Um registro de lições para um determinado projeto ou programa terá duas seções distintas. A primeira é criada durante a atividade de revisão das lições anteriores durante o processo de identificação onde são registradas as lições aprendidas do trabalho anterior que são aplicáveis ao trabalho atual. A segunda seção registra lições que surgiram na condução do trabalho atual e que podem ser aplicáveis no futuro.
A captura e utilização das lições aprendidas é um processo dinâmico e qualquer projeto ou programa pode gerar experiência que seja aplicável a outros projetos e programas a qualquer momento. Como estas experiências são transferidas é o assunto da gestão do conhecimento e um componente chave para alcançar a maturidade de nível 4.
Um cabeçalho típico do registro inclui:
- Tipo de Lição
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A forma como as lições podem ser categorizadas seria definida na estratégia de gestão do conhecimento da organização. As categorias precisam ajudar os usuários do sistema de gestão do conhecimento a identificar as lições que seriam úteis para eles. Pode ser que as lições possam ser classificadas por função ou processo; por tipo de projeto ou programa ou por áreas de negócios afetadas.
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A gestão do conhecimento apoia o desenvolvimento do profissionalismo para que a classificação possa refletir comunidades de prática que são responsáveis por áreas particulares de desenvolvimento profissional.
- Detalhes da lição
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Os detalhes devem seguir um formato simples de causa e efeito, ou seja, qual foi o evento e como foi identificado pela primeira vez; que impacto teve e em que áreas de trabalho.
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A entrada deve incluir as ações que a equipe tomou como resultado do evento e incluir quaisquer recomendações sobre como a lição deve ser incorporada à governança de projetos, programas e/ou portfólios no futuro.
- Data de registro
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A data em que a lição foi registrada.
- Registrado por
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O nome da pessoa ou equipe que identificou a lição.
