Para un portafolio, los documentos de gobierno se crearán en el proceso de iniciación. En los proyectos y programas se preparan en el proceso de definición.
Las descripciones de documentos en esta sección son genéricos y necesitan ser ajustados para acoger el contexto.
Por ejemplo, donde se hacen referencias a un nivel de información de programa y portafolio, estas pueden no ser apropiadas pare un proyecto.
Documentos de alcance de alto nivel y la entrega se producen en el proceso de identificación, es decir, la primera fase del ciclo del proyecto o programa de vida.
Directrices para el formato y el uso de estos documentos se recogen en los documentos de gobierno aunque pueda parecer extraño que los documentos de gobierno, aparentemente, no están preparados hasta después de estos documentos de contenido y gestión iniciales.
En una organización más madura existirán documentos de gobierno en una forma estándar listos para ser adaptados a diferentes contextos. Los documentos de gobierno estándar serán utilizados por los miembros competentes del equipo de identificación para guiar su documentación durante el proceso de identificación. Durante definición, los documentos de gobierno estándar se pueden adaptar al contexto de cada proyecto y programa, proporcionando así orientación para el manejo de contenido y documentos detallados a partir de entonces.
Estos documentos establecen la forma en que una función se gestionará. Las dos secciones principales cubren la política y el procedimiento de la función con el detalle que se adapta al contexto de la obra. Esto es distinto de un plan de entrega, el que explica los detalles de cómo se entregará una pieza de trabajo específica.
Política incluye secciones sobre las funciones y responsabilidades, la información de gestión, validación, el presupuesto y las interfaces con otras funciones.
Procedimiento comienza con la definición de las medidas que se utilizarán en la ejecución de la función, seguidos de recomendaciones detalladas sobre las herramientas y técnicas que se utilizarán en cada paso.
Los planes de manejo son creados de acuerdo a las necesidades de la obra. Las funciones adecuadas pueden combinarse en un solo plan o una función puede ser sub-dividida.
Existe el peligro de que la lista de seguimiento de los planes de gestión parezca altamente burocrática y requiera mucho tiempo para preparar. El principio es simplemente que hay muchas funciones que deben ser gestionados y es importante pensar en cómo se hará. El alcance y detalle de los planes de manejo deben ser coherentes con la complejidad de la obra.
Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción
