Manajemen pemangku kepentingan

Umum

Manajemen pemangku kepentingan memastikan bahwa pemangku kepentingan dilibatkan secara tepat di semua aspek proyek, program, atau portofolio. Tujuannya adalah untuk:

  • memastikan bahwa pandangan dan sikap semua pemangku kepentingan dipahami;
  • memengaruhi pemangku kepentingan menjadi pendukung pekerjaan di manapun yang memungkinkan;
  • memaksimalkan dampak dukungan pemangku kepentingan;
  • meminimalkan dampak yang tidak mendukung pemangku kepentingan.

Pemangku kepentingan merupakan individu atau kelompok yang memiliki ketertarikan dalam proyek, program, atau portofolio karena mereka dilibatkan dalam pekerjaan atau dipengaruhi oleh outcome.

Kebanyakan proyek, program, dan portofolio memiliki satu jenis pemangku kepentingan dengan perbedaan dan kadang-kadang saling ada persaingan. Individu dan kelompok memiliki pengaruh signifikan atas keberhasilan atau kegagalan pekerjaan yang mungkin terjadi.

Dengan pemahaman bahwa pemangku kepentingan begitu penting terhadap fungsi lainnya, maka upaya yang signifikan dalam berinvestasi yang menguntungkan berada pada awal proses identifikasi.

Ini akan memastikan hasil yang lebih sehat dan efisien bila memulainya pada proses penetapan.

Pekerjaan dengan pemangku kepentingan merupakan komponen vital dari banyaknya prosedur fungsional. Sebagai contoh, manajemen persyaratan didasarkan pada keinginan dan kebutuhan pemangku kepentingan, dan konteks risiko (dan juga manajemen risiko) yang didasarkan pada pemahaman keinginan dan juga sikap pemangku kepentingan terhadap risiko.

Prosedur manajemen pemangku kepentingan memiliki enam langkah. Ini dimulai dengan langkah perencanaan yang menetapkan lingkup dan tujuan manajemen pemangku kepentingan dan hasilnya adalah rencana manajemen pemangku kepentingan. Langkah awal dibentuk ketika pekerjaan disetujui dan sumber daya dibutuhkan untuk mengelola pemangku kepentingan agar dapat dimobilisasi.

 

 

Identifikasi pemangku kepentingan dapat melibatkan wawancara, brainstorming, checklist, lesson learned, dan lain-lain. Pengertian hubungan antara pemangku kepentingan dan bidang yang berbeda dengan ketertarikan mereka biasanya dicapai melalui pemetaan pemangku kepentingan. Jenis pemangku kepentingan umum adalah sebagai berikut:

  • staf, kontraktor, dan penyedia yang melakukan pekerjaan;
  • individu dan kelompok yang dipengaruhi oleh adanya pembuatan output atau outcome;
  • pemilik, pelanggan, atau penyandang dana organisasi sendiri;
  • undang-undang, regulator, dan badan pemerintah.

Peta pemangku kepentingan yang lebih rinci menilai setiap pemangku kepentingan dalam hal ketertarikan mereka pada pekerja dan pengaruh metode pelaksanaannya. Dengan satu kemampuan untuk mempengaruhi secara langsung tujuan, kadang-kadang disorot sebagai bagian dari pemangku kepentinanutama. 

Masalah khusus harus dipertimbangkan ketika melakukan penilaian pada masing-masing pemangku kepentingan, yaitu:

  • Bagaimana mereka dipengaruhi oleh pekerjaan?
  • Akankah mereka terbuka, berlawanan, atau ambivalen terhadap pekerjaan?
  • Apakah harapan mereka dan bagaimana hal tersebut dapat dikelola?
  • Siapa dan/atau apa pengaruh utama pada pandangan pemangku kepentingan tentang proyek?
  • Siapa orang terbaik yang akan ditunjuk untuk mendampingi pemangku kepentingan?

Setelah pemangku kepentingan dinilai, rencana dapat dilakukan sesuai dengan komunikasi dengan mereka, sesuai dengan pandangan untuk memengaruhi ketertarikan dan pengaruh mereka. Prinsip pendekatan pemangku kepentingan dijelaskan dalam rencana manajemen pemangku kepentingan ketika komunikasi yang lebih rinci ditetapkan dalam rencana komunikasi.

