O registro de ocorrências registra todos as ocorrências que precisam ser escaladas de um nível de gestão para outro.
Um cabeçalho típico do registro inclui:
- Identificador
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Cada ocorrência deve ter um identificador único. Isto é usado principalmente para referências cruzadas em relatórios e documentação de apoio.
- Data
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A data em que a ocorrência foi detectada.
- Criado por
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Os detalhes da pessoa ou grupo que touxeram a ocorrência.
- Escalado para
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Os detalhes da pessoa ou grupo para o qual a ocorrência é levada.
- Descrição
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Uma descrição da ocorrência incluindo causa e efeito. A causa explicará como a ocorrência surgiu e o efeito descreverá seu impacto sobre os objetivos em termos de escopo, cronograma, finanças, risco e recursos.
- Solução
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Sempre que possível, as ocorrências devem ser acompanhadas de opções e recomendações para sua resolução.
- Decisão
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A natureza de quaisquer decisões necessárias, prazos para a tomada de decisões e, potencialmente, as consequências do atraso.
Posteriormente, atualizado para documentar as decisões tomadas.
- Status
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A situação atual da ocorrência.
- Data de encerramento
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A data em que a decisão foi determinada e implementada.
- Referências cruzadas
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As referências cruzadas poderiam identificar informações detalhadas sobre o efeito da ocorrência, ou sobre quaisquer planos de exceção que tenham sido preparados para lidar com ela. Uma vez resolvida a ocorrência, poderia haver uma referência cruzada, por exemplo, para o registro de lições aprendidas.