Geral
Este processo gerencia a primeira fase do ciclo de vida do projeto ou programa. Seus objetivos são:
- desenvolver um esboço do projeto ou programa e avaliar se é provável que ele seja justificável;
- determinar que esforço e investimento são necessários para definir o trabalho em detalhes;
- ganhar a autorização do patrono para a fase de definição.
Alguma idéia inicial ou necessidade de um projeto ou programa irá gerar uma autorização. ela pode assumir muitas formas, desde a licitação de um contratante até um objetivo estratégico em um plano corporativo ou simplesmente uma instrução verbal. O termo autorização é aplicado a qualquer informação utilizada para acionar um projeto ou programa.
O primeiro objetivo é abordado na forma de resumo e o segundo na forma de plano de definição. Ao final do processo, estes dois documentos serão apresentados ao patrono com um pedido de autorização para o processo de definição.
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Designar equipe de identificação
As circunstâncias neste ponto irão variar enormemente de acordo com o contexto. O trabalho pode ser acionado por eventos tão diversos como a adjudicação de um contrato, uma decisão em uma reunião de diretoria, uma mudança na regulamentação ou legislação, uma oportunidade de mercado ou qualquer um de uma série de outros eventos.
Um promotor imobiliário pode designar uma equipe de identificação composta por arquitetos, engenheiros estruturais e topógrafos. O promotor atuaria como patrono e poderia nomear o arquiteto para gerenciar a identificação e a definição.
O contrato de entrega seria adjudicado a uma empresa de construção que então forneceria um gerente de projeto, com o arquiteto fornecendo alguns aspectos da patronagem em nome do promotor.
Quando um projeto faz parte de um programa, a equipe de identificação pode incluir membros da equipe de gestão do programa que passa o seguimento do projeto o patrono e o gerente do projeto para a fase de definição.
Alguém será o destinatário inicial da autorização e deverá tomar as medidas necessárias para formalizar o trabalho em um projeto ou programa. Isto envolverá a reunião de uma equipe que realizará as atividades de identificação sob a orientação de um patrono e um gerente.
Na maioria dos casos, o patrono e o gerente nomeados aqui verão o trabalho durante todo o ciclo de vida, mas em alguns casos, a patronagem e a gestão dos processos de identificação e definição serão feitos por pessoas diferentes daquelas que desempenham essas funções durante o processo de entrega.
A primeira responsabilidade do patrono e do gerente será verificar a autorização para preencher quaisquer lacunas nas informações e esclarecer quaisquer ambiguidades. Eles precisarão então acordar um cronograma e orçamento para o trabalho e reunir a equipe que completará as atividades de identificação.
Durante este período formativo, as informações serão coletadas para uso no resumo e no plano de definição. Estas informações serão diversas, mas é muito cedo para começar a construir documentos individuais. É útil para o gerente manter um diário que é formalmente conhecido como registro diário. Ele atua como um repositório de informações sobre suposições, riscos, problemas, restrições, etc., até que mais documentação formal seja estabelecida.
As descrições de papéis para patronagem e gestão devem ser reunidas e acordadas com as pessoas relevantes. É importante confirmar que eles não só têm as competências necessárias, mas também são capazes de investir tempo suficiente no processo de identificação.
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Revisar lições pregressas
É sempre importante aprender com o passado. A disponibilidade de lições aprendidas documentadas dependerá da capacidade da organização anfitriã de gerenciar seu conhecimento.
Quando houver registros das lições aprendidas, a equipe de iniciação deve analisá-los e identificar aqueles que são relevantes para o novo projeto ou programa. Estas serão inseridas em um registro de lições juntamente com uma descrição de como elas afetam o resumo e o plano de definição.
Se esses registros não estiverem disponíveis, ainda é importante que as lições sejam coletadas de projetos ou programas anteriores. Isto pode envolver a buscar e entrevistar patronos e gerentes de projetos e programas anteriores ou a organização de workshops.
Fontes externas de lições aprendidas, como outras organizações ou redes profissionais, também devem ser consideradas. Se a organização anfitriã não tiver feito um projeto ou programa como este antes, esta atividade dependerá de tais fontes externas.
