Umum
Manajemen persyaratan menetapkan keinginan dan kebutuhan para pemangku kepentingan, dan kemudian mengkaji ini untuk menghasilkan penetapan persyaratan garis dasar yang akan digunakan dalam pengembangan solusi dan manajemen manfaat. Tujuannya adalah untuk:
- memastikan bahwa semua pemangku kepentingan yang relevan memiliki peluang untuk mengungkapkan keinginan dan kebutuhan mereka;
- menyatukan berbagai persyaratan pemangku kepentingan untuk menghasilkan suatu penetapan tujuan tunggal yang layak;
- mencapai kesepakatan antar pemangku kepentingan dengan penetapan persyaratan garis dasar.
Ungkapan persyaratan yang jelas dan disetujui serta kriteria penerimaan mereka penting untuk keberhasilan setiap proyek, program, atau portofolio. Persyaratan bisa dinyatakan sebagai pencapaian tujuan fisik, manfaat bisnis, aspirasi, fungsi, atau kebutuhan teknis.
Langkah perencanaan menetapkan persyaratan teknik dan pendekatan yang akan digunakan bersama pemangku kepentingan untuk membatasi dan menyetujui persyaratan. Langkah awal ini akan sumber daya yang perlu dimobilisasi dan permulaan manajemen persyaratan.
Langkah perencanaan dan permukaan biasanya dihasilkan sebagai bagian dari prosedur manajemen lingkup secara menyeluruh yang bisa dipisahkan di mana persyaratannya kompleks atau secara khusus, luas.
Langkah khusus pertama dalam prosedur untuk membatasi semua jenis persyaratan. Kebanyakan persyaratan ini diturunkan oleh pemangku kepentingan internal dan eksternal (seperti klien dan pengguna) namun latar belakang persyaratan hukum atau peraturan mungkin juga harus dimasukkan.
Persyaratan harus dianalisis untuk memastikan bahwa persyaratan tersebut praktis, mudah dilakukan dan mendefinisikan ‘apa’ dan bukan ‘bagaimana’ persyaratan ini akan dicapai. Persyaratan khusus yang baik memiliki karakteristik
- unik: ini mengarah pada satu persyaratan inti;
- saat ini: ini berdasarkan pada waktu dan sesuai dengan kebutuhan bisnis;
- konsisten: ini tidak bertentangan dengan persyaratan lainnya;
- mampu dipahami: ini jelas dan tidak ambigu;
- bisa diverifikasi: kepatuhan desain produk terhadap persyaratan yang dapat diverifikasi melalui pemeriksaan, demonstrasi, atau pengujian;
- dapat dilacak: persyaratan dapat dilacak dari kebutuhan awal, melalui proses pengiriman hingga produk sudah dikirim;
- diprioritaskan: pentingnya pemahaman yang berkaitan dengan persyaratan lainnya.
Langkah selanjutnya dilakukan sesuai dengan konteks pekerjaan. Sebagai contoh, pendekatan perangkat lunak menggunakan siklus hidup paralel dan pendekatan tangkas yang membedakannya dengan penggunaan siklus hi dup berseri (serial); mengelola persyaratan untuk transformasi bisnis berbeda dengan konstruksi.
Membatasi persyaratan dapat dilakukan dengan sejumlah cara mulai wawancara personil, survei, dan workshop, kelompok fokus, pemodelan, dan simulasi.
Beberapa metodologi pengembangan, termasuk agile, dirancang sehingga dapat membatasi lebih lanjut dan peningkatan persyaratan asumsi yang tidak bisa dipastikan oleh pemangku kepentingan dari kebutuhkan mereka semula.
Menganalisis persyaratan termasuk mencari kesenjangan, tumpang tindih, atau perbedaan pemangku kepentingan yang berbeda yang telah memintanya. Ini membutuhkan pengembangan solusi tingkat tinggi, perencanaan, dan manajemen manfaat untuk mengapresiasi implikasi persyaratan. Hasilnya adalah pemahaman persyaratan dan cara mereka berkontribusi pada tujuan secara keseluruhan.
Langkah konsultasi utamanya mengenai penyediaan umpan balik ke para pemangku kepentingan dan menghasilkan kesepakatan. Hasil analisis dikomunikasikan melalui konsultasi individu atau workshop kelompok. Ini menyebabkan adanya perdebatan mengenai gagasan-gagasan secara fungsional dan alternatif.
Konsultansi hasilnya bisa jadi baik dengan persyaratan yang dianalisis lebih lanjut dan diambil alih. Hasil akhirnya adalah penetapan pilihan garis dasar untuk persyaratan fungsional. Ini dapat digunakan untuk menguji solusi alternatif selama pengembangan solusi.
Teknik yang sudah cukup mapan yang ada pada manajemen persyaratan, pengembangan solusi, dan beberapa aspek manajemen manfaat disebut manajemen nilai (value management). Sementara itu nilai merupakan terminologi subjektif dan pemahaman hal-hal yang berbeda terhadap orang-orang yang berbeda. Di lingkungan P3 ini berarti memaksimalkan nilai untuk uang (value for money) dan ditunjukkan dengan rasio:
Tujuan manajemen nilai bukan untuk memaksimalkan kepuasan persyaratan, dan juga bukan untuk meminimalkan penggunaan sumber daya, tetapi untuk menetapkan keseimbangan dan memaksimalkan kedua rasio tersebut.
Proyek, program, dan portofolio
Persyaratan proyek awal ditetapkan selama proses identifikasi dan harus dirinci untuk mengidentifikasi solusi yang memungkinkan dan menyelesaikannya secara singkat. Manajemen persyaratan dihasilkan secara rinci selama proses penetapan sesuai dengan pengembangan solusi agar dapat menyelesaikan penilaian investasi secara keseluruhan dan kasus bisnis.
