Umum
Jaminan adalah suatu kegiatan sistematis yang bertujuan untuk memastikan bahwa tujuan dan proses manajemen proyek, program, atau portofolio sesuai dengan yang dimaksud.
Tujuan jaminan adalah untuk:
- mengkaji perencanaan manajemen,
- memonitor efektivitas fungsi dan proses,
- memberikan rasa percaya diri kepada pemangku kepentingan bahwa pekerjaan dikelola secara efektif dan efisien.
Terminologi jaminan secara umum digunakan di dalam konteks ‘jaminan mutu’.
Praxis tidak memisahkan mutu sebagai suatu fungsi terpisah, tetapi menjadi satu kerangka utuh di dalam semua format.
Mutu memiliki suatu karakteristik yang melekat, tidak sekadar suatu fungsi terpisah. Oleh karena itu perencanaan mutu dimasukkan ke dalam fungsi perencanaan dan kendali mutu ke dalam fungsi kendali.
Aspek keempat mutu, yaitu peningkatan berkelanjutan, tercakup dalam maturitas kemampuan.
Target jaminan dapat dibagi menjadi dua kategori sederhana: tujuan pekerjaan (output, outcomes, atau manfaat) dan proses (proyek, program, atau portofolio) yang didesain untuk mencapai tujuan.
Tujuan selalu menjadi subjek dalam teknik kendali mutu, yang akan didefinisikan dalam rencana manajemen yang sesuai. Peran jaminan adalah mengaudit rencana manajemen untuk memastikan standar yang sesuai telah dibuat dan diperiksa serta kendali mutu telah dilaksanakan.
Proses dan prosedur harus selalu menjadi bagian dari rencana manajemen. Fungsi jaminan adalah memeriksa bahwa rencana-rencana manajemen telah sesuai, dan proses dan prosedur sesuai dengan maksud dan kompeten yang menerapkannya.
Jaminan menjadi tanggung jawab sponsor P3. Pelaksana jaminan adalah manajemen yang independen dan tim yang dapat menyelesaikannya, dan mereka harus melaporkannya secara langsung kepada sponsor. Sumber daya jaminan sering berasal dari organisasi atau project management office (PMO) yang memberikan dukungan penuh. Menggunakan jaminan untuk menyelesaikan setiap masalah dan membangkitkan rasa percaya diri secara perlahan di dalam tim manajemen menjadi tanggung jawab sponsor.
Pelaksanaan jaminan merupakan indikator kunci tingkat kedewasaan suatu organisasi. Ini dianggap sebagai fungsi kunci dalam pengembangan mutu manajemen P3, tetapi masalah bisa terjadi.
Thamhain dan Wilemon menyatakan bahwa ‘prosedur’ adalah salah satu sumber utama sengketa dalam proyek. Ini dapat diinterpretasikan dengan berbagai cara. Ketika auditor independen datang untuk memastikan apakah prosedur tertentu tersebut harus diikui atau tidak, ini terletak pada konsentrasi pada penyebab yang terdefinisi di antara tim manajenemn dengan yang dapat berpotensi menimbulkan sengketa.
Oleh karena itu, sponsor seharusnya tidak hanya bertanggung jawab untuk memastikan jaminan telah dilaksanakan tetapi juga memastikan bahwa jaminan tersebut akan berkontribusi positif. Ada berbagai cara yang dapat dilakukan, sebagai contoh:
Jaminan harus menjadi dasar risiko. Ini berarti bidang-bidang yang berisiko harus lebih diperhatikan dibandingkan bidang-bidang yang dijaminkan. Jika proyek mengalami kesulitan mengelola pemangku kepentingan atau mengimplementasikan teknologi yang sangat inovatif, maka jaminan harus fokus pada bidang-bidang tersebut dan tidak mengelolanya secara langsung dengan cara ‘acuh tak acuh’ yang melelahkan . Jika suatu program dikelola oleh seorang manajer program yang memiliki sedikit pengalaman, maka ini akan menjadi jaminan berisiko.
Jaminan harus menjadi alat untuk membantu dan melakukan pengecekan. Konflik serupa dapat terjadi jika orang-orang memberikan jaminan dengan cara sederhana, memeriksa prosedur, dan menyelesaikannya. Peran jaminan adalah pembantu, penasihat, dan pengkaji. Orang-orang yang berperan dalam hal ini bergerak dari satu proyek ke proyek lainnya dan dari program ke program lainnya. Mereka dalam posisi yang sempurna untuk mempromosikan pembelajaran praktik dan sosialisasi yang baik.
Jaminan dianggap sebagai komitmen organisasi untuk mengembangkan disiplin dan sikap profesional manajemen P3, dan bukan sekadar kegiatan memeriksa seseorang.
Pendekatan yang digunakan untuk jaminan, sumber daya yang diminta, dan kajian jadwal merupakan bagian dari rencana manajemen jaminan. Memastikan bahwa jaminan diimplementasikan merupakan tanggung jawab sponsor. Tanggung jawab ini harus dipersiapkan oleh sponsor atau didelegasikan kepada seseorang yang tidak terlibat dalam manajemen pekerjaan yang dijaminkan.
Proyek, program, dan portofolio
Proyek yang berdiri sendiri secara relatif langsung mendefinisikan hak-hak jaminan ‘independen’walaupun dalam program yang lebih kompleks.
Organisasi program bertanggung jawab menjamin proyek-proyek komponen. Oleh karena itu, penjamin proyek bisa menjadi anggota tim manajemen program. Jelasnya, mereka tidak bertanggung jawab mengasuransikan program, dan sumber daya jaminan yang independen harus digunakan.
Untuk menjelajahi kompleksitas ini, manajer program sering mengisi peran sponsor untuk proyek-proyek komponen dan, dalam posisi ini, manajer program bertanggung jawab atas jaminan proyek, yang harus independen dari jaminan program.
Organisasi yang lebih matang dapat mengumpulkan semua sumber daya jaminannya dalam suatu organisasi, seperti PMO yang independen dari semua proyek dan program – dan secara potensial independen dari setiap portofolio. Ini secara keseluruhan tergantung pada sifat alami organisasi, skala dan kompleksitas proyek, program, portofolio, kematangan kemampuan, dan lingkungan.
Lingkungan yang lebih komplek membutuhkan tim jaminan ganda. Sebagai contoh, lingkungan yang beraturan memiliki tim internal yang fokus pada manajemen yang efektif dan efisien serta tim eksternal yang fokus pada kesesuaian dengan aturan.
Di lingkungan ini, setiap tim memiliki prosedur dan ruang lingkup mereka sendiri yang didesain untuk menyesuaikan kebutuhan satu kelompok pemangku kepentingan. Ini memungkinkan untuk menyelesaikan beban total jaminan yang semakin berat dan bahkan tidak dapat dikerjakan. Dalam situasi ini, sponsor harus membentuk tim yang berbeda untuk menyelesaikan beban secara terkoordinasi, membagi informasi yang meyakinkan dan memungkinkan semua aspek dijamin. Pendekatan ini disebut jaminan terpadu.
Sponsor portofolio adalah bagian dari tata laku pengurus utama organisasi. Pada tingkat jaminan, ini menyediakan suatu hubungan penting untuk tata laku transparansi organisasi. Biasanya, komite audit organisasi memiliki tugas umum memastikan bahwa pengurus memiliki jaminan yang dibutuhkan oleh organisasi yang matang, yang berarti bahwa jaminan proyek, program, dan portofolio secara khusus mengalir melalui organisasi ke bagian yang bertanggung jawab atas tata laku perusahaan.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
