Registro de ocorrência

O registro de ocorrências registra todos as ocorrências que precisam ser escaladas de um nível de gestão para outro.

Um cabeçalho típico do registro inclui:

  • Identificador
  • Cada ocorrência deve ter um identificador único. Isto é usado principalmente para referências cruzadas em relatórios e documentação de apoio.

  • Data
  • A data em que a ocorrência foi detectada.

  • Criado por
  • Os detalhes da pessoa ou grupo que touxeram a ocorrência.

  • Escalado para
  • Os detalhes da pessoa ou grupo para o qual a ocorrência é levada.

  • Descrição
  • Uma descrição da ocorrência incluindo causa e efeito. A causa explicará como a ocorrência surgiu e o efeito descreverá seu impacto sobre os objetivos em termos de escopo, cronograma, finanças, risco e recursos.

  • Solução
  • Sempre que possível, as ocorrências devem ser acompanhadas de opções e recomendações para sua resolução.

  • Decisão
  • A natureza de quaisquer decisões necessárias, prazos para a tomada de decisões e, potencialmente, as consequências do atraso.

    Posteriormente, atualizado para documentar as decisões tomadas.

  • Status
  • A situação atual da ocorrência.

  • Data de encerramento
  • A data em que a decisão foi determinada e implementada.

  • Referências cruzadas
  • As referências cruzadas poderiam identificar informações detalhadas sobre o efeito da ocorrência, ou sobre quaisquer planos de exceção que tenham sido preparados para lidar com ela. Uma vez resolvida a ocorrência, poderia haver uma referência cruzada, por exemplo, para o registro de lições aprendidas.

 

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