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Preparar resumo
Com base na autorização confirmada, a equipe de identificação começará a trabalhar no resumodo projeto ou programa. O objetivo do resumo é fornecer informações suficientes para justificar o investimento no processo de definição (cuja extensão será descrita no plano de definição). O conteúdo exato variará em escopo e detalhes de acordo com as circunstâncias e deve ser proporcional ao custo e risco do projeto ou programa proposto.
A decisão-chave tomada durante este processo diz respeito à forma como o trabalho será regido, ou seja, será organizado como um projeto ou um programa. Isto é determinado predominantemente pelos estágios iniciais da gestão do escopo, começando com a captura dos requisitos. A natureza e complexidade dos requisitos, a escala e complexidade da solução, e a amplitude do escopo, indicarão coletivamente como o trabalho deve ser gerenciado. Esta decisão, por sua vez, influenciará a forma como a gestão do escopo, a gestão do cronograma, a gestão de risco, etc. serão cobertas no resumo.
O resumo contém informações gerais sobre todos os componentes da função de entrega. A equipe de identificação irá:
- trabalhar com as partes interessadas para estabelecer seus requisitos;
- desenvolver uma solução e escopo de trabalho;
- determinar se o trabalho deve ser gerenciado como um projeto ou programa, ou um híbrido dos dois;
- estimar prazos de alto nível;
- identificar fontes de financiamento e estimar orçamentos;
- identificar e avaliar os principais riscos que podem afetar a conclusão bem-sucedida;
- delinear o tipo e a quantidade de recurso que será necessário e se ele pode ser obtido interna ou externamente;
- destacar as áreas das operações correntes que estarão sujeitas a mudanças (se a necessidade de mudança for identificada como parte do escopo);
- identificar e avaliar as partes interessadas mais influentes e propor comunicações iniciais.
Ao determinar a extensão e os detalhes das informações que devem ser incluídas no resumo, o princípio prevalecente é que ele deve ser suficiente para dar confiança ao patrono para autorizar o orçamento para a fase de definição.
A preparação do resumo irá utilizar muitas funções P3. Cada uma delas inclui detalhes de ferramentas e técnicas que podem ser detalhadas demais para serem usadas tão cedo no ciclo de vida. Elas devem ser aplicadas a um nível adequadamente global, pois cada aspecto do trabalho só é documentado em linhas gerais no resumo.
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Preparar plano de definição
Embora o resumo descreva o projeto ou programa como um todo, o patrono também precisará saber o que é necessário para produzir um conjunto completo de documentação detalhada. O trabalho necessário para definir o projeto ou programa em detalhes variará desde o conciso até o extenso. O plano de definição segue o formato normal de um plano de entrega mas tem o propósito específico de descrever como o processo de definição será realizado.
A equipe de identificação precisará garantir que:
- o escopo do trabalho de definição esteja bem definido;
- quaisquer recursos especializados necessários para uma definição detalhada estejam identificados e disponíveis;
- quaisquer riscos específicos do trabalho de definição sejam identificados juntamente com as respostas propostas;
- o custo e os prazos da fase de definição sejam estimados com a maior precisão possível;
- os acordos estejamem vigor para mobilizar a equipe de definição caso a fase de definição seja aprovada.
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Projetos e programas
Em pequenos projetos as atividades de identificação podem ser gerenciadas e executadas por uma pessoa, mas a combinação de um patrono e um gerente separados é o requisito mínimo. Também pode ser possível combinar as fases de identificação e definição em um único processo.
Em todos os projetos e todos os programas, exceto no mais simples, a identificação deve ser uma fase separada com uma revisão antes de proceder à definição. Isto pode evitar o custo substancial de um trabalho de definição.
Quando um projeto faz parte de um programa, o resumo pode ser preparado pela equipe de gestão do programa e o processo de identificação é evitado no nível do projeto. O mesmo poderia ser válido para um programa que faz parte de um portfólio.
Em projetos e programas grandes e complexos, a fase de definição pode constituir um pequeno projeto por si só. Qualquer informação de apoio deve acompanhar o plano de definição compatível com a escala e a complexidade da fase de definição.
