Proceso de identificación

General

Este proceso gestiona la primera fase del ciclo de vida del proyecto o programa. Sus objetivos son:

• desarrollar una estructura del proyecto o programa y evaluar si es probable que se pueda justificar;
• determinar qué esfuerzo e inversión se necesita para definir el trabajo en detalle; y
• obtener la autorización del patrocinador para la fase de definición.

Alguna idea inicial o necesidad de un proyecto o programa generara un mandato. Esto puede tomar varias formas desde una invitación de un cliente para hacer una oferta hasta un objetivo estratégico o simplemente una instrucción verbal. El termino mandato es aplicado a cualquier información que es utilizada para desencadenar un proyecto o un programa.

El primer objetivo es atendido en la forma de un resumen y el segundo en la forma del plan de definición. Al final del proceso estos dos documentos serán presentados al patrocinador con una solicitud de autorización del proceso de definición.

 

 

Reclute el equipo de identificación

Las circunstancias en este punto varían enormemente de acuerdo al contexto. El trabajo puede ser comandado por eventos tan diversos como la adjudicación de un contrato, una decisión de la mesa directiva, un cambio de regulación o legislación, una oportunidad en el Mercado cualquiera otro de una larga lista de posibilidades.

Alguien va a ser el destinatario inicial del mandato y debe tomar las acciones necesarias para formalizar el trabajo en un proyecto o programa. Esto implicará armar un equipo que realice las actividades de identificación, bajo la guía de un patrocinador y un director.

En la mayoría de los casos, el patrocinador y el administrador nombrado aquí seguirá el trabajo a través de todo el ciclo de vida, pero en algunos casos, patrocinio y gestión de los procesos de identificación y definición se hará por personas diferentes a los que realizan esas funciones durante el proceso de entrega.

La primera responsabilidad del patrocinador y administrador será comprobar el mandato para llenar los vacíos en la información y aclarar cualquier ambigüedad. A continuación, necesitará acordar un calendario y un presupuesto para la obra y montar el equipo que va a completar las actividades de identificación.

Durante este período de formación, la información se recogerá para su uso en el resumen y definición del plan. Esta información será diversa, pero es demasiado pronto para empezar a construir documentos individuales. Es útil para el gerente el mantener un diario que se conoce formalmente como un registro diario. Esto actúa como un repositorio para la información sobre los supuestos, riesgos, problemas, limitaciones, etc., hasta que se establezca la documentación más formal.

Descripciones de funciones para el patrocinio y gestión deben ser aprobadas y acordadas con las personas pertinentes. Es importante confirmar que no sólo tienen las competencias necesarias, pero también son capaces de dedicar tiempo suficiente para el proceso de identificación.

 

Repase las lecciones anteriores

Siempre es importante aprender del pasado. La disponibilidad de las lecciones aprendidas documentadas dependerá de la capacidad de la organización anfitriona en la gestión del conocimiento.

Cuando los registros de las lecciones aprendidas están disponibles, el equipo de iniciación debe revisarlas e identificar aquellos que son relevantes para el nuevo proyecto o programa. Estos se introducen en unas lecciones de registro junto con una descripción de cómo afectan al resumen y definición del plan.

Si los registros no están disponibles, sigue siendo importante saber de las lecciones que se deducen de los proyectos o programas anteriores. Esto puede implicar buscar y entrevistar a los patrocinadores y los gerentes de proyectos y programas anteriores o la organización de talleres.

Fuentes externas de las lecciones aprendidas, como otras organizaciones o redes profesionales también deben ser consideradas. Si la organización de acogida no ha hecho un proyecto o programa como éste antes de esa fecha esta actividad se basará en dichas fuentes.

 

Preparar el Resumen

Con base en el mandato, el equipo de identificación comenzará a trabajar en el resumen del proyecto o programa. El propósito del escrito es proporcionar información suficiente para justificar la inversión en el proceso de definición (en la medida de que se describirá en el plan de la definición). El contenido exacto puede variar en alcance y detalle de acuerdo a las circunstancias pero debe estar en proporción con el costo y el riesgo del proyecto o programa propuesto.

