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Plan de gestión de cambio

Un plan de gestión de cambio efectivo es vital para generar beneficio de los resultados del proyecto. Cambios en la forma de operar en negocios corrientes serán incluidos en el alcance de la mayoría de proyectos, programas y portafolios. Siempre habrá resistencia al cambio y la implementación de enfoque claro y consistente contribuirá a lidiar con esta resistencia.

Política

  • Introducción
  • En proyectos que incluyen gestión de beneficios (i.e. cambios no complejos), el contenido de este documento será probablemente cubierto por el plan de gestión de beneficios.El procedimiento de gestión de cambios genérico tendrá que ser adaptado al contexto de la obra. Varios modelos del cambio se pueden utilizar y éstos utilizan diferentes técnicas. Esta sección debe definir el contexto, describir el procedimiento y definir las técnicas preferidas.

  • Funciones y responsabilidades
  • La gestión del cambio va a incluir a las personas dentro de la organización P3 y a la gente dentro de la organización. Esta sección debe definir las responsabilidades de todos los implicados.

  • Gestión de la información
  • La comunicación efectiva es clave para superar la resistencia al cambio. En esta sección se debe explicar cómo se utilizará la gestión de información para preparar y difundir todo tipo de comunicación.

  • Validación
  • Los criterios para la gestión del cambio que se utilizarán en los exámenes de garantía se describen aquí.

  • Presupuesto
  • Esta sección debe definir los presupuestos para la gestión de los cambios que se llevan a cabo dentro del proyecto, programa o cartera de presupuesto global.

  • También debe haber presupuestos organizados en los negocios corrientes que no se incluyen aquí. Estos deben ser identificados para que los miembros del equipo directivo P3 puedan cerciorarse de que todos los presupuestos necesarios están en su lugar. También necesita tener claro qué gastos están cubiertos por el proyecto, programa o portafolio y los que están cubiertos por los negocios corrientes para que toda la financiación sea suficiente.

  • Interfaces
  • La forma en que el cambio necesita ser gestionado puede impactar programas de P3, registros de riesgo, planes de comunicación y muchas otras áreas. La gestión de todas estas referencias cruzadas debe ser explicada en esta sección.

Procedimiento

Al nivel del proyecto el plan se enfoca en un cambio relativamente angosto. Al nivel del programa o el portafolio el plan debe tener en cuenta los efectos acumulados de cambios y los diferentes tipos de cambios que están siendo implementados por múltiple proyectos en un área única del negocio corriente.

  • Evaluar
    Los mecanismos preferidos para evaluar la naturaleza de la organización y su preparación para el cambio son descritos aquí. Técnicas para implementar el cambio también serán cubiertas en esta sección.

  • Preparar
  • Esta sección del plan de gestión del cambio se debe integrar cuidadosamente con la gestión de los interesados y de las comunicaciones. Se describirá cómo el equipo directivo debe generar apoyo para el cambio, romper barreras y mejorar la preparación de la organización para el cambio.

  • Implementar
  • En esta sección se describe cómo se debe manejar el cambio. En él se incluirán referencias a la gestión de los grupos de interés y de las comunicaciones durante el período de cambio. También puede describir o enlazarse a la política corporativa en áreas como la redundancia, la reubicación, reclutamiento, etc.

  • Sostener
  • Para que los beneficios se realicen continuamente, el cambio debe estar integrado. Esta sección describirá acciones destinadas a apoyar el cambio en la organización hasta el momento en que los cambios dejan de ser vistos como tales y son aceptados como la forma normal de operar.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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