Der Auftragauftrag wird im Rahmen eines Identifizierungsprozesses erstellt und ist eines der Dokumente, die dem Auftraggeber vorgelegt werden, um die Genehmigung zu Beginn des Definitionsprozesses einzuholen.

Während des Definitionsprozesses wird jeder Abschnitt des Auftrags als Grundlage für die Entwicklung von mehreren Fachdokumenten verwendet. Die Version des Auftrags, die zur Genehmigung verwendet wird, ist dann zu archivieren.

Ein Schriftsatz enthält in der Regel die folgenden Abschnitte:

• Hintergrund

• Dieser wird zunächst aus dem Mandat abgeleitet und durch zusätzliche Recherchen ergänzt, um den Kontext des Projekts oder Programms zu ermitteln. Alle Annahmen, die bei der Ausarbeitung des Auftrags gemacht wurden, werden hier dokumentiert, ebenso wie Einschränkungen und Abhängigkeiten von anderen Projekten oder Programmen. Alle Auswirkungen, die dieser Arbeitsauftrag auf andere Projekte oder Programme hat, sind hier gleichfalls festzuhalten.

• Entwurf eines Business Cases

• Dieser Abschnitt folgt der Struktur eines Business Cases, steht aber in einem anderen Zusammenhang als das separate Business-Case-Dokument, das im weiteren Verlauf des Projekts oder Programms verwendet wird. Der am Ende der Definitionsphase erstellte Business Case ist ein "Bottom-up"-Dokument, das viele detaillierte Übergabeunterlagen zusammenfasst. Dieser Business Case ist eine erste "Top-Down"-Schätzung, wie sich das Projekt oder Programm entwickeln wird.

• Eine erste grobe Abschätzung entsprechend einem Schätzungstrichter bedeutet, dass eine mögliche Streuung von Schätzungen bezüglich Zeit, Kosten, Ressourcen, Risiken usw. im Entwurf des Business Cases am grössten ist. Erwartungen von Stakeholdern müssen dabei gesteuert, und eine mögliche Streuung von Schätzungen erläutert werden.

• Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem Entwurf und einem vollständigen Business Case besteht im Umfang der behandelten Faktoren. Im Zusammenhang mit dem Auftrag sollte dieser verschiedenen Optionen zusammenfassend enthalten, die sich aus einer anfänglichen Lösungsentwicklung ergeben haben. Der Abschnitt zur sachlichen Rechtfertigung wird sich mit der bevorzugten Option befassen, aber auch die anderen Optionen entsprechend berücksichtigen, einschliesslich der Unterlassensalternative.

• Governance

• Die erste Frage, die hier zu beantworten ist, lautet, ob der Arbeitsauftrag als Projekt oder als Programm (oder möglicherweise als eine Kombination aus beiden) gesteuert werden soll. Die Komponenten von Praxis Framework sind so konzipiert, dass sie von dieser Entscheidung so unabhängig wie möglich sind. Jedoch tragen Organisationsstruktur und Übergabephase im Lebenszyklus ganz wesentlich zu dieser Entscheidung bei.

• Der Auftrag muss einen Entwurf für eine Organisationsstruktur enthalten, die dem Hintergrund, dem Umfeld und der Komplexität des Arbeitsauftrages angemessen ist. Wo immer möglich, werden Einzelpersonen bestimmt, die festgelegte Aufgaben erfüllen sollen.

• Handelt es sich bei den Arbeitsauftrag um ein typisches Projekt, werden in diesem Abschnitt voraussichtlichen Phasen zur Durchführung und etwaige Zwischenergebnisse angegeben. Bei einem typischen Programm wird eine Liste von voraussichtlichen Projekten und Tranchen erstellt.