Plan de gestión de recursos

Política

La política de gestión de los recursos puede ser dictada en gran medida por las normas de la organización. Bien puede ser que la mayor parte del plan de gestión de recursos, simplemente hace referencia a las normas de la organización. Cuando el trabajo se limita a aplicar estas normas de organización, un plan de gestión de recursos específica P3 puede considerarse innecesario si se proporciona una comprensión de las mismas y se describe en los papeles del equipo de gestión.

Cuando las políticas específicas tienen que ser desarrolladas, puede ser necesario llevar a cabo algunas investigaciones en primer lugar. Esto revelará la mezcla entre los recursos internos y externos e identificar cuando sea necesario enfoques de contratación. Los resultados de la investigación pueden entonces ser incorporados en una versión refinada del plan.

• Introducción

• El contexto de los trabajos y las decisiones que se toman sobre cómo los recursos del trabajo se explicarán aquí.

• Funciones y responsabilidades

• La asignación de la responsabilidad de la gestión de recursos puede variar desde el director del proyecto en proyectos más pequeños a un equipo de especialistas en un gran programa o cartera. En esta sección del plan de gestión se debe describir claramente los roles y las responsabilidades que tienen.

• También mostrará caminos de la escalada en caso de problemas y la comunicación dentro de la estructura de la organización P3.

• Gestión de la información

• A medida que la gama de recursos y procedimientos de adquisiciones se hacen más complejos, el alcance de la gestión de recursos de apoyo se ampliará.

• La gestión de los recursos es una de las funciones que definen la gestión de P3 y tiene el potencial de ser la fuente de la mayor parte de los problemas de un equipo de gestión tiene que resolver. Es importante documentar cuidadosamente todas las decisiones y acuerdos para evitar la posibilidad de desacuerdo durante el proyecto o programa.

• Esta sección aconsejará sobre el alcance, contenido y uso de una amplia gama de documentos.

• Validación

• Los criterios para la gestión de recursos que se utilizarán en las revisiones de validación se describirán aquí.

• Presupuesto
  Puede ser necesario el asesoramiento de especialistas para ciertos aspectos de la gestión de los recursos, por ejemplo de entrada legal en los contratos. Mientras que la mayoría de los costos asociados a la gestión de los recursos son parte de los gastos generales de gestión general, presupuestos específicos pueden necesitar ser identificados.
  

• Interfaces
  

• Los recursos tendrán vínculos específicos con las partes interesadas, los riesgos asociados y horarios específicos. Cómo se gestionaran estas referencias cruzadas se detalla aquí.
  

Procedimiento

• Investigación
  

• La investigación sobre opciones de recursos podría ser una hoja de papel en blanco, pero si no lo es, la ayuda a disposición del equipo de gestión P3 debe ser descrita aquí. Esto podría incluir listas de proveedores aprobados, los acuerdos marco existentes o acuerdos de gestión de adquisiciones.
  

• Oferta
  

• Licitaciones deben ser transparentes, éticas y eficaces. En esta sección se definen los procedimientos que se utilizarán y las pautas a seguir.
  

• Adjudicación del contrato
  

• Sólo los grandes proyectos, programas o portafolios serán una entidad jurídica en su propio derecho. La mayoría de los contratos serán firmados por los miembros del equipo de gestión de P3. Es importante que el plan de gestión establezca las políticas de la organización anfitriona referentes a la celebración de contratos y quien tiene derecho a actuar en nombre de la organización.
  

• Movilizar
  

• Esta sección describirá las directrices para la movilización de todas las formas de recursos. Podría ser cualquier cosa, desde los procedimientos para la instalación de nuevo software en los servidores de la organización de acogida, a través de mecanismos de adscripción de personal interno y hasta los protocolos de seguridad para el personal de contrato. Gran parte de esto probablemente será en forma de referencias a las políticas de la organización.

• Administrar
  

• Cómo deben ser administrados y controlados los recursos ser también un tema variado. Esto podría ser cualquier cosa, desde la forma de asegurar los bienes de capital; cómo es manipulada la gestión del personal de línea, hasta cómo será monitoreado el desempeño del contratista.
  

• Cierre
  
• Cerrando el procedimiento de gestión de recursos cubrirá enajenación de activos, la redistribución de los recursos internos y el cierre formal de los contratos. Políticas para cualquier aspecto de cerrar acuerdos de asignación de recursos se describen aquí.

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción