Umum
Mobilisasi memastikan bahwa organisasi sesuai dan infrastruktur teknis ditempatkan untuk meminta dan melakukan sumber daya. Ini juga memastikan bahwa infrastruktur dibongkar atau dipindahtangankan bila tidak ada lagi permintaan .
Tujuan mobilsasi adalah untuk memastikan bahwa:
- aset kapital bersifat operasional dan mudah diakses;
- fasilitas bersifat operasional dan mudah diakses;
- anggota tim pencapaian tujuan terdiri atas orang-orang yang kompeten dan mampu;
- semua sumber daya dipindahtagankan, dikembalikan, atau ditempatkan kembali, pada akhir pekerjaan.
Mobilisasi terjadi pada berbagai poin dalam siklus hidup. Cara mobilisasi beroperasi di dalam proses siklus hidup tercakup dalam kegiatan yang berhubungan dengan proses definisi dan proses hambatan.
Selama proses identifikasi dan proses penetapan beberapa mobilisasi akan diminta untuk menempatkan tim, dan kemungkinan fasilitas untuk menyelesaikan pekerjaan. Mobilisasi infrastruktur proyek secara keseluruhan akan terjadi bila diberikan wewenang (meskipun beberapa mobilisasi terbatas mungkin terjadi lebih awal untuk memperpendek jadwal secara keseluruhan). Mobilisasi juga digunakan untuk tingkat yang lebih kecil seperti setiap tranche atau tahap permulaan dan pengakhiran.
Pada proyek atau program yang lebih besar, beberapa mobilisasi akan dibentuk pada awal setiap tahapan atau tranche. Dalam suatu portofolo, ini merupakan keputusan sederhana apakah akan mengoperasikan manajemen portofolio resmi dalam pembuatan infrastruktur yang sesuai.
Prosedur mobilisasi mencakup hal-hal sebagai berikut:
- tim manajemen;
- lokasi;
- perangkat keras (hardware)TI, perangkat, dan telekom perangkat lunak (software);
- pabrik dan mesin;
- sumber daya internal dan eksternal;
- prosedur tata laku.
Organisasi manajemen awal ditempatkan untuk melaksanakan fase identifikasi dan definisi suatu proyek atau program. Organisasi akan mengelola fase pencapaian tujuan yang dirancang selama proses definisi dan, setelah disetujui atas kasus bisnis penuh, maka beragam pos dapat diisi.
Pada banyak kasus, tim manajemen dialakasikan di tempat yang ada. Tim manajemen harus dialokasikan (co-located) bersama bila memungkinkan untuk meningkatkan komunikasi dan kerja tim. Kadang-kadang alokasi tidak memungkinkan, ini bisa terjadi karena banyak perusahaan melakukan pekerjaannya dangan cara mitra kerja sama atau karena pekerjaan dikelola di negara yang berbeda. Ini akan menjadi tekanan tambahan pada kedekatan tim manajemen dan infrastruktur TI yang memfasilitasi tim virtual untuk membantu mitra kerjanya.
Meminta sumber daya dari sumber internal sering merupakan negosiasi yang sulit. Dalam organisasi matriks, sebagai contoh, sumber daya dapat menjaga departemen mereka sehingga berperan dalam proyek, program, atau portofolio. Sumber daya manajer P3 yang direncanakan bisa terjadi bertentangan dengan permintaan (demand) bisnis seperti biasa. Oleh karena itu, bila terjadi manajemen pertentangan, ini akan mempengaruhi keahlian di masa mendatang.
Sifat alami proyek dan program sementara berarti bahwa mobilsasi selalu akan diikuti oleh demobilisasi setelah pekerjaan selesai. Ini berdampak secara luas pada aspek yang berlawanan dengan pekerjaan:
-
bila diperlukan investasi modal di pabrik dan mesin, keputusan harus diambil apakah akan membeli, menyewa, atau sewa beli;
-
ketika tim P3 sedang dibangun, manajer mereka harus selalu mengingat apakah pendekatan demobilisasi memengaruhi siklus tim tradisional seperti Tuckman.
Sebagaimana dibutuhkan untuk memobilisasi, rencana harus digambarkan untuk mengorganisasi aset, mengirim staf, dan mengembalikan gagasan ke kondisi sebelumnya.
Proyek, program, dan portofolio
Pada beberapa proyek kecil, dibutuhkan sedikit mobilisasi. Fasilitas semuanya disediakan dan sumber daya tidak harus bergerak secara fisik. Kerja sama tim mungkin lebih dibutuhkan daripada mobilisasi.
Namun, model pekerjaan tim bisanya lebih didasarkan pada tim bisnis seperti biasa yang bersifat semipermanen dibandingkan tim transien yang ditemukan dalam proyek dan program. Bahkan proyek kecil harus mempertimbangkan demobilisasi tim.
Ketika memobalisasi program dan proyek yang sangat kompleks, tim manajemen harus mempertimbangkan kebutuhan komponen pakar pekerjaan atau proyek. Sementara tim manajemen dan infrastrukturnya tersedia selama berlangsunya pekerjaan, akan ada komponen yang harus dimobilisasi dan didemobilisasi selama masa siklus hidup.
Dalam situasi ini, tim manajemen harus mempertimbangkan dampak keseluruhan jadwal pada kebutuhan infrastruktur. Beberapa opsi untuk metode kerja distrukturkan sehingga bisa memiliki dampak signifikan terhadap biaya infrastruktur. Misalnya, kemampuan membagi biaya mobilisasi pada proyek berlapis harus dipertimbangkan terhadap dampak pada manfaat dan kasus bisnis.
Organisasi portofolio bersifat lebih permanen dibandingkan proyek dan program, walaupun portofolio terstruktur bisa berjalan pada siklus bertahap yang direncanakan dan dibentuk ulang sesuai dengan kebutuhan rencana strategi yang dikaji, mobilisasi portofolio secara khusus merupakan suatu proyek yang menetapkan infrastruktur yang diminta untuk mengoordinasikan proyek dan program melalui siklus bertahap.
Format infrastruktur portofolio yang didedikasikan sebagai dasar suatu organisasi adalah dengan meningkatkan maturitas kemampuan. Ini bisa ditetapkan termasuk struktur organisasi permanen, seperti project management office (PMO) untuk menyediakan dukungan dan tata laku. Ini juga dapat menjadi komunitas praktisi untuk mendukung peningkatan kompetensi individu secara berkelaknjutan, atau program pengembangan profesional untuk mendorong profesionalisme.
Mobilisasi portofolio meminta dukungan dan komitmen pada tingkat pengurus organisasi untuk memastikan bahwa ini dapat dilalui dan dapat bertahan. Namun, infrastruktur portofolio dapat digabungkan dalam organisasi dengan metode yang diinginkan untuk mencapai tujuan proyek dan program.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
