A gestão eficaz da mudança é vital para gerar benefícios a partir dos produtos. As mudanças nas operações correntes serão incluídas no escopo da maioria dos projetos, programas e portfólios. Sempre haverá resistência à mudança, mas a implementação de uma abordagem claramente documentada e consistente contribui para lidar com essa resistência.
Em projetos que incluem a gestão de benefícios (ou seja, mudanças não-complexas), o conteúdo deste documento provavelmente será coberto pelo plano de gestão de benefícios.
Diretrizes
- Introdução
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O procedimento genérico de gestão de mudanças terá de ser adaptado ao contexto do trabalho. Vários modelos de mudança podem ser utilizados e cada um deles utiliza uma ou mais técnicas diferentes. Esta seção deve definir o contexto, descrever o procedimento e definir as técnicas preferidas.
- Papéis e responsabilidades
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A gestão de mudanças incluirá pessoas dentro da organização P3 e pessoas oriundas das operações correntes da organização recebendo a mudança. Esta seção deve definir as responsabilidades de todas as pessoas envolvidas.
- Gestão da Informação
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Comunicação eficaz é a chave para superar a resistência à mudança. Esta seção deve explicar como agestão da informação será usada para preparar e disseminar todos os tipos de comunicação.
- Validação
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Os critérios para uma gestão de mudanças bem sucedida que serão utilizados em qualquer revisões de validação serão descritos aqui.
- Orçamento
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Esta seção deve definir o orçamento para a gestão das mudanças que são realizadas dentro do projeto, programa ou portfólio em geral.
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Também deveriam existir orçamentos mantidos dentro das operações correntes que não são incluídos aqui. Estes devem ser identificados para que os membros da equipe de gestão do P3 possam verificar se todos os orçamentos necessários estão disponíveis. Também é necessário esclarecer quais despesas são cobertas pelo projeto, programa ou portfólio, e quais são cobertas pelas operações correntes, para que nada seja subfinanciado.
- Interfaces
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A forma como a mudança precisa ser gerenciada pode ter impacto nos cronogramas, registros de risco, planos de comunicação e muitas outras áreas do P3. Como estas referências cruzadas serão gerenciadas deve ser explicada aqui.
Procedimento
- Avaliar
- Os mecanismos preferidos para avaliar a natureza da organização e sua prontidão para mudar são descritos aqui. As técnicas para implementar mudanças também serão cobertas.
No nível do projeto, o plano pode se concentrar em mudanças relativamente estreitas. No nível do programa ou portfólio, o plano deve levar em conta os efeitos das mudanças cumulativas e dos diferentes tipos de mudanças que estão sendo implementadas por vários projetos em uma única área de negócios (operações correntes).
Preparar
Esta seção do plano de gestão de mudanças deve ser cuidadosamente integrada com a gestão das partes interessadas e da comunicação. Ela descreverá como a equipe de gestão deve gerar apoio para a mudança, quebrar barreiras e melhorar a prontidão da organização para mudar.
- Implementar
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Esta seção descreve como a mudança deve ser gerenciada. Ela incluirá referências à gestão e à comunicação das partes interessadas durante o período de mudança. Também pode descrever ou incorporar links para as diretrizes corporativas que tratem de assuntos como redundância, recolocação, recrutamento, etc.
- Manter
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Para que os benefícios sejam continuamente realizados, as mudanças devem ser incorporadas. Esta seção descreverá as ações contínuas destinadas a apoiar a organização até que as mudanças deixem de ser vistas como mudança e sejam aceitas como sendo a forma normal de operação.
