Algemeen
De doelen van dit proces zijn om:
- een project of programma af te sluiten dat alle producten heeft opgeleverd;
- een project of programma af te sluiten dat niet langer te rechtvaardigen is;
- beoordelen van het management van het werk en lessen eruit te trekken.
Merk op dat het eerste doel niet inhoudt dat de afsluiting plaatsvindt wanneer de doelstellingen zijn bereikt. Doelstellingen kunnen worden omschreven als producten, resultaten, of baten en deze worden allemaal op verschillende tijdstippen bereikt. De sluiting heeft voornamelijk betrekking op een tijdelijke organisatie die wordt ontbonden en de verantwoordelijkheid van haar doelstellingen overdraagt. Waar dat in de levenscyclus gebeurt, hangt af van de manier waarop het project of programma in eerste instantie is gevormd.
Zo is het realiseren van baten meestal iets dat wordt toevertrouwd aan de operationele onderdelen en waarvoor het niet nodig is dat de project- of programmaorganisatie in stand gehouden wordt. Een project of programma kan worden beëindigd wanneer het uiteindelijke product is geleverd, wanneer de wijziging die nodig is om de baten te realiseren, is voltooid of wanneer de baten die in de business case zijn opgenomen, zijn bereikt. Dit is een van de keuzes die eerder in de levenscyclus gemaakt zullen zijn.
De tweede reden voor afsluiting wordt ‘vroegtijdige afsluiting’ genoemd, omdat deze eerder plaatsvindt dan gepland. De voor de hand liggende overgang waarop dit zich voordoet is wanneer de business case wordt geactualiseerd en niet meer levensvatbaar, haalbaar of wenselijk blijkt. Dat wil niet zeggen dat het project of programma alleen bij een overgang kan worden afgesloten. Een voortdurende bewaking van de prestaties tijdens de opleveringsfase kan ernstige issues aan het licht brengen die niet op bevredigende wijze kunnen worden opgelost. Wanneer het issue wordt geëscaleerd naar de sponsor kan het besluit zijn om het project of programma voortijdig af te sluiten.
Klik op de componenten van het diagram voor meer detail
Voorbereiden afsluiting
Het beheerst afsluiten van een project of programma kan een uitgebreid proces zijn en dient vooraf gepland te worden. Het kan maar al te gemakkelijk zijn om de focus uitsluitend te richten op het bereiken van doelstellingen, dit ten koste van de manier waarop deze zullen worden overgedragen, hoe de organisatie zal worden ontbonden en hoe de administratieve losse eindjes zullen worden weggewerkt.
Het zit in de aard van de meeste project- en programmamanagers dat zij gemotiveerd zijn door de uitdaging van het nieuwe en het oplossen van problemen om doelstellingen te bereiken.
De volwassen organisatie moet erkennen dat afsluiting kan worden gezien als vervelend en saai; het is waarschijnlijk waar project- en programmamanagers de meeste steun nodig hebben.
Wanneer de afsluiting in zicht is, moeten inspanningen worden geleverd om de opleveringsdocumentatie bij te werken met het afsluitingsproces in gedachte. Zijn er specifieke risico's verbonden aan de afsluiting; hoe zullen stakeholders reageren en hoe moeten zij op de hoogte worden gehouden; welke contractuele kwesties moeten worden opgelost; hoe zal het afstoten van bezittingen worden gemanaged?
Terug naar diagram
Overdragen
Wie wat overdraagt en aan wie, hangt af van de context. Een aannemer kan producten overdragen aan een klant, een project kan overdragen aan een programma, een programma kan batenrealisatie overdragen aan operationele onderdelen. In het geval van een voortijdig afgesloten project of programma kan het zijn dat producten die gered kunnen worden, overgedragen worden aan een nieuw gevormd restproject of programma.
Overdracht kan praktische en juridische aspecten hebben. In de eerste plaats moet de ontvangende organisatie duidelijk zijn wat zij overneemt en zich ervan vergewissen dat alles wat wordt overgedragen is zoals beschreven en past voor het doel. Omgekeerd is het de verantwoordelijkheid van de leverende organisatie om alles in het werk te stellen wat nodig is voor een succesvolle overdracht.
Overdracht houdt vaak een juridische overdracht van eigendom in en dit brengt extra factoren in het spel, variërend van eigendom van een fysiek bezit tot overdracht van arbeidsovereenkomsten of andere juridische verantwoordelijkheden.
Het vastleggen en benutten van leerpunten voor individuele functies is een kenmerk van vaardigheidsniveau 3.
Het incorporeren van leerpunten in een gestructureerd kennismanagementsysteem is een eigenschap van vaardigheidsniveau 4.
De administratieve kant van de overdracht mag niet over het hoofd worden gezien. De project- of programmaorganisatie beschikt over registers van de kwaliteitscontrole en configuratiemanagement met betrekking tot de fysieke bezittingen die moeten worden overgedragen, evenals over de bezittingen zelf.
Het is niet altijd praktisch om te wachten tot alle opleveringen 100% gereed zijn alvorens de project- of programmaorganisatie over te dragen en te ontbinden. Soms worden de te leveren onderdelen overhandigd met nog een aantal vervolgacties te gaan. Een van de producten van deze activiteit is het vervolgactierapport, waarin alle resterende punten worden opgesomd.
Terug naar diagram
Review
De tweede activiteit in het identificatieproces is het ‘beoordelen van leerpunten’, wat de vraag oproept ‘waar komen deze leerpunten vandaan?’
Deze activiteit voert een formele beoordeling uit van de besturing en de oplevering van het project of programma. Een belangrijk gegeven is het leerpunten logboek, dat zal worden gebruikt om leerpunten te destilleren die opgenomen zullen worden in een projecteindrapport of programma eindrapport.
Terug naar diagram
Ontmantelen
Tijdens de mobilisatie wordt een project- of programma-infrastructuur opgebouwd met uiteenlopende resources zoals gebouwen, software en mensen. Ontmanteling is gewoon het tegenovergestelde van die activiteit.
Materiële bezittingen zoals gebouwen, installaties en machines kunnen zijn gekocht, gehuurd of geworven met een latere noodzaak om te verkopen, opnieuw in te zetten of te beëindigen. Personeel kan worden ingehuurd of in dienst worden genomen. Personeelsinhuur kan eenvoudig betekenen dat het de beëindiging van overeenkomsten vereist, maar voor het opnieuw inzetten van intern personeel is een grotere betrokkenheid van het project- of programmateam vereist.
Veel projecten en programma's worden afgesloten voordat alle baten in de business case zijn gerealiseerd. Dit betekent dat de project- en programmamanagers weliswaar zijn overgestapt naar nieuwe uitdagingen, maar dat de verandermanagers van het bedrijf nog werk moeten verrichten om de verandering in de operationele afdelingen te voltooien. In plaats van te rapporteren aan een project- of programmamanager, zullen de verandermanagers rechtstreeks rapporteren aan de sponsor totdat de verandering is voltooid.
De sponsor is de 'laatste in functie'. Wanneer de scope baten omvat, komt de rol van de sponsor formeel pas tot een einde wanneer de conclusie van een beoordeling van de baten is dat de business case is bereikt; zo goed mogelijk is bereikt of zonder verdere interventie zal worden bereikt.
Terug naar diagram
Projecten en programma’s
De beginselen van het afsluiten variëren niet naar gelang de complexiteit. Naarmate de complexiteit toeneemt, moet er gewoon meer worden gedaan om producten over te dragen, te ontbinden en contracten te beëindigen.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
