Siklus hidup

Umum

Siklus hidup P3 menggambarkan tahapan permulaan yang jelas, dari gagasan awal, menangkap persyaratan pemangku kepentingan, menetapkan tujuan, dan kemudian mencapai tujuan tersebut.

Tujuan manajemen siklus hidup adalah untuk:

mengidentifikasi tahapan siklus hidup yang sesuai dengan konteks pekerjaan;

melakukan strukturisasi kegiatan yang bertata lakuyang disesuaikan dengan tahapan siklus hidup.

Proyek dan progam merupakan mekanisme utama untuk mencapai tujuan, sedangkan portofolio lebih dititikberatkan pada koordinasi dan pencapaian tujuan berbagai proyek dan/atau program-program yang bertata laku. Akibat siklus hidup proyek dan program adalah adanya kesamaan dan digunakannya pendekatan dasar yang sama.

Siklus hidup paling sederhana adalah siklus hidup proyek yang diperhatikan dengan mengembangkan suatu hasil (output):

 

 

Ini dimulai dengan seseorang yang memiliki gagasan untuk melakukan investasi yang bernilai. Hal ini memicu manajemen persyaratan tingkat tinggi dan penilaian kemampuan gagasan untuk membuat suatu kasus bisnis. Pada akhir fase ada suatu gerbang di mana suatu keputusan diambill, apakah ya atau tidak untuk memproses definisi pekerjaan yang lebih rinci (dan tentu saja ada biayanya).

Jika gagasan cukup baik, pekerjaan akan berlanjut ke definisi terpeinci yang sepenuhnya disesuaikan dengan pekerjaan. Setelah gerbang akhir, yaitu suatu keputusan diambil tentang apakah ya atau tidak untuk menyelesaikannya hingga ke tahap pencapaian tujuan.

Setelah hasil (output) dilakukan, ini biasanya menjadi suatu proses yang diterima sebelum dikirim secara resmi ke pemilik yang baru. Siklus hidup dimulai dan berakhir dengan serah terima proyek.

Semua hasil dimaksudkan untuk mencapai tujuan manfaat dan ini dapat diperlihatkan sebagai suatu fase tambahan:

 

 

Dasar siklus hidup dapat disesuaikan ke banyak konteks yang berbeda, misalnya dalam keadaan di mana pekerjaan:

• dihasilkan oleh sebuah kontraktor atas nama klien;
• proyek yang menjadi bagian dari program;
• lingkup dapat ditetapkan pada awal atau lingkup mencakup kemajuan pekerjaan.

Siklus hidup juga sangat dipengaruhi oleh kompleksitas lingkup pekerjaan, misalnya pekerjaan:

• terdiri atas pencapaian hasil (outcome) dan manfaat;
• sangat luas dan perlu dikerjakan secara bertahap.

Konteks yang lebih kompleks mengharuskan siklus hidup lebih canggih dan secara umum ini disebut program.

Struktur tahap siklus hidup memudahkan pembuatan mekanisme tata laku, seperti:

Setiap fase siklus hidup yang dijelaskan dalam topik ini memiliki suatu cara untuk masuk dalam metode, kompetensi, dan maturitas kemampuan sebagai bagian dari Praxis.

• Proses ditetapkan - sebagai manajemen setiap fase yang dapat dijelaskan sebagai suatu proses yang dihasilkan dari jumlah kegiatan yang relevan.

• Tahapan dan tonggak - adalah fase pencapaian tujuan yang dapat dibagi ke dalam paket pekerjaan, secara khusus disebut tahapan proyek dan tonggak program.

• Kajian pintu masuk - ini dilakukan pada akhir fase, tahapan, atau tonggak. Sponsor akan membandingkan kinerja terhadap waktu dan rencana pada fase, tahapan, atau tonggak selanjutnya sebelum memutuskan apakah suatu kasus bisnis layak, dapat dipraktikkan, dan dapat dicapai.

• Pascakajian - pembelajaran dari pengalaman merupakan faktor kunci dalam maturitas. Pascaproyek dan pascaprogram mengkaji dokumen sebagai pembelajaran untuk digunakan pada masa mendatang.

• Kajian manfaat - ini mengukur pencapaian manfaat terhadap kasus bisnis.

Dua pendekatan utama pada fase siklus hidup yaitu berseri dan paralel. Perbedaan fundamental di antara keduanya adalah apakah persyaratan dan solusi dapat ditetapkan terlebih dahulu atau dapat berkembang sepanjang siklus hidup.

Dua faktor yang mempengaruhi apakah siklus hidup seri atau pararel akan digunakan.

Pertama, bila pencapaian tujuan dapat, atau harus dilakukan, secara khusus sebelum pekerjaan mulai mencapai tujuan, siklus hidup terutama bersifat. Di mana spesifikasi menjadi bagian dari pekerjaan yang menghasilkan siklus hidup yang akan diparalelkan.

