Assurance

Général

L'assurance est l'ensemble des activités systématiques destinées à s'assurer que les objectifs et les processus de gestion d'un projet, d'un programme ou d'un portefeuille sont adaptés aux besoins.

Les objectifs de l'assurance sont de :

• examiner la planification de la gestion;
• surveiller l'efficacité des fonctions et des processus;
• donner aux intervenants l’assurance que le travail est géré de manière efficace et efficiente.

Les objectifs de l'assurance peuvent être divisés en deux catégories simples : les objectifs du travail (réalisations, résultats ou avantages) et les processus (projet, programme ou portefeuille) conçus pour les atteindre.

Les objectifs sont généralement soumis à des techniques de contrôle de la qualité qui sont définies dans les plans de gestion appropriés. Le rôle de l'assurance est d'auditer les plans de gestion pour s'assurer que les normes appropriées ont été établies et vérifier que les résultats du contrôle de qualité ont été pris en compte.

Les processus et les procédures doivent également figurer dans les plans de gestion. La fonction d'assurance doit vérifier que les plans de gestion appropriés sont en place, que les processus et les procédures sont adaptés aux objectifs et que les ressources compétentes les appliquent.

L'assurance est la responsabilité du parrain P3. Toute personne assurant l'assurance doit être indépendante des équipes de gestion et de livraison de services, et faire rapport directement au parrain. Les ressources de l'assurance proviennent souvent d'une organisation de soutien dédiée ou d'un bureau de gestion de projet (BGP). Il incombe au parrain d'utiliser les résultats de l'assurance pour résoudre les problèmes et donner confiance à l'équipe de gestion.

Appliquer l'assurance est un indicateur clé du niveau de maturité de la capacité d'une organisation. Cela est accepté comme une fonction clé dans le développement de la qualité de la gestion P3, mais n'est pas sans ses problèmes.

Thamhain et Wilemon ont identifié que les procédures sont l'une des principales sources de conflit dans les projets. Cela peut être interprété de différentes façons, mais lorsque des vérificateurs indépendants viennent vérifier que certaines procédures sont suivies, cela peut certainement inquiéter l'équipe de gestion et potentiellement conduire à des conflits.

Par conséquent, le parrain doit non seulement accepter la responsabilité d'assurer l’application de l'assurance, mais aussi qu’elle se traduit en une contribution positive tangible. Il y a plusieurs façons d'y parvenir, par exemple :

• L'assurance doit être fondée sur le risque. Cela signifie qu'elle met l’accent sur les zones les plus risquées de ce qui est assuré. Si un projet a des problèmes d'intervenants particulièrement difficiles ou met en œuvre des technologies hautement innovatrices, alors l'assurance doit se concentrer sur ces domaines et ne pas devenir un laborieux exercice de « cliquage de cases » dans les domaines simples de gestion. Si un programme est géré par un gestionnaire de programme moins expérimenté, il s'agit alors d'une assurance axée sur le risque.

• L'assurance doit supporter en plus de vérifier. Les conflits sont plus susceptibles de se produire si les gens qui font l'assurance se contentent de se pointer, de vérifier les procédures et de quitter. Le rôle d'assurance doit en être un d'aide et de conseil autant que de vérification. Les individus qui exercent ce rôle se déplacent d'un projet à un autre, d'un programme à l'autre. Ils sont en parfaite position pour promouvoir les bonnes pratiques et diffuser les leçons apprises.

• L'assurance doit être considérée comme un signe de l'engagement de l'organisation à développer la discipline et la profession de la gestion P3 plutôt que simplement un moyen de contrôler les gens.

La méthode d'assurance proposée, les ressources requises et les examens prévus sont tous énoncés dans le plan de gestion de l'assurance. Étant donné que le parrain est responsable de s'assurer que l'assurance est appliquée, ce plan doit être préparé par le parrain ou délégué à une personne qui n'est pas impliquée dans la gestion du travail assuré.

Projets, programmes et portefeuilles

Pour les projets autonomes, il est relativement simple de définir ce qui constitue une assurance « indépendante », mais dans les programmes, cela est plus complexe.

L'organisation du programme est souvent chargée d'assurer les modules de projet. Par conséquent, les individus qui assurent les projets peuvent être membres de l'équipe de gestion du programme. De toute évidence, ils ne peuvent pas assumer la responsabilité d'assurer le programme et d'autres ressources d'assurance indépendantes doivent être utilisées.

Pour ajouter à cette complexité, le gestionnaire de programme remplit souvent le rôle de parrain pour les modules de projet et, à ce titre, il est responsable de l'assurance de projet, tout en restant indépendant de l'assurance du programme.

Une organisation plus mature peut obtenir toutes ses ressources d'assurance d’une organisation telle qu'un BGP qui est indépendante de tous les projets et programmes — et potentiellement indépendante de tout portefeuille. Cela dépend entièrement de la nature de l'organisation, de l'ampleur et de la complexité de ses projets, programmes et portefeuilles, de sa maturité et de son environnement.

Certains environnements plus complexes peuvent nécessiter plusieurs équipes d'assurance. Par exemple, dans un environnement réglementé, il peut y avoir une équipe interne axée sur une gestion efficiente et efficace, et une équipe externe axée sur la conformité aux règlements.

Dans ces environnements, chaque équipe aura ses propres procédures et sa portée conçues pour répondre aux besoins d'un groupe d'intervenants. Il est possible que la charge totale de l'assurance devienne onéreuse et même irréalisable. Dans ces circonstances, le parrain doit obtenir que les différentes équipes travaillent de façon coordonnée, en partageant l'information lorsque cela est possible et en s'assurant que tous les aspects sont couverts. Cette approche est connue sous le nom d'assurance intégrée.

Les parrains de portefeuilles font souvent partie du conseil d'administration principal de l'organisation. À ce niveau, l'assurance fournit un lien vital avec la gouvernance organisationnelle. Habituellement, le comité de vérification de l'organisation a l'obligation générale de s'assurer que le conseil a l'assurance qu'il a besoin. Dans une organisation mature, cela signifie que l'assurance des projets, des programmes et des portefeuilles passe, à terme, à travers l'organisation vers l'organisme responsable de la gouvernance d'entreprise.

 

 

Merci à la SMaP pour la traduction.