Plano de gestão de recursos

Diretrizes

As diretrizes de gestão de recursos pode ser em grande parte ditada por padrões organizacionais. É bem possível que a maior parte do plano de gestão de recursos se refira simplesmente a padrões organizacionais. Quando o trabalho simplesmente aplica estas normas organizacionais, um plano de gestão de recursos específico P3 pode ser considerado desnecessário desde que um entendimento das normas organizacionais esteja escrito nos papéis da equipe de gestão.

Onde políticas específicas têm que ser desenvolvidas, pode ser necessário realizar algumas pesquisas primeiro. Isto revelará a mistura entre recursos internos e externos e identificará quais abordagens de aquisição serão necessárias. Os resultados das pesquisas podem então ser incorporados em uma versão refinada do plano.

• Introdução

• O contexto do trabalho e as decisões tomadas sobre como prover recursos para o trabalho serão explicadas aqui.

• Papéis e responsabilidades

• A alocação de responsabilidade para a gestão de recursos pode variar desde o gerente do projeto em projetos menores até uma equipe dedicada de especialistas em um grande programa ou portfólio. Esta seção do plano de gestão deve descrever claramente quais papéis têm quais responsabilidades.

• Também mostrará caminhos de escalonamento e comunicação dentro da estrutura organizacional P3.

• Gestão da Informação

• Na medida que a gama de recursos e os procedimentos de aquisição se tornam mais complexos, a extensão das informações de apoio também se expande.

• A gestão de recursos é uma das funções definidoras da gestão P3 e tem o potencial de ser a fonte da maioria dos problemas que uma equipe de gestão tem que resolver. É importante documentar minuciosamente todas as decisões e acordos para evitar discordâncias durante a entrega.
  Esta seção aconselhará sobre a extensão, conteúdo e uso de uma ampla gama de documentos.

• Validação

• Os critérios para uma gestão de recursos bem sucedida que serão utilizados em qualquer revisão de validação serão descritos aqui.

• Orçamento

• Pode ser necessário aconselhamento especializado para certos aspectos da gestão de recursos, por exemplo, informações legais sobre contratos. Embora a maioria dos custos associados ao gerenciamento de recursos seja parte das despesas gerais de gestão, orçamentos específicos podem precisar ser identificados.

• Interfaces

• Os recursos terão vínculos específicos com as partes interessadas, riscos associados e cronogramas específicos. A forma como estas referências cruzadas serão gerenciadas é detalhada aqui.

Procedimento

• Pesquisa

• A pesquisa sobre as opções de recursos poderia ser uma folha em branco, mas se não for a ajuda disponível para a equipe de gestão do P3 deve ser descrita aqui. Isto poderia incluir listas de fornecedores aprovados, acordos-quadro existentes ou acordos de terceirização.

• Licitação

• A licitação deve ser transparente, ética e eficaz. Esta seção definirá os procedimentos a serem utilizados e as diretrizes a serem seguidas.

• Adjudicação do contrato

• Somente os maiores projetos, programas ou portfólios serão uma pessoa jurídica de direito próprio. A maioria dos contratos será assinada por membros da equipe de gestão do P3. É importante que o plano de gestão defina as políticas da organização anfitriã para a celebração de contratos e quem tem o direito de fazê-lo em nome da organização.

• Mobilizar

• Esta seção descreverá quaisquer orientações para a mobilização de todas as formas de recursos. Pode ser qualquer coisa, desde procedimentos para instalação de novo software nos servidores da organização anfitriã, passando por mecanismos de destacamento de pessoal interno até protocolos de segurança para o pessoal contratado. Muito disto provavelmente será na forma de referências a políticas organizacionais.

• Gerenciar

• Como os recursos devem ser gerenciados e controlados também será um tópico diverso. Isto pode ser qualquer coisa desde como assegurar itens de capital; como a gestão de linha do pessoal destacado deve ser realizada ou como o desempenho do contratado será monitorado.

• Encerrar

• O encerramento do procedimento de gestão de recursos abrangerá o descarte de ativos, a redistribuição de recursos internos e o encerramento formal de contratos. As diretrizes para qualquer aspecto do encerramento de acordos de recursos serão descritas aqui.