responsabilités, la gestion de l'information, l'assurance, le budget et les interfaces avec d'autres fonctions.
La procédure commence par la définition des étapes à utiliser dans l'exécution de la fonction, suivie par des recommandations détaillées sur les outils et les techniques à utiliser à chaque étape.
Les plans de gestion sont créés en fonction des besoins du travail. Si les fonctions appropriées peuvent être fusionnées en un seul plan ou une fonction peut être subdivisée. Il existe un risque que la liste suivante de plans de gestion semble très bureaucratique et fastidieuse à préparer. Le principe est simplement qu'il y a de nombreuses fonctions qui doivent être gérées et il est important de réfléchir à la façon dont cela est fait. La portée et le détail des plans de gestion doivent être compatibles avec la complexité des travaux.
Merci à la SMaP pour la traduction.
