Proceso de gobierno

Este proceso trae juntas todas las funciones de gobierno y profesionalismo y las aplica a través del portafolio. Sus objetivos son:

  • proveer patrocinio de los objetivos del portafolio;
  • supervisar la validación del portafolio; y
  • promover  la disciplina y profesión de la gestión de P3.

Es confuso el mostrar estas funciones como un proceso en flujo porque ellas son aplicadas juntas a través de la vida del portafolio.

Cada función es descrita individualmente en la plataforma funcional. Con el propósito de reunirlas juntas dentro del proceso de gobierno del portafolio,  puede ser útil verlas como tres actividades.

 

 

Apoye el portafolio

Esta actividad aplica las funciones que se ocupan de las características únicas de cada cartera, a saber:

  • Patrocinio
  • Patrocinio de un portafolio abarca aspectos similares al patrocinio de proyectos y programas, tales como considerar las principales solicitudes de autorización y el apoyo a las personas que manejan el portafolio.

  • Además, el patrocinador del portafolio debe defender los aspectos más generales de la disciplina y la profesión de gestión de P3. El patrocinador debe ser alguien a nivel de Junta directiva dentro de la organización de acogida y representar a la gestión de P3 de la misma manera que un Director Financiero o Director de Recursos Humanos representarían sus departamentos y profesiones.

  • Infraestructura
  • La infraestructura del portafolio se creó para proporcionar los recursos que llevan a cabo el proceso de gestión y el proceso de coordinación. Esto se refiere a menudo como una PMO que se describe de diversas maneras en el sentido de una oficina de gestión de proyectos, la oficina de gestión del programa o una combinación de ambos.

  • Cuando se considere que la cartera incluirá la totalidad de los proyectos y la gestión de programas dentro de la organización de acogida, la infraestructura incluirá los sistemas y los recursos necesarios para apoyar la profesión y la disciplina de la gestión de P3.

  • Validación
  • Aseguramiento se lleva a cabo en muchos niveles, la mayoría de los cuales estarán dentro del portafolio. Algún nivel de seguridad también se llevará a cabo externo a la cartera. Esto puede incluir la acreditación de terceros de los colegios profesionales y basarse en estándares como un modelo de madurez de capacidad.

 

Apoyar la profesión

La profesión de gestión P3 comprende su gente y la forma en que se aplica la disciplina. Si una organización de acogida define un solo portafolio para abarcar la totalidad de sus proyectos y programas, a continuación, el portafolio será responsable de todas las actividades de apoyo a la profesión. Si una gran organización define múltiple portafolios (tal vez en las líneas geográficas o subsidiarias) la responsabilidad entonces de apoyar la profesión puede sentarse encima de los portafolios individuales.

Dónde carteras individuales son grandes y no comparten un contexto común, puede ser que se les de la responsabilidad de apoyar la profesión de su competencia y no hay mayor nivel de coordinación.

Apoyando a la profesión implica la aplicación de las funciones de:

  • Comunidades de Practica
  • La gestión de un portafolio tendrá que decidir si los beneficios de las comunidades de práctica se logran mejor mediante la creación de comunidades de práctica locales, alentando al personal de cartera de estar involucrado con las comunidades externas o una combinación de ambos.

  • Competencia
  • El portafolio debe establecer y promover un marco para asegurar que todos los miembros del personal pueden identificar las competencias que se necesitarán en diferentes etapas de su carrera. El marco competencial debe derivarse de los objetivos de alto nivel que la cartera debe alcanzar y los valores que la cartera quiere promover.

  • Ética
  • Una cultura de comportamiento ético debe ser comunicada, promovida y vigilada en todo el portafolio. Así como generalmente se hace, el ambiente de trabajo puede ser diseñado para asegurar que la cartera se ajusta a la legislación y reglamentación aplicable a su contexto.

  • Aprendizaje y desarrollo
  • Un enfoque integral para el aprendizaje y el desarrollo incorporará diversas formas de capacitación, orientación y tutoría. El enfoque debe basarse en el marco de competencia y garantizar que todos los roles dentro del portafolio se realizan por alguien con las competencias necesarias.

 

Apoyar la disciplina

La disciplina de la gestión P3 comprende las herramientas, técnicas y procedimientos que colectivamente le hacen diferente de otras formas de gestión. Apoyo a la disciplina de P3 implica:

  • Gestión P3
  • Aunque los proyectos han existido por milenios y gestión P3 formalizada ha existido por décadas, todavía hay una tendencia en algunas organizaciones a verlo como subordinado a otras disciplinas e indigno de atención específica.

  • El portafolio debe promover los claros beneficios de un enfoque estructurado y disciplinado para la entrega de proyectos y programas.

  • Gestión del conocimiento
  • Puede ser que la organización de acogida ya tiene sistemas de gestión del conocimiento en el lugar, en cuyo caso la cartera simplemente necesita aplicarlos a la gestión de P3. Si no existen entonces el portafolio debe establecer y mantener sus propios sistemas.

  • Madurez de capacidad
  • El portafolio debe adaptar los principios de la madurez de la capacidad para crear un modelo de aprendizaje organizacional y el desarrollo de la misma forma en que se utilizan las competencias para crear un marco para el aprendizaje y el desarrollo individual.

  • El portafolio supervisará el desarrollo de proyectos y la gestión de programas y puede combinar esto con validación. La cartera puede llevar a cabo la autoevaluación de su propia madurez de la capacidad.

  • La necesidad de evaluación y certificación externa depende de si esto tiene beneficios comerciales para la organización de acogida.

  • Ciclo de vida
  • El ciclo de vida de los proyectos y programas actúa como el esqueleto sobre el que se construyen procesos y métodos definidos. El portafolio debe promover ciclos de vida adaptables pero consistentes para los proyectos y programas que lo componen. A través de la validación, la cartera supervisará la aplicación de los procesos basados en el ciclo de vida.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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