Rencana untuk komunikasi dengan pemangku kepentingan yang memiliki tingkat ketertarikan tinggi berbeda dengan siapa yang memiliki tingkat ketertarikan dan pengaruh yang rendah. Persamaannya, komunikasi dengan pemangku kepentingan biasanya positif tentang pekerjaan yang berbeda dengan yang negatif.

Perencanaan komunikasi mengidentifikasi orang yang terlibat dengan setiap pemangku kepentingan. Di banyak kasus, manajer P3 akan melakukan pekerjaan, dan juga meminta rekan manajer, manajer senior, atau yang lainnya bisa ditempatkan lebih baik. Melibatkan diri dengan pemangku kepentingan yang lebih senior sering menjadi bagian dari peran sponsor.

Manajemen pemangku kepentingan menjadi lebih kompleks bila pandangan, peran, atau  loyalitas dll. dari pemangku kepentingan dapat berubah selama siklus hidup. Karena alasan tersebut, langkah manajemen pemangku kepentingan harus diulang-ulang selama siklus hidup.

 

Proyek, program, dan portofolio

Pada proyek kecil, manajer proyek mungkin akan mampu mengidentifikasi siapa yang menjadi pemangku kepentingan, yang mungkin dengan bantuan dari sponsor. Peta pemangku kepentingan yang sederhana akan cukup dan kegiatan komunikasi bisa dimasukkan dalam rencana proyek. Manajemen pemangku kepentingan merupakan suatu kegiatan penting, bahkan pada proyek yang paling kecil. Manajer proyek dapat menghasilkan perbedaan besar pada keberhasilan proyek yang akhirnya dilakukan secara sederhana dengan memastikan pemahaman mereka dan kesediaan waktu yang akan melibatkan mereka dengan dan pengaruh mereka.

Dalam peta pemangku kepentingan proyek dan program harus dibuat pada tingkat yang berbeda dan akan menjadi tanggung jawab manajer proyek dan manajer program secara berurutan. Pemangku kepentingan seharusnya hanya terjadi pada peta ketika mereka memiliki ketertarikan yang dapat diidentifikasi atau memiliki pengaruh. Begitu juga dengan ketertarikan pada proyek, ini seharusnya berada pada peta tingkat proyek, atau bisnis seperti biasa yang dipengaruhi oleh proyek, yang seharusnya juga terjadi pada peta tingkat program.

Bila pemangku kepentingan memiliki ketertarikan pada berbagai proyek, peta tingkat program harus jelas membeda-bedakan ketertarikan dan pengaruh mereka masing-masing. Keyakinan ini menunjukkan bahwa pemangku kepentingan hanya muncul dalam satu rencana komunikasi dan menghindari bahaya pesan tercampur.

Pendukung program akan menyimpan dokumentasi pemangku kepentingan dan bisa memanfaatkan seorang spesialis komunikasi. Ini juga akan menengahi komunikasi perusahaan dan fungsi pendukung portofolio, di mana mereka berada.

Dalam portofolio terstruktur, tim manajemen perlu mengoordinasikan kegiatan manajemen pemangku kepentingan semua komponen proyek, program, dan bidang bisnis seperti biasa di dalam portofolio. Mereka juga harus menjaga rencana manajemen pemangku kepentingan portofolio yang luas yang mencakupi aspek-aspek seperti:

  • kebijakan seluruh manajemen pemangku kepentingan, termasuk kelompok dan yang bersinggungan dengan pemangku kepentingan utama;

  • bagaimana kebijakan manajemen pemangku kepentingan akan dipantau;

  • bagaimana manajemen pemangku kepentingan pada tingkat proyek dan program akan dikoordinasikan dan diberi dukungan; 

  • mengumpulkan dan mempublikasikan dukungan manajemen senior untuk proses portofolio dan konten portofolio.

Manajemen pemangku kepentingan dapat menjadi satu kegitan yang paling memiliki tantangan dalam portofolio terstruktur. Manajemen perubahan di seluruh portofolio dapat rusak jika ada bagian tertentu dari organisasi yang memiliki komitmen pemangku kepentingan yang buruk.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.

SHARE THIS PAGE
No history has been recorded.

Manajemen pemangku kepentingan

Kembali ke atas