Die Kontrolle ist eine der zentralen Funktionen des P3-Managements. Sie befasst sich mit der Ausführung des Arbeitsauftrages in Übereinstimmung mit den Übergabedokumenten und deren Aktualisierung auf der Grundlage der tatsächlichen Leistung.
Richtlinien
- Einleitung
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In der Einleitung wird der Hintergrund des Arbeitsauftrages beschrieben und deutlich gemacht, wie sich dieses Dokument zu anderen relevanten Dokumenten verhält, z. B. zu den Strategien einer Gastorganisation, des ursprünglichen Programms oder Portfolios.
- Rollen und Verantwortlichkeiten
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Die Rollen und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Kontrolle sind sehr unterschiedlich. Sie reichen von der Verantwortung des Sponsors für die Bewertung von Ausnahmen und der Genehmigung von neuen Plänen bis hin zur Verantwortung eines Teammitglieds zur Fortschrittsmitteilung. Es kann auch spezielle Aufgaben bei der Bewertung von Auswirkungen des Fortschritts oder der Qualitätskontrolle geben.
- Informationsmanagement
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Die Kontrolle generiert eine Vielzahl von Berichten, wie z. B. Fortschrittsberichte, Ereignisberichte, Berichte über den Fertigungsstellungswert, Problemregister usw.
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Konsistenz ist für das reibungslose Funktionieren der Kontrollsysteme von entscheidender Bedeutung. Der Zweck und das Format sollten hier beschrieben werden (möglicherweise durch einfachen Verweis auf Standardvorlagen, die verwendet werden sollen).
- Qualitätssicherung
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Die Kriterien für eine erfolgreiche Kontrolle, die bei allen Qualitätsüberwachungsprüfungen verwendet werden, werden hier beschrieben.
- Budget
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Der Verwaltungsaufwand für die Kontrolle des Arbeitsauftrages ist Teil der Kosten für die Einrichtung eines Managementteams und wird nicht gesondert berechnet. Es können jedoch Kosten für die Anschaffung bestimmter Systeme zur Erleichterung der Kontrolle anfallen, die von spezieller Software bis hin zu Qualitätsprüfungsgeräten reichen.
- Schnittstellen
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Die Kontrollfunktion hat Schnittstellen zu allen anderen Aspekten einer Übergabe. Die Ausführung und Koordination von Funktionen wie Zeit, Risiko, Qualität, Kosten, Änderung und Ressourcen werden wie in diesem Dokument beschrieben. Dieser Plan ist daher für die meisten anderen Managementpläne von Bedeutung. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie der Kontrollmanagementplan in Verbindung mit den anderen Managementplänen funktioniert.
Verfahren
- Leistungsüberwachung
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Jeder Aspekt der Übergabe muss kontrolliert werden. Für einige Funktionen sind die Kontrollmechanismen in den jeweiligen Managementplänen festgelegt, z. B. können die Methoden zur Kostenkontrolle durchaus in einem Finanzmanagementplan definiert sein. Jede Funktion, für die keine eigenen speziellen Kontrollen definiert sind, werden hier erfasst.
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In diesem Abschnitt ist anzugeben, wie Leistungsdaten erfasst und welche Berichte verwendet werden, um den Fortschritt zu kommunizieren. Es sollte Berichte geben, die sowohl ereignis- als auch zeitgesteuert sind und sowohl kybernetische als auch "Go/No-Go"-Kontrolltypen abdecken.
- Leistungsbewertung
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In der Kontrollfunktion werden verschiedene Techniken zur Leistungsbeurteilung beschrieben. In diesem Abschnitt wird angegeben, welche davon unter welchen Umständen anzuwenden sind.
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Die Leistung sollte auch anhand von Toleranzen beurteilt werden, die ebenfalls hier definiert werden können, um ggf. eine Eskalation im Übergabeprozess auszulösen.
- Abhilfemassnahmen
- Der Fortschritt wird nie genau nach Plan verlaufen. Es werden unweigerlich verschiedene Stufen von Korrekturmassnahmen erforderlich sein. In diesem Abschnitt wird der Ansatz beschrieben, wie Pläne aktualisiert und Änderungen mitgeteilt werden. Es werden Grundsätze zur Eskalation von Problemen zwischen den verschiedenen Ebenen des Managementteams und die Art und Weise, wie diese Probleme gelöst werden sollen, dargelegt.