La decisión clave realizada durante este proceso se refiere a la forma en que se regirá el trabajo, es decir, va a ser organizado como un proyecto o un programa. Esto se determina predominantemente por las primeras etapas de la gestión del alcance, empezando con la captura de requisitos. La naturaleza y la complejidad de los requisitos, la escala y la complejidad de la solución y la amplitud de su alcance, indicarán colectivamente cómo se debe manejar el trabajo. En esta decisión, a su vez, influye la forma en que la gestión del alcance, la gestión de horarios, administración de riesgos, etc. están cubiertos en el escrito.

El escrito debe esbozar información acerca de todos de los componentes de la función de entrega. El equipo de identificación deberá:

• trabajar con las partes interesadas para establecer sus requisitos;
• desarrollar una solución y el alcance de los trabajos;
• determinar si se debe administrar la obra como un proyecto o programa, o un híbrido de los dos;
• establecer los plazos de alto nivel de estimación;
• identificar las fuentes de financiación y los presupuestos de estimación;
• identificar y evaluar los principales riesgos que podrían afectar a la finalización con éxito;
• delinear el tipo y la cantidad de recursos que serán necesarios y si puede ser de origen interno o externo;
• resaltar las zonas del negocio corriente que estarán sujetas a cambios (si la necesidad de cambio se identifica como parte del ámbito de aplicación); y
• identificar y evaluar los interesados más influyentes y proponer comunicaciones iniciales.

Al determinar el alcance y detalle de la información que debe incluirse en el resumen, el principio fundamental es que debe ser suficiente para darle confianza al patrocinador para autorizar el presupuesto para la fase de definición.
Preparación del resumen utilizará muchas funciones P3. Cada uno de ellas incluye detalles de las herramientas y técnicas que pueden ser demasiado detalladas para su uso tan temprano en el ciclo de vida. Deben aplicarse a un nivel adecuado a cada aspecto de la obra que sólo se documenta en esquemáticamente en el escrito.

 

Preparar el plan definición

Mientras que el resumen incluye una explicación general del proyecto o programa en su conjunto, el patrocinador también tendrá que saber lo que se requiere para producir un conjunto completo de documentación detallada. El trabajo necesario para definir el proyecto o programa en detalle oscilará desde conciso y extenso. El plan definición sigue el formato normal de un plan de entrega, pero tiene el propósito específico de describir cómo se realizará el proceso de definición.

El equipo de identificación tendrá que asegurarse de que:

• el alcance de la obra definición está bien clarificado;
• los recursos especializados necesarios para la definición detallada son identificados y disponibles;
• se identifican los riesgos específicos de la definición del trabajo junto con las respuestas propuestas;
• el costo y la escala de tiempo de la fase de definición se estima con la mayor precisión posible; y
• hay arreglos en su lugar para movilizar el equipo de definición que debe ser aprobado esta fase.

 

Proyectos y programas

En pequeños proyectos de las actividades de identificación pueden ser gestionados y realizados por una persona, pero la combinación de un patrocinador y director independiente es el requisito mínimo. También puede ser posible combinar las fases de identificación y definición en un solo proceso.

En todos pero el más simple de los proyectos y todos los programas de identificación debe ser una fase separada con una revisión antes de proceder a la definición. Esto puede evitar el costo de un trabajo sustancial de definición.

Cuando un proyecto es parte de un programa, el resumen puede ser preparado por el equipo de gestión del programa y el proceso de identificación se pasa por alto a nivel de proyecto. Lo mismo podría decirse de un programa que es parte de una cartera.

En grandes, proyectos y programas complejos, la fase de definición puede constituir un pequeño proyecto en su propio derecho. Cualquier información de apoyo debe acompañar el plan de definición en la magnitud y complejidad de la fase de definición.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción