Para um portfólio, os documentos de governança serão criados no processo de iniciação. Em projetos e programas, eles são preparados no processo de definição.
As descrições dos documentos nesta seção são genéricas e precisarão ser adaptadas de acordo com o contexto.
Por exemplo, quando são feitas referências a informações em nível de programa e portfólio, estas podem não ser apropriadas para um projeto.
O escopo de alto nível e os documentos de entrega são produzidos no processo de identificação, ou seja, a primeira fase do ciclo de vida do projeto ou programa.
Uma vez que as orientações para o formato e uso desses documentos sejam estabelecidas nos documentos de governança, pode parecer estranho que os documentos de governança aparentemente só sejam preparados após esses documentos iniciais de conteúdo e gestão.
Em uma organização mais madura, os documentos de governança existirão em um formato padrão pronto para ser adaptado a diferentes contextos. Os documentos padrão de governança serão utilizados por membros competentes da equipe de identificação para orientar sua documentação durante o processo de identificação. Durante a definição, os documentos padrão de governança serão adaptados ao contexto de cada projeto e programa, fornecendo assim orientação para a gestão detalhada e para os documentos de conteúdo posteriormente.
Estes documentos estabelecem a forma como uma função será gerenciada. As duas seções principais cobrem as diretrizes e o procedimento da função, sendo os detalhes adaptados ao contexto do trabalho. Isto é diferente de um plano de entrega, que explica o detalhe de como um trabalho específico será entregue.
As diretrizes incluem seções sobre papéis e responsabilidades, gestão da informação, validação, orçamento e interfaces com outras funções.
O procedimento começa com a definição das etapas a serem utilizadas no desempenho da função, seguido por recomendações detalhadas sobre as ferramentas e técnicas a serem utilizadas em cada etapa.
Os planos de gestão são criados de acordo com as necessidades do trabalho. Se funções apropriadas podem ser integradas em um plano, ou uma função pode ser subdividida.
Existe o perigo de que essa lista de planos de gestão pareça altamente burocrática e demorada para ser preparada. O princípio é simplesmente que há muitas funções que precisam ser gerenciadas e é importante pensar como isso será feito. O alcance e os detalhes dos planos de gestão devem ser consistentes com a complexidade do trabalho.