Pada proyek kecil dengan tujuan langsung secara relatifdapat dilakukan oleh manajer proyek. Seiring persyaratan yang semakin kompleks, spesialis harus dilibatkan. Bahkan pada proyek kecil “kegagalan untuk memahami persyaratan pemangku kepentingan secara penuh” merupakan salah satu hal paling umum yang menyebabkan kegagalan proyek. Ini bukan suatu latihan yang dapat dilakukan seperti biasa.
Untuk proyek yang merupakan bagian dari suatu program atau yang diberikan oleh kontraktor kepada klien, persyaratan merupakan konsekuensi dari persyaratan program atau ringkasan dari klien. Mereka berhubungan dengan output, dan tergantung pada seberapa baik persyaratan dijelaskan, bisa jadi merupakan hasil pengurangan usaha yang dibutuhkan.
Bila penggunaan teknik agilitas diusulkan, prosedur manajemen persyaratan harus efisien dan dunamis. Ini harus menggunakan mekanisme pemrioritasan yang tepat, seperti MoSCoW, untuk memastikan bahwa persyaratan yang bernilai dan benar mencakup setiap paket pekerjaan.
Permasalahan awal untuk memecahkannya adalah apakah persyaratan diungkapkan sebagai output, outcome, atau manfaat. Ini mengatur apakah proyek termasuk dalam realisasi manfaat sebagai bagian dari siklus hidup yang diperluas (extended). Jika persyaratan memiliki manfaat yang banyak maka keterlibatannya lebih dari satu bidang perubahan bisnis dan berbagai output, pekerjaan terbaik diatur sebagai program lebih daripada suatu proyek.
Persyaratan program secara khusus dinyatakan sebagai kombinasi output dan manfaat. Ini memiliki hubungan yang kompleks yang dapat diuraikan dalam suatu peta manfaat.
Hubungan antara manajemen persyaratan dengan fungsi berikutnya dari pengembangan solusi dan manajemen manfaat bukan semata-mata berurutan. Ini terutama dalam proses identifikasi dan proses penetapan siklus hidup, persyaratan pemangku kepentingan membutuhkan beberapa kuantifikasi manfaat tingkat tinggi dan evaluasi solusi sebelum penetapan persyaratan garis dasar. Tim manajemen program bertanggung jawab atas manajemen persyaratan sebagaimana ini diterapkan pada manfaat program dan tim yang harus memutuskan seberapa besar tanggung jawab manajemen persyaratan atas output yang akan didelegasikan untuk tim proyek.
Pemisahan garis yang berguna antara program dan proyek bertujuan untuk menyatakan persyaratan fungsional yang dibutuhkan untuk output yang ada pada program. Ini oleh tim proyek digunakan untuk mengelola persyaratan teknis yang akan memberikan hasil yang diinginkan secara fungsional.
Jika menggunakan manajemen nilai, tim manajemen program harus menyeimbangkan nilai yang dibandingkan dengan proyek. Sebagai contoh, prioritasi ulang dan distribusi ulang sumber daya bisa menghasilkan nilai yang lebih besar dibandingkan dengan program, walaupun demikian ini terjadi untuk mengurangi nilai proyek tertentu.
Portofolio standar dijadikan proyek dan program dengan persyaratan independen. Persyaratan portofolio dititikberatkan pada penggunaan sumber daya yang efisien untuk organisasi itu sendiri dan peningkatan disiplin manajemen P3. Setelah persyaratan ditetapkan dalam proses awal portofolio, mereka akan menyisakan sesuatu yang konstan.
Persyaratan awal portofolio yang terstruktur akan dinyatakan dalam terminologi tujuan strategi organisasi. Ini merupakan gabungan persyaratan yang berdiri sendiri dan saling berhubungan. Prosedur manajemen persyaratan dalam portofolio terstruktur menilai tujuan strategis dan mengklarifikasinya dengan pengurus eksekutif.
Penilaian persyaratan dimulai selama proses awal portofolio. Tujuan yang saling berhubungan seharusnya diidentifikasi dan bisa dikumpulkan dalam program dengan tujuan yang independen yang dicapai melalui proyek. Kegiatan desain ini dikaji secara terus-menerus sebagai bagian dari prioritasi dan kegiatan menyeimbangkan dalam proses manajemen portofolio.
Kebanyakan persyaratan kegiatan manajemen didelegasikan kepada tim manajemen proyek dan program, tetapi tim manajemen program harus melakukan tiga fungsi kunci.
Pertama, mereka harus bertindak sebagai pembatas antara proyek dan program, dan di lain pihak pengurus eksekutif memiliki strategi lainnya. Atas nama pengurus eksekutif, tim manajemen portofolio harus memastikan bahwa persyaratan mereka diterjemahkan secara akurat ke dalam proyek dan program. Atas nama tim manajemen proyek dan program, mereka harus memastikan bahwa persyaratan strategis didefinisikan sama sehingga proyek dan program memiliki informasi yang cukup untuk mencapai tujuan output dan manfaat yang benar.
Kedua, mereka hars melakukan koordinasi proyek dan program untuk memastikan bahwa proses manajemen persyaratan bekerja secara harmonis. Bagian proses koordinasi portofolio ini bisa melibatkan tanggung jawab pusat ketika ada kesepakatan dengan pemangku kepentingan utama. Ini pada akhirnya akan melibatkan pemilihan persyaratan proyek dan program yang lebih rinci untuk memantau kesenjangan, tumpang tindih, dan konflik.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
