Proceso de cierre

General

Los objetivos de este proceso son los siguientes:

  • cerrar un proyecto o programa que ha entregado todas sus salidas;
  • cerrar un proyecto o programa que no es justificable; y
  • examinar la gestión de la obra y aprender lecciones.

Tenga en cuenta que el primer objetivo no identifica el cierre como cuando los objetivos están completos. Los objetivos pueden ser descritos como productos, resultados o beneficios y éstos se consiguen todos en diferentes momentos. El cierre se refiere principalmente a una entrega organización temporal sobre la responsabilidad de sus objetivos y disolución. Cuando esto ocurre en el ciclo de vida dependerá de cómo se constituyó el proyecto o programa en primer lugar.

Por ejemplo, la realización de beneficios es normalmente algo que se confía a los negocios corrientes y no necesita que la organización del proyecto o programa permanezca en su lugar. Un proyecto o programa pueden estar constituidos para terminar cuando se entrega el producto final; cuando se concluye el cambio requerido para obtener beneficios o cuando se han logrado los beneficios contenidos en el caso de negocio. Esta es una de las decisiones que se han hecho antes en el ciclo de vida.

La segunda razón para el cierre se conoce como "cierre prematuro", ya que se produce antes de lo previsto. El lugar obvio para que esto ocurra es en un límite en el que el modelo de negocio se actualiza y se descubre que ya no es viable, factible o deseable. Eso no quiere decir que el proyecto o programa sólo se pueden cerrar en un límite.

Control del rendimiento permanente durante la fase de entrega puede revelar serios problemas los cuales pueden no ser resueltos satisfactoriamente. Cuando el problema es escalado al patrocinador, la decisión puede ser el cierre prematuro del proyecto o programa.

 

 

 

Prepárese para cierre

Está en la naturaleza de la mayoría de los gerentes de proyectos y programas el estar motivados por el desafío de lo nuevo y la solución de problemas para lograr objetivos.

Una organización madura debe reconocer que el cierre puede ser visto como tedioso y aburrido; es en esta fase donde probablemente los gerentes necesitan más apoyo.

Cerrar un Proyecto o programa en una forma controlada puede ser un proceso extensivo y necesita ser planificado por adelantado. Pueda que sea muy fácil enfocarse puramente en lograr los objetivos en detrimento de como será entregado, como se desbandara la organización y como serán atados los cabos sueltos administrativos.

Cuando el cierre está en la mira, se debe invertir esfuerzo en actualizar la documentación de entrega con el proceso de cierre en mente. ¿Hay riesgos específicamente asociados con el cierre?; ¿cómo reaccionaran los interesados y como deben ser informados?; ¿qué materias contractuales se deben resolver?; ¿cómo se gestionara la disposición de bienes?

 

Transfiera

Quien está transfiriendo que y a quien dependerá del contexto. Un contratista puede estar transfiriendo productos al cliente; un Proyecto puede estar siendo transferido a un programa; un programa puede estar transfiriendo beneficios al negocio corriente. En el caso de cierre prematuro de un Proyecto o programa productos que puedan ser salvados pueden ser transferidos a un proyecto of programa residual recientemente constituido.

Capturar y utilizar lecciones aprendidas para funciones individuales es un atributo de capacidad a nivel 3.

Involucrando lecciones aprendidas en el sistema de gestión de conocimiento es un atributo de madurez a nivel 4.

Transferir puede tener aspectos prácticos y legales. Primero y más que todo está la necesidad de la organización receptora de tener claro que está siendo transferido a ella y satisfacerse a sí misma de que todo lo que está recibiendo está conforme a su descripción y es adecuado para su propósito. Hay una responsabilidad de la organización de entrega de proveer todo lo que sea necesario para que la transferencia tome lugar con éxito.

Trasferencia a menudo constituye una legalidad de traspaso de propiedad y esto trae factores adicionales al juego comprendiendo desde transferencia de propiedad de un bien físico hasta transferencias de contratos de empleo u otras responsabilidades legales. El lado administrativo de la transferencia no debe ser descuidado. 

La organización del proyecto o programa tendrá registros de control de calidad y configuración de la gestión asociados con los bienes físicos los cuales deben ser transferidos igualmente. No es siempre practico el esperar hasta que todos lo que se debe entregar este 100% completo antes de transferir y desmovilizar el proyecto o programa. Algunas veces las entregas son transferidas con acciones continuadas que deben ser hechas. Una de las salidas de esta actividad será el reporte de acciones de seguimiento con las cosas que faltan.

 

Revise

La segunda actividad en el proceso de identificación es "revisión de lecciones anteriores, lo que plantea la pregunta" ¿dónde vienen estas lecciones? "

Esta actividad lleva a cabo una revisión formal del gobierno y la entrega del proyecto o programa. Un insumo clave es el registro de las lecciones aprendidas que se utiliza para extraer conocimiento que se incluirá en un informe final del proyecto o el informe final del programa.

 

Desmovilizar

Durante la movilización de una infraestructura de proyecto o programa será desensamblada incluyendo recursos tan diversos como las instalaciones, el software y las personas. La desmovilización es simplemente lo contrario de la movilización.

Los activos físicos tales como edificios, instalaciones y maquinaria pueden haber sido comprado, alquilado o contratado con una consiguiente necesidad de vender, redistribuir o poner fin a los acuerdos. Los recursos humanos pueden ser contratistas o empleados. Contratistas puede requerir simplemente la terminación de los acuerdos, pero la redistribución del personal interno necesita una mayor participación del equipo del proyecto o programa.

Muchos de los proyectos y programas se cierran antes de que se den todos los beneficios en el caso de negocio.

Esto significa que mientras que los gerentes de proyectos y programas pueden haber pasado a nuevas empresas, los gestores del cambio de negocio (BCMs) todavía tienen trabajo por hacer para completar el cambio en las unidades de negocio. En lugar de informar a un jefe de proyecto o programa, los BCM reportarán directamente al patrocinador hasta que se complete el cambio.

El patrocinador será la "última persona de pie '. Cuando el ámbito de aplicación incluye beneficios, el papel del patrocinador no viene formalmente a una conclusión hasta que una opinión sobre beneficios concluye que el caso de negocio se ha logrado; logrado hasta el mayor grado posible o se logrará sin más intervención.

 

Proyectos y programas

Los principios de cierre no varían con la complejidad de los proyectos o programas. Cuando la complejidad se incrementa hay simplemente más que hacer para entregar los productos, desmovilizarse y cerrar contratos.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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