Coördinatieproces

Terwijl het managementproces de portfolio vormgeeft en aanpast, houdt dit proces zich bezig met de dagelijkse coördinatie van de deelprojecten en programma's. De twee processen zijn nauw op elkaar afgestemd. Terwijl in het managementproces de parameters worden bepaald waarbinnen de coördinatie wordt uitgevoerd, zal de informatie die door de coördinatie wordt voortgebracht, de voortdurende prioritering en afweging onderbouwen.

De doelen van dit proces zijn om:

  • informatie van de deelprojecten en programma's te bundelen om een beter inzicht te krijgen in de portfolio als geheel;
  • de prestaties van de portfolio te toetsen aan de doelstellingen;
  • de onderlinge verbanden tussen projecten en programma’s te managen.

Op een bepaald moment zal de portfolio onderling samenhangende projecten en programma's in alle stadia van de levenscyclus bevatten. In werkelijkheid betreft het de coördinatie van verschillende stadia: projecten in definitie; programma in oplevering; projecten in afsluiting; programma’s in identificatie; enz.

Het diagram en de activiteiten die hieronder worden beschreven, zijn een vereenvoudiging van het proces dat bedoeld is om de discussie over wat moet worden gedaan, te vergemakkelijken.

 

Klik op de componenten van het diagram voor meer detail

 

Coördineren van de identificatie

Het project- of programma-identificatieproces begint met een mandaat en eindigt met een voorstel. Dit omvat requirements-management en oplossingsontwikkeling op hoog niveau waarbij project- en programmateams samenwerken met stakeholders. Het is mogelijk dat de portfolio dit moet coördineren om ervoor te zorgen dat stakeholders niet worden belast met gelijktijdige verzoeken van meerdere projecten.

In sommige contexten wordt dit volledig gedaan door klantorganisaties en het portfoliomanagementteam moet enkel de extern geproduceerde voorstellen (of hun equivalent) beoordelen en integreren in de portfolio.

In gestructureerde portfolio’s zal het portfoliomanagementteam moeten beslissen of ze gewoon een mandaat geven of zelf de identificatie uitvoeren en projecten en programma's starten met een voorstel, d.w.z. projecten en programma's starten in de definitiefase.

Dit is geheel afhankelijk van de context. Sommige portfolio’s hebben een reeks strategische doelstellingen op hoog niveau en zullen een groot deel van de verantwoordelijkheid, voor het ontwerpen van manieren om deze doelstellingen te bereiken, delegeren. Andere zullen duidelijker omschreven en afgebakende doelstellingen hebben, waarbij het zinvoller is om met sterk gecoördineerde project- en programmavoorstellen te beginnen.

Indien de project- en programmavoorstellen worden opgesteld door de betreffende project- en programmamanagementteams, moet het portfoliomanagement deze beoordelen in het kader van alle andere projecten en programma's in de portfolio.

Plannen en business cases op hoog niveau moeten worden beoordeeld op hun effect op andere plannen en business cases. Wat op zichzelf heel goed kan werken, werkt misschien niet zo goed in combinatie met de rest van de portfolio. Omgekeerd kan het portfoliomanagementteam in een nieuw voorstel mogelijkheden identificeren om andere projecten of programma's te verbeteren.

 

Terug naar diagram

 

Coördineren van de definitie

In sommige gevallen wordt de definitiefase ook uitgevoerd door een klantenorganisatie, in dat geval moet het portfoliomanagementteam de definitiedocumentatie beoordelen en het effect op de bestaande portfolio afwegen.

Het definiëren van een project of programma's kan op zichzelf een belangrijk stuk werk zijn. Indien dit binnen de portfolio gebeurt, dient het managementteam te bevestigen dat er bekwame resources ter beschikking kunnen worden gesteld omdat dit een effect kan hebben op andere projecten en programma's.

Net als bij de identificatie dient het portfoliomanagementteam na te gaan welk effect gecombineerde definitiefasen kunnen hebben op individuele of kleine groepen stakeholders.

 

Terug naar diagram

 

Coördineren van de oplevering

Hier zal het grootste deel van de coördinatie plaatsvinden. Het portfoliomanagementteam moet zicht houden op de voortgang van alle projecten en programma's en een duidelijk inzicht hebben in de eventuele onderlinge afhankelijkheden daartussen.

Zodra issues en hun effect duidelijk zijn, moet het portfoliomanagementteam dienovereenkomstig handelen. Het kan hierbij gaan om het aanpassen van begrotingen, het herschikken van resources, het versnellen of vertragen van werkzaamheden of zelfs het aanbevelen van het beëindigen van een project of programma.

 

Terug naar diagram

 

Coördineren van de afsluiting

Een belangrijk onderdeel van de afsluiting is de ontmanteling van de infrastructuur van een project of programma, met inbegrip van de afstoting van bezittingen en de herplaatsing van personeel. Het portfoliomanagementteam dient nauw samen te werken met de project- en programmamanagementteams in de aanloop naar afsluiting, zodat andere projecten en programma's in de portfolio hiervan kunnen profiteren.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands

SHARE THIS PAGE
8th May 2017Hyperlinks from diagram to text added

Coördinatieproces

Terug naar boven