Kedua, jika pekerjaan dapat secara penuh dikhususkan, ini dapat mengurangi durasi proyek atau program secara keseluruhan jika spesifikasi pekerjaan dan pencapaian tujuan berjalan paralel. Ini sering disebut ‘fast tracking’. Siklus hidup paralel memudahkan metode pencapaian tujuan seperti rekayasa teknik agilitas dan konkuren (terjadi bersamaan).

Pengembangan pekerjaan siklus hidup sesuai dengan siklus hidup P3. Ini menitikberatkan pada konteks pekerjaan yang secara teknis khusus dan metode pembentukannya, lebih jauh lagi bagaimana selurruh proyek, program, atau portofolio akan dikelola. Secara umum kutipan pengembangan siklus hidup mencakup waterfall dan ‘V’.

 

Proyek

Lingkup siklus hidup proyek terdiri atas berbagai bentuk sesuai dengan konteks. Beberapa proyek menjadi bagian dari suatu program dan hanya akan dititikberatkan pada hasil (output) pencapaian tujuan (siklus hidup proyek tradisional). Beberapa proyek diharapkan melakukan manajemen perubahan dan realisasi manfaat (penambahan siklus hidup proyek) secara bersama-sama. Ada sedikit aplikasi (misal seluruh biaya hidup) dapat mempertimbangkan siklus hidup produk secara penuh tetapi ini di luar lingkup Praxis.

Bila seorang kontraktor bekerja untuk seorang klien, kontraktor ‘proyek’ dapat mencakup pengembangan, serah terima (handover), dan pengakhiran (closure) yang terdiri atas identifikasi, definisi, dan realisasi manfaat.

Ciri siklus hidup proyek berseri diperlihatkan di bawah ini:

 

 

• Identifikasi – di dalam fase ini gagasan awal dikembangkan dan ringkasan proyek dibuat. Seorang sponsor ditunjuk dan jika memungkinkan seorang manajer proyek juga ditunjuk. Analisis yang memdai harus dilakukan sehingga pemangku kepentingan senior, yang dipimpin oleh sponsor proyek, dapat mengambil dua keputusan:
  • Apakah proyek sesuai dengan yang diinginkan, dicapai, dan layak?

  • Apakah investasi berharga pada fase definisi?

• Definisi – di dalam fase ini persyaratan dinilai dengan lebih terperinci dan solusi pilihan ditentukan. Rencana manajemen, rencana pencapaian tujuan, dan kasus bisnis dikembangkan dan harus disetujui oleh sponsor sebelum fase selanjutnya diproses.

• Pencapaian tujuan – fase ini dibagi lebih lanju dalam beberapa tahap. Pada akhir setiap tahap penyesuaian berlanjut hingga proyek dikaji.

• Serah terima dan pengakhiran – hasil proyek diserahterimakan dan diterima oleh sponsor, klien, atau pengguna sesuai keinginan.

• Realisasi manfaat – ketika melakukan penyesuaian, proyek dapat terdiri atas suatu fase realisasi manfaat. Ini biasanya dilakukan bila ada suatu hubungan yang tidakkompleks, yaitu hubungan satu per satu antara hasil (output) dan manfaat.

Siklus hidup produk secara penuh terdiri atas:

• Operasional – dukungan dan pemeliharaan berlanjut;

• Pengakhiran – pengakhiran pada akhir masa manfaat produk.

Dalam siklus hidup proyek paralel, sebagian besar fase tumpang tindih dan bisa jadi terdapat hasuk jerha yang diserahterimakan secara internal terutama serah terima proyek.

 

 

Karakteristik penting dari siklus hidup paralel adalah umpan balik di antara fase. Pencapaian tujuan pekerjaan ditetapkan sehingga memengaruhi penetapan selanjutnya. Dengan cara yang sama, pengalaman serah terima, realisasi manfaat, dan operasional dapat memiliki umpan balik dalam fase utama sehingga menjadi suatu rangkaian iterasi.

Selain diperlihatkan dalam siklus hidup paralel yang bersigat kronologis, ini dapat diilustrasikan sebagai suatu iterasi yang diulangi sesering mungkin sesuai yang diperlukan untuk mencapai tujuan hasil (output) setelah proyek diakhiri.

 

 

Gagasan pekerjaan iteratif dan paralel dilakukan dengan kesimpulan logis dengan metode agilitas yang secara umum digunakan dalam pengembangan sistem TI.

 

Program

Siklus hidup program dapat diperlihatkan di bawah ini:

 

 

• Identifikasi – visi dan garis besar kasus bisnis untuk program dibuat pada fase ini. Seorang sponsor ditunjuk untuk melaksanakan fase dan menyediakan suatu mekanismua untuk persetujuan. Manfaat yang diharapkan digarisbawahi dan ringkasan program dipersiapkan. Analisis yang cukup harus dilakukan sehingga pemangku kepentingan utama, yang dipimpin oleh sponsor program, dapat mengambil dua keputusan:

  • Apakah program sepertinya layak?

