Het project- of programmavoorstel wordt opgesteld binnen het identificatieproces en is een van de documenten die aan de sponsor wordt voorgelegd om goedkeuring te vragen voor het starten van het definitieproces.
Tijdens het definitieproces wordt elk onderdeel van het voorstel gebruikt als basis voor de ontwikkeling van meerdere specialistische documenten. De versie die gebruikt wordt voor autorisatie wordt dan gearchiveerd.
Een voorstel bevat normaliter de volgende onderdelen:
- Achtergrond
-
Deze wordt in eerste instantie ontleend aan het mandaat en aangevuld met extra onderzoek om de context van het project of programma vast te stellen. Alle aannames die bij het opstellen van het voorstel worden gemaakt, worden hier gedocumenteerd, samen met beperkingen en afhankelijkheden van andere projecten of programma's. Elk effect van deze werkzaamheden op andere projecten of programma's moet worden genoteerd.
- Globale business case
-
Dit onderdeel zal de structuur van de business case volgen, maar in een andere context dan de aparte business case die tijdens de rest van het project of programma wordt gebruikt. De business case die aan het eind van de definitiefase wordt gemaakt is een 'bottom up' document dat vele gedetailleerde opleveringsdocumenten samenvat. Deze globale business case is een eerste 'top-down' inschatting van hoe het project of programma zich zal ontwikkelen.
-
De aard van de schattingstrechter is dat de mogelijke spreiding van schattingen voor planning, kosten, middelen, risico's, etc. het breedst is in de globale business case. De verwachtingen van de stakeholders moeten worden gemanaged en de mogelijke bandbreedte van de schatting moet worden toegelicht.
-
Een belangrijk verschil tussen de globale en de volledige business case is de behandeling van scope. In het kader van het voorstel moet de samenvatting van de scope de verschillende opties omvatten die uit de initiële oplossingsontwikkeling zijn voortgevloeid. In het onderdeel rechtvaardiging wordt gekeken naar de optie van voorkeur, maar de andere opties moeten worden samengevat, met inbegrip van de optie 'niets doen'.
- Besturing
-
De eerste vraag die hier moet worden beantwoord is of het werk als project of programma (of eventueel een combinatie van beide) moet worden gemanaged. De componenten van Praxis zijn ontworpen om zo onafhankelijk mogelijk te zijn van deze beslissing, maar de twee gebieden die onmiddellijk beïnvloed worden door deze beslissing zijn de organisatiestructuur en de opleveringsfase van de levenscyclus.
-
Het voorstel moet een concept van de organisatiestructuur bevatten die past bij de context, de omgeving en de complexiteit van de werkzaamheden. Waar mogelijk worden personen geïdentificeerd om de vastgestelde rollen te vervullen.
- Indien de werkzaamheden een typisch project betreft, worden in dit onderdeel de vermoedelijke opleveringsstadia en eventuele tussentijdse producten vermeld. In een typisch programma wordt een lijst van waarschijnlijke projecten en fasen vastgesteld.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
