Processo de fronteira

Geral

A fase de entrega de projetos menores pode não ser dividida em etapas. A fase de entrega de projetos mais complexos e todos os programas serão divididos em estágios ou parcelas, respectivamente.

A impressão inicial de um processo de fronteira pode ser que tudo acontece entre o final de um estágio ou parcela e o início do estágio/parcela seguinte. Na realidade, raramente há esse corte claro. Em programas, as parcelas de trabalho muitas vezes se sobrepõem e mesmo em projetos onde os estágios são sequenciais, as atividades se estenderão além do final de um estágio, entrando no próximo estágio.

Em alguns casos, estágios ou parcelas sucessivas podem ser em grande parte uma continuação do mesmo tipo de trabalho. Em outros, podem representar uma mudança radical no tipo de trabalho que está sendo realizado, o que exige mudanças na infraestrutura de gestão e novos recursos. O processo descrito abaixo precisará ser adaptado para se adequar, mas os principais objetivos da gestão de fronteiras serão sempre os seguintes:

• concluir um estágio ou parcela de modo estruturado;
• preparar para a próxima parcela ou estágio.

 

Clique nos componentes do diagrama para obter mais detalhes

 

Os vínculos entre as atividades são meramente indicativos. Quando os estágios ou parcelas se sobrepõem, pode ser que a mobilização de trabalhos posteriores venha antes do encerramento dos trabalhos anteriores. Este é um processo que deve ser adaptado ao contexto do projeto ou programa.

O gerente e o patrono devem trabalhar juntos durante todo este processo para assegurar a transição suave de uma parcela ou estágio para o próximo, ou possivelmente terminar o trabalho mais cedo se o caso de negócio não apresentar mais justificativa.

 

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Encerrar e revisar estágio/parcela anterior

Encerrar um estágio ou parcela pode ser tão simples quanto rever o desempenho, atualizar e arquivar a documentação de entrega relevante. Em contextos mais complexos, a conclusão de um estágio ou parcela pode envolver a desmobilização de algumas partes do projeto ou programa e a mobilização de novos recursos.

O bom senso determina que qualquer novo trabalho deve ser planejado levando em conta a experiência adquirida com o trabalho realizado até o momento. O encerramento de uma parcela ou estágio deve incluir uma revisão das lições aprendidas, estimando precisão, eficácia das respostas de risco, satisfação das partes interessadas, desempenho real vs. planejado e assim por diante.

A ligação desta atividade com a de preparar documentação no diagrama do processo indica que o conjunto de documentação apresentado ao patrono deve demonstrar como os planos para a próxima parcela ou estágio levaram em conta o desempenho até o momento.

 

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Planejar próximo(a) estágio/parcela

Quando são empregados estágios e parcelas, o planejamento feito durante o processo de definição normalmente fará a abordagem em onda sucessivas. Portanto, esta atividade consiste principalmente em tomar os planos de entrega do projeto ou programa de alto nível e expandir os detalhes para o próximo estágio ou parcela de trabalho.

Analisando as três principais áreas de documentação com mais detalhes:

• Planos de gestão do projeto ou programa

• Na maioria dos casos, as diretrizes e procedimentos que descrevem a governança do projeto ou programa não precisarão ser alterados de estágio em estágio ou de parcela em parcela. Entretanto, pode haver circunstâncias em que o ambiente mude significativamente em uma fronteira e, portanto, serão  necessárias mudanças em alguns planos de gestão.

• Caso de negócio

• Em um estágio de fronteira (isto é, dentro de um projeto) o caso de negóciodo projeto deve precisar apenas de uma atualização com base nas últimas informações e novos detalhes de planejamento.

• As parcelas geralmente têm seu próprio caso de negócio, que é um subconjunto justificável do caso de negócio do programa principal. Um caso de negócio de uma nova parcela será preparada e o caso de negócio do programa principal será atualizado de acordo.

• Documentos de entrega

• A equipe de gestão deve decidir se os documentos de entrega do estágio ou da parcela são simplesmente uma continuação dos documentos de entregado projeto ou programa existente, ou se novos documentos são criados. Isto depende inteiramente do contexto e pode ser consistente em todas as funções. Por exemplo, um estágio pode ter seu próprio registro de risco, mas compartilhar seu  registro de partes interessadas com o projeto como um todo. É mais provável que as parcelas tenham seu próprio conjunto de documentos de entrega para se alinharem com seu próprio caso de negócio.

• Todo o trabalho de planejamento dentro desta atividade deve utilizar a experiência adquirida na gestão dos estágios e parcelas anteriores para melhorar a qualidade dos planos novos ou revisados.

 

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Preparar documentação

O propósito desta atividade é preparar uma apresentação ao patrono com o objetivo de ver autorizado o próximo estágio ou parcela.

Deve-se estar atento para fornecer uma documentação essencial que não esteja sobrecarregada com detalhes desnecessários. Por exemplo, não é necessário reapresentar documentos inalterados desde qualquer autorização anterior, mas é aconselhável uma nota para confirmar a ausência de alterações. As mudanças nos planos de gestão devem ser resumidas em vez de apresentar novamente os documentos alterados em sua totalidade.

A documentação detalhada da entrega será resumida em planos de entrega. Quando os planos de entrega são produzidos com base em ondas sucessivas, será necessário apresentar os planos do estágio ou parcela na íntegra, mas apenas resumir as mudanças nos planos de entrega do projeto ou programa de nível superior. Uma abordagem semelhante será adotada com o(s) caso(s) de negócio(s).

 

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Mobilizar

Em projetos menores a maior parte do trabalho de mobilização será realizada mais cedo no ciclo de vida. Para projetos ou programas maiores, pode ser mais eficiente mobilizar diferentes recursos estágio a estágio, ou parcela a parcela.

 

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Trabalho pré-autorizado

A conclusão de todo o planejamento antes do início de qualquer atividade de entrega do próximo estágio ou parcela é às vezes impraticável. Pode ser necessário materiais ou equipamentos especializados que estão sujeitos a longos prazos de entrega; a seleção de fornecedores através de licitação competitiva pode precisar começar cedo; a solicitação de aprovações estatutárias ou regulamentares pode ser demorada.

Em paralelo com o planejamento, a equipe de gestão deve identificar qualquer trabalho de pré-autorização necessário que deve ser feito antes de ser totalmente autorizado. O custo de fazer pedidos provisórios de materiais ou iniciar um processo de licitação deve ser ponderado contra o risco de não ver autorizado o próximo estágio ou parcela..

A realização da pré-autorização deve ser planejada e acordada com o patrono. A conclusão deste trabalho deve ser refletida nos planos, mas o fato de que o trabalho de pré-autorização foi concluído não deve ser um fator de influência para julgar a viabilidade contínua do caso de negócio quando o pedido de autorização é feito.

 

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Projetos e programas

Os princípios da gestão de fronteiras não variam muito de acordo com a complexidade do trabalho. O único fator significativo é se os estágios e parcelas são em série ou paralelos. Em um projeto menos complexo, com um pequeno número de estágios, eles serão tipicamente em série. À medida que um estágio chega a uma conclusão, o próximo está sendo iniciado.

Em projetos maiores e mais complexos, os estágios podem se sobrepor e, em um programa, as parcelas são geralmente realizadas em paralelo.

Isto porque os estágios tendem a refletir áreas de trabalho que são naturalmente sequenciais por razões técnicas, enquanto as parcelas são criadas por razões gerenciais, tais como ganhos rápidos ou distribuição do impacto da gestão de mudanças nas operações correntes