  • Apakah investasi sangat bernilai pada fase penetapan?

• Definisi – visi dikembangkan dalam suatu uraian terperinci dari akhir tahapan program, sering disebut cetak biru. Rencana manajemen, rencana pencapaian tujuan dan kasus bisnis dikembangkan sehingga sponsor dan pemangku kepentingan utama dapat mengambil keputusan apakah akan melanjutkan program.

• Pencapaian tujuan – fase ini biasanya dibagi menjadi kelompok proyek yang disebut satu bagian tertentu (tranches) yang masing-masing mencapai tujuan perubahan manfaat dalam hak mereka sendiri. Suatu kajian pada akhir setiap tranche menilai kelanjutan penyesuaian program.

• Realisasi manfaat – sebagai hasil yang dicapai oleh proyek, transformasi pekerjaan harus dilakukan sehingga metode pekerjaan baru dapat digabungkan dengan metode bisnis seperti biasa (business-as-usual). Manfaat diukur dan dibandingkan sehingga menjadi dasar (baseline) dalam kasus bisnis. Fase ini dibagi-bagi sehingga mencerminkan fakta bahwa manajemen perubahan perlu merealisasikan manfaat, tidak konstan, dan akan berfluktuasi di tingkatan tersebut.

• Pengakhiran (closure) – pengakhiran pada akhir proyek, pengakhiran anggaran, dan demobilisasi manajemen program, dan pencapaian tujuan tim.

Realisasi manfaat biasanya berlanjut setelah pengakhiran kontrak. Beberapa anggota tim program (biasanya sponsor program dan manajer perubahan bisnis) akan melanjutkan peran mereka untuk memastikan bahwa manfaat direalisasikan sebagaimana terjadi pada kasus bisnis.

Siklus hidup program yang melekat bersifat paralel. Walaupun fase penetapan menghasilkan rincian yang memadai untuk mengesahkan pencapaian hasil, setiap tranche dan proyek mengharuskan penetapan lebih terperinci. Sebagaimana setiap proyek mencapai tujuan hasil (output), realisasi manfaat akan berjalan seiring dengan fase pencapaian tujuan program.

 

Portofolio

Tidak seperti proyek dan program, portofolio memiliki awal dan akhir yang telah ditetapkan. Manajemen portofolio adalah suatu siklus berkelanjutan terhadap koordinasi proyek dan program. Inidapat terhambat oleh siklus perencanaan strategis yang mengkaji strategi dalam periode yang telah ditetapkan. Jika suatu organisasi memiliki siklus perencanaan strategis tiga tahun, maka siklus portofolio memiliki hambatan waktu yang sama.

 

 

Tujuan portofolio adalah mengoordinasikan proyek-proyek dan program-program.

• Inisiasi – Ini adalah salah satu fase yang menunjukkan poin di mana organisasi memutuskan untuk menetapkan suatu portofolio. Ini merupakan fase di mana infrastruktur dibuat sehingga memungkinkan siklus portofolio beroperasi.

• Siklus hidup portofolio secara melekat bersifat paralel. Pada setiap poin dalam penekanan waktu bisa menjadi satu fase atau yang lainnya, tetapi semua aspek akan dikerjakan secara serentak.

• Definisi – proyek, program, dan perubahan bisnis seperti biasa (business-as-usual) harus sesuai dengan tujuan portofolio yang diidentifikasi dan dievaluasi dalam suatu proses pemilihan yang memaksimalkan efektivitas dan efisiensi portofolio.

Dalam model proses Praxis, ada empat fase paralel yang dikombinasikan dengan proses manajemen portofolio.

• Kategorisasi – proyek dan progam dapat disusun dalam ‘sub-portofolio’ atau kelompok yang memiliki karakteristik tertentu, seperti penyelarasan dengan tujuan strategis tertentu.

• Pemrioritasan – prioritas dapat ditetapkan dengan tujuan strategis, pengembalian investasi, atau setiap metrik pilihan lainnya. Misal organisasi tidak memiliki sumber daya yang memadai untuk melakukan apa pun yang diinginkan, proses pemrioritasan menghasilkan dasar fase selanjutnya.

• Keseimbangan – portofolio harus diseimbangkan dalam terminologi risiko, penggunaan sumber daya, arus kas, dan dampaknya terhadap bisnis.

Manajemen portofolio bekerja sama dengan seluruh tata laku proyek dan program dalam organisasi sendiri. Tim manajemen portofolio bertanggung jawab tidak hanya atas koordinasi proyek dan program untuk mencapi tujuan strategis, tetapi juga atas peningkatan maturitas manajemen proyek, program, dan portofolio.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.