Beheersingsmanagentplan

Beheersing is één van de centrale functies van het P3-management. Het betreft het uitvoeren van het werk conform de opleveringsdocumenten en het actualiseren daarvan op basis van feitelijke prestaties.

Beleid

• Introductie

• In de inleiding wordt de achtergrond van het werk beschreven en wordt duidelijk gemaakt hoe dit document zich verhoudt tot andere relevante documenten, zoals het beleid van de organisatie, het bovenliggende programma of de portfolio.

• Rollen en verantwoordelijkheden

• De rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot beheersing zijn zeer uiteenlopend. Het zal variëren van de verantwoordelijkheden van de sponsor bij het beoordelen van afwijkingen en het autoriseren van nieuwe plannen tot de verantwoordelijkheid van een teamlid om nauwkeurig te rapporteren over de voortgang. Er kunnen ook specialistische rollen zijn bij het beoordelen van het effect van voortgang of kwaliteitscontrole.

• Informatiemanagement

• Beheersing zal veel rapporten genereren, waaronder bijvoorbeeld voortgangsrapporten, gebeurtenisrapporten, earned value rapporten, issueregisters, enzovoort.

• Consistentie is van vitaal belang voor een goede werking van de beheerssystemen. Het doel en de vorm moeten hier worden beschreven (eventueel door eenvoudigweg te verwijzen naar de te gebruiken standaardsjablonen).

• Borging

• Hier worden de criteria voor succesvolle beheersing beschreven die bij de borgingreviews worden gehanteerd.

• Begroting

• De managementinspanning die bij de beheersing van het werk wordt gebruikt, maakt deel uit van de kosten voor het opzetten van een managementteam en wordt niet afzonderlijk begroot. Er kunnen echter kosten verbonden zijn aan de aanschaf van bepaalde systemen om de beheersing te vergemakkelijken, variërend van gespecialiseerde software tot apparatuur voor kwaliteitstesten.

• Koppelingen

• De beheersfunctie heeft raakvlakken met alle andere aspecten van de oplevering. De uitvoering van het plan, de risico's, de kwaliteit, de kosten, de veranderingen en de resourcefuncties worden gecoördineerd zoals beschreven in dit document. Dit plan is daarom relevant voor de meeste andere managementplannen.

• In dit onderdeel wordt beschreven hoe het beheersingsmanagementplan werkt in combinatie met de andere beheersplannen.

Procedure

• Toezicht houden op prestaties

• Elk aspect van de oplevering moet worden beheerst. Voor sommige functies zullen beheersmechanismen worden vastgesteld in hun respectieve managementplannen. Bijvoorbeeld; kostenbeheersingsmethoden kunnen vastgesteld zijn in een financieel managementplan. Elke functie waarvoor geen eigen gespecialiseerde beheersing gedefinieerd is, moet hier worden afgedekt.

• In dit onderdeel moet worden gespecificeerd hoe prestatiegegevens zullen worden vastgelegd en welke rapporten zullen worden gebruikt om de voortgang te communiceren. Er zouden rapporten moeten zijn die zowel gebeurtenis als tijd gedreven zijn en die zowel betrekking hebben op cybernetische als op go/no-go soorten van beheersing.

• Beoordelen prestaties

• In de beheersfunctie worden verschillende technieken beschreven om de prestaties te beoordelen. In dit onderdeel wordt aangegeven welke onder welke omstandigheden moeten worden gebruikt.

• De prestaties moeten ook worden beoordeeld aan de hand van toleranties die hier ook kunnen worden gedefinieerd en die tot escalatie in het opleveringsproces kunnen leiden.

• Corrigerende actie

• Voortgang zal nooit precies volgens plan verlopen. Er zullen onvermijdelijk verschillende niveaus van corrigerende acties nodig zijn. In dit onderdeel moet worden beschreven hoe de plannen zullen worden bijgewerkt en hoe de veranderingen zullen worden meegedeeld. Hierin zullen de uitgangspunten voor de escalatie van issues tussen de verschillende niveaus van het managementteam worden uiteengezet en zal worden uiteengezet hoe deze issues moeten worden opgelost.

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands