Processo de governança

Este processo reúne todas as funções de governança e profissionalismo e as aplica em todos os elementos do portfólio. Seus objetivos são:

  • fornecer a patronagem dos objetivos do portfólio
  • supervisionar a validação do portfólio;
  • promover a disciplina e a profissão da gestão P3.

É enganoso mostrar essas funções como um fluxo de processo, já que todas elas são aplicadas juntas durante toda a vida do portfólio.

Cada função é descrita individualmente na estrutura funcional. Para fins de agregá-las dentro do processo de governança de portfólios, elas podem ser vistos de forma útil como três atividades.

 

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Processo de governança Apoiar o portfólio

 

 

Apoiar o portfólio

Esta atividade aplica as funções que se preocupam com as características únicas de cada portfólio, a saber

  • Patronagem
  • A patronagem de um portfólio abrange aspectos semelhantes à patronagem de projetos e programas, tais como considerar os principais pedidos de autorização e fornecer apoio às pessoas que gerenciam o portfólio.

  • Além disso, a patronagem de portfólio deve defender os aspectos mais amplos da disciplina e da profissão de gestão P3. O patrono deve ser alguém em nível de diretoria dentro da organização anfitriã e representar a gestão P3 da mesma forma que um diretor financeiro ou diretor de recursos humanos representaria seus departamentos e profissões.

  • Infraestrutura
  • A infraestrutura do portfólio é estabelecida para fornecer os recursos que executam o processo de gestão e o processo de coordenação. Isto é frequentemente referido como um PMO que é descrito de várias maneiras como um escritório de gestão de projetos, escritório de gestão de programas ou uma combinação de ambos.

  • Quando o porfólio for considerado como incluindo a totalidade da gestão de projetos e programas dentro da organização anfitriã, a infraestrutura incluirá os sistemas e recursos necessários para apoiar a profissão e a disciplina da gestão P3.

  • Validação
  • A validação é realizada em muitos níveis, a maioria dos quais estará dentro do portfólio. Também será conduzido algum nível de validação que seja externo ao portfólio. Isto pode incluir a acreditação de terceiros por organismos profissionais e ser baseado em padrões tais como um modelo de capacidade e maturidade.

 

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Apoiar a profissão

A profissão de gerente P3 compreende os profissionais e a forma como eles aplicam a disciplina. Se uma organização anfitriã definir um portfólio único para englobar todos os seus projetos e programas, então esse portfólio será responsável por todas as atividades que apoiam a profissão. Se uma grande organização define vários portfólios (talvez em linhas geográficas ou subsidiárias), então a responsabilidade geral de apoiar a profissão pode estar acima dos portfólios individuais.

Quando os portfólios individuais são grandes e não compartilham um contexto comum, pode ser que lhes seja dada a responsabilidade de apoiar a profissão dentro de suas atribuições e não haja coordenação de nível superior.

O apoio à profissão envolve a aplicação das seguintes funções:

  • Comunidades de prática
  • A gestão de um portfólio precisará decidir se os benefícios de uma comunidades de prática são melhor alcançados com a criação de comunidades locais, encorajando o pessoal do portfólio a se envolverem com comunidades externas, ou uma combinação de ambas.

  • Competência
  • O portfólio deve estabelecer e promover uma estrutura para garantir que todos os membros da equipe possam identificar as competências que precisarão em diferentes estágios de sua carreira. A estrutura de competência deve ser derivada dos objetivos de alto nível que o portfólio deve atingir e dos valores que o portfólio quer promover.

  • Deontologia
  • Uma cultura de comportamento ético deve ser comunicada, promovida e policiada em todo o portfólio. Além de geralmente sustentar o ambiente de trabalho, isto pode ser projetado para assegurar que o portfólio esteja em conformidade com a legislação e regulamentação aplicáveis a seu contexto.

  • Aprendizagem e desenvolvimento
  • Uma abordagem abrangente de  aprendizagem e desenvolvimento incorporará várias formas de treinamento, coaching e mentoria. A abordagem deve ser baseada no referencial de competências e garantir que cada papel dentro do portfólio seja desempenhado por alguém com as competências necessárias.

 

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Apoiar a disciplina

A disciplina da gestão P3 abrange as ferramentas, técnicas e procedimentos que, coletivamente, a diferenciam de outras formas de gestão. O apoio à disciplina da gestão P3 envolve:

  • Gestão P3
  • Embora os projetos existam há milênios e a gestão formalizada do P3 exista há décadas, ainda há uma tendência em algumas organizações de vê-lo como subordinado a outras disciplinas e indigno de atenção específica.

  • O portfólio deve promover os benefícios claros de uma abordagem estruturada e disciplinada para a entrega de projetos e programas.

  • Gestão do Conhecimento
  • A organização anfitriã pode já ter sistemas de  gestão do conhecimento em vigor, em  caso em que o portfólio simplesmente precisa aplicá-los à gestão P3. Se estes não existirem, então o portfólio deve criar e manter seus próprios sistemas.

  • Capacidade e maturidade
  • O portfólio irá monitorar o desenvolvimento da gestão de projetos e programas e poderá combinar esta atividade com a validação. O portfólio pode realizar a auto-avaliação de sua própria capacidade e maturidade.

  • A necessidade de avaliação e certificação externa depende de se isso tem benefícios comerciais para a organização anfitriã.

  • Ciclo de vida
  • O ciclo de vida dos projetos e programas atua como o esqueleto sobre o qual o processo é construído e os métodos definidos. O portfólio deve promover ciclos de vida adpatáveis e consistentes para seus projetos e programas componentes. Através da validação, o portfólio irá monitorar a aplicação de processos baseados no ciclo de vida.

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