Este é geralmente um processo pontual. Ele representa o ponto em que a organização anfitriã toma a decisão de gerenciar seus projetos e programas como um portfólio.
Os objetivos do processo são os seguintes:
- decidir que tipo de portfólio é necessário;
- arquitetar a infraestrutura do portfólio;
- obter aprovação e compromisso de nível sênior;
- implementar o portfólio.
Em termos gerais, a decisão de criar um portfólio tem três propósitos.
Em primeiro lugar, coordenar projetos e programas que se baseiam em uma fonte comum de recursos. A intenção é maximizar o uso eficiente dos recursos disponíveis e evitar conflitos nos requisitos de recursos sempre que possível.
Como a iniciação de portfólios é geralmente um processo único, o Praxis não apresenta uma definição de maturidade correspondente.
A maturidade da gestão de portfólio é avaliada pela forma como o portfólio é governado e administrado e não como ele é criado.
Em segundo lugar, promover uma abordagem consistente para a gestão de projetos e programas. Este objetivo se concentra no desenvolvimento da competência de indivíduos, capacidade de funções e maturidade do processo.
O terceiro é gerenciar um conjunto de projetos e programas que coletivamente atinjam um conjunto de objetivos estratégicos.
As três finalidades não são, de forma alguma, mutuamente exclusivas. De fato, elas são complementares. Um portfólio "padrão" será principalmente sobre o primeiro propósito. Normalmente, ele se aplica a uma organização contratada que entrega projetos e programas em nome dos clientes. Embora cada projeto e programa seja distinto e tenha um cliente diferente, a organização anfitriã que possui o portfólio os entrega utilizando uma fonte comum de recursos.
Em alguns casos, múltiplos clientes podem estipular múltiplas abordagens para o gerenciamento de projetos ou programas. A organização contratada tem que gerenciar utilizando diferentes processos e documentação do cliente. Quando a abordagem de gestão é escolhida pela organização contratada, faz sentido utilizar o portfólio para o segundo propósito de gerenciar todos os projetos e programas de forma consistente. Isto tornará a mobilização de recursos gerenciais muito mais fácil, uma vez que todos eles terão competências comuns e operarão processos comuns.
Um portfólio estruturado é projetado para alcançar o terceiro propósito, ou seja, a entrega de um conjunto de objetivos estratégicos para sua organização anfitriã. É provável que isto exija o uso eficiente de uma fonte comum de recursos e que inevitavelmente se beneficie de uma abordagem gerencial consistente.
Portanto, tanto os portfólios padrão como os estruturados serão projetados tendo em mente o uso eficiente de recursos comuns. Em um portfólio padrão, este pode ser seu único objetivo. Em um portfólio estruturado será criado principalmente para alcançar um único conjunto de objetivos estratégicos.
Dependendo do contexto, um portfólio padrão pode ser capaz de aplicar uma abordagem gerencial consistente em todos os projetos e programas. Um portfólio estruturado procurará invariavelmente alcançar consistência entre seus projetos e programas componentes.
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Planejar
Assim como projetos e programas, um portfólio começará com alguma forma de autorização. A autorização dará a alguém a tarefa de iniciar um portfólio. Esta pessoa pode ser um membro da diretoria ou um gerente sênior adequado que se tornará o patrono do portfólio.
A autorização provavelmente dará alguma indicação sobre se é necessário um portfólio padrão ou estruturado, mas a plena consideração desse assunto é parte dessa atividade.
O "patrono designado" precisará reunir uma pequena equipe para investigar a forma como um portfólio deve ser constituído e governado para melhor se adequar às necessidades da organização anfitriã. O resultado será uma proposta que será submetida para autorização ao emissor da autorização.
Os portfólios raramente são criados do zero. É mais provável que uma organização que tem vários projetos e programas decida reuni-los em um portfólio para melhorar a gestão e/ou focalizar em objetivos estratégicos.
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Preparar
Se a proposta for aceita, os trabalhos preparatórios são iniciados. Dependendo do tipo de portfólio e de seu contexto, isto poderia incluir:
- identificação e detalhamento de processos gerenciais e de documentos para uso consistente em todos os projetos e programas;
- preparação dos planos de gestão padrão;
- criação de um referencial de competências para atuar como base de treinamento e definição de papéis;
- definição da infraestrutura;
- revisão dos projetos e programas existentes para capturar as boas práticas e a linha de base para a capacidade e maturidade;
- comunicação do impacto da gestão de portfólio em toda a organização anfitriã.
As atividades de "preparação" e "mobilização" devem ser executadas como um projeto ou programa com objetivos descritos em termos de resultados. Estes resultados definirão a forma como o portfólio funcionará.
Com efeito, os objetivos deste projeto seriam um modelo para a operação de um portfólio.
É altamente improvável que esta preparação comece com uma folha de papel totalmente em branco. A organização estará gerenciando projetos, e possivelmente programas, e estes já terão processos, procedimentos e padrões de documentação em vigor. Estes métodos existentes podem não ser consistentes e serão de qualidade variável.
Durante esta atividade todos os métodos existentes devem ser avaliados e as melhores práticas atuais devem formar a base de novos padrões para todo o portfólio.
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Mobilizar
A implementação de um portfólio muitas vezes exigirá uma gestão de mudanças significativa. Para que os sistemas e processos de gestão de portfólio sejam incorporados para benefício a longo prazo, a organização existente terá que sofrer mudanças, não apenas em termos de infraestrutura física, mas também em termos de atitude e comportamento.
A mobilização pode incluir aspectos tais como:
- criação de estruturas de governança;
- iniciação de programas de treinamento em linha com o referencial de competências e processos padrão;
- retificação dos processos de recrutamento e nomeação;
- implementação de sistemas de gestão da informação;
- adoção dos projetos e programas existentes no portfólio.
