General
La fase de ejecución de los proyectos más pequeños no se puede dividir en etapas. La fase de ejecución de los proyectos más complejos y todos los programas se dividirán en etapas o tramos respectivamente.
La impresión inicial de un proceso de límites puede ser que todo se lleva a cabo entre el final de una etapa o tramo y el comienzo de la siguiente fase o tramo. En realidad, es raro que sea claro ese corte. En los programas, tramos de trabajo a menudo se superponen e incluso en proyectos en etapas son secuenciales, las actividades abarcarán el final de una etapa y el comienzo de la siguiente.
En algunos casos etapas o tramos sucesivos pueden ser en gran parte una continuación de la misma clase de trabajo. En otros pueden representar un cambio en el tipo de trabajo que se realiza y que exige cambios en la infraestructura y la gestión de nuevos recursos. Se necesitará el proceso descrito a continuación para ser adaptado o para adaptarse, pero los principales objetivos de la gestión de las fronteras serán siempre:
- concluir una etapa en una forma estructurada; y
- prepararse para la próxima etapa.
Los vínculos entre las actividades son puramente indicativos. Dónde etapas o tramos se sobreponen, puede ser que la movilización de trabajo posterior venga antes de la clausura de los trabajos anteriores. Esto es en gran medida un proceso que debe ser adaptado al contexto del proyecto o programa.
El gerente y el patrocinador deben colaborar estrechamente a lo largo de este proceso para garantizar la transición suave de un tramo o etapa a la siguiente, o, posiblemente, terminar el trabajo antes de tiempo si el modelo de negocio ya no ofrece justificación.
Cierre y revisar la Etapa / tramo anterior
Cerrando una etapa o tramo puede ser tan simple como revisar el desempeño y la actualización y archivar de la documentación de entrega correspondiente. En contextos más complejos la conclusión de una etapa o tramo puede implicar la desmovilización de algunas partes del proyecto o programa y la movilización de nuevos recursos.
El sentido común dicta que cualquier trabajo nuevo debe planificarse teniendo en cuenta la experiencia adquirida en el trabajo realizado hasta el momento. El cierre de un tramo o etapa debe incluir una revisión de las lecciones aprendidas, la estimación de la precisión, la eficacia de las respuestas al riesgo, la satisfacción de las partes interesadas, el rendimiento real vs el planeado y así sucesivamente.
El vínculo de esta actividad para reunir la documentación en el diagrama de proceso indica que el paquete de documentación presentada al promotor debe demostrar cómo los planes para el próximo tramo o etapa han tomado la actuación hasta la fecha en cuenta.
Plan de para la próxima etapa / tramo
Cuando se emplean etapas y tramos, la planificación realizada durante el proceso de definición normalmente tomará el enfoque de ola rodante. Por lo tanto, esta actividad es principalmente acerca de tomar el proyecto de alto nivel o los planes de ejecución de programas y la ampliación de los detalles para la próxima etapa o tramo de trabajo.
Mirando las tres áreas principales de la documentación con más detalle:
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Planes de gestión de proyectos o programas
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En la mayoría de los casos no se tendrá que cambiar de etapa en etapa las políticas y procedimientos que describen el gobierno del proyecto o programa. Sin embargo, puede haber circunstancias en las que el entorno cambia significativamente y por lo tanto, los cambios son necesarios para algunos planes de gestión.
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Caso de negocio
- En un límite de fase (es decir, dentro de un proyecto) el caso de negocio del proyecto debe simplemente necesitar una actualización basada en la información más reciente y nuevo detalle de planificación.
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Tramos suelen tener su propio modelo de negocio que es un subconjunto justificable del caso de negocio del programa principal. Un nuevo modelo de negocio para el tramo será preparado y el caso de negocio del programa principal se actualizará en consecuencia.
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Los documentos de entrega
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El equipo directivo debe decidir si los documentos escenario del tramo de entrega son simplemente una continuación de los documentos del proyecto o ejecución de los programas existentes o si se crean nuevos documentos. Esto depende totalmente del contexto y puede ser consistente a través de todas las funciones.
- Por ejemplo, un tramo puede tener su propio registro de riesgos pero comparte su registro de interesados con el proyecto como un todo. Tramos tienen más probabilidad de tener sus propios conjuntos de documentos de entrega para alinearse con el caso de negocio.
Todo el trabajo de planificación dentro de esta actividad debe usar la experiencia ganada de gestionar etapas y tramos anteriores para mejorar la calidad de los planes nuevos y revisados.
Reúna documentación
El propósito de esta actividad es preparar una presentación para el patrocinador con el objetivo de tener la siguiente etapa o tramo autorizado.
Se debe tener cuidado al proporcionar la documentación esencial que no esté cargada de detalles innecesarios. Por ejemplo, los documentos sin cambios desde cualquier autorización anterior no necesitan ser presentados de nuevo, pero una nota para confirmar la falta de cambio es aconsejable. Los cambios en los planes de gestión deben resumirse en vez de volver a presentar los documentos modificados en su totalidad.
Documentación de entrega detallada se puede resumir en los planes de entrega. Cuando los planes de entrega se producen de forma de onda rodante será necesario presentar los planes de etapa o tramo en su totalidad, pero sólo un resumen de los cambios en los planes de los principales proyectos de nivel o de ejecución de programas. Un enfoque similar se tomará con el caso (s) de negocio.
Movilización
En proyectos más pequeños la gran mayoría de los trabajos de movilización se realizará al principio del ciclo de vida. Para los proyectos o programas más grandes, puede ser más eficaz movilizar a diferentes recursos etapa por etapa o tramo por tramo.
Pre-autorización de trabajo
La conclusión de todo el trabajo de planificación antes del inicio de cualquier trabajo de entrega en la siguiente etapa o tramo a veces es poco práctica. Materiales o equipo especializado puede ser necesarios pero están sujetos a largos plazos de entrega; selección de proveedores a través de licitación pública puede tener que comenzar temprano; solicitar aprobaciones legales o reglamentarias puede llevar mucho tiempo.
En paralelo con la planificación, el equipo directivo debe identificar cualquier trabajo de pre-autorización necesario que se debe hacer antes de que sea plenamente autorizado. El costo de la colocación de órdenes provisionales para los materiales o el inicio de un procedimiento de licitación debe sopesarse contra el riesgo de que la siguiente etapa o tramo no sea autorizado.
La realización de trabajos de pre-autorización debe ser planificada y acordada con el patrocinador. La realización de este trabajo debe reflejarse en los planes, pero el hecho de que el trabajo de pre-autorización se ha completado no debe ser un factor que influya en el juicio la viabilidad continua del caso de negocio cuando se hace la solicitud de autorización.
Proyectos y programas
Los principios de la gestión de los límites no varían mucho de acuerdo a la complejidad de la obra. El único factor importante es si las etapas y los tramos son en serie o en paralelo. En un proyecto menos complejo con un pequeño número de etapas, las etapas serán típicamente en serie. Cuando una etapa llega a una conclusión la siguiente se está iniciando.
En proyectos más grandes y complejos, las etapas pueden superponerse y en un programa los tramos se realizan generalmente en paralelo.
Esto se debe a que las etapas tienden a reflejar las áreas de trabajo que son naturalmente secuencial para razones técnicas, mientras que los tramos son creados por razones de gestión, tales como ganancias o distribuir el impacto de la gestión del cambio en el negocio corriente.
Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción
