Garanzia

Aspetti generali

La garanzia è l'insieme delle attività sistematiche intese ad assicurare che gli obiettivi e i processi di gestione di un progetto, programma o portfolio siano adatti allo scopo.
Gli obiettivi della funzione di garanzia sono:

• Rivedere la pianificazione della gestione;
• Monitorare l'efficacia delle funzioni e dei processi;
• Infondere negli stakeholder la fiducia nel fatto che si stia gestendo il lavoro in modo efficace ed efficiente.

Gli obiettivi di prestazione della funzione di garanzia possono essere suddivisi in due semplici categorie: gli obiettivi del lavoro (prodotti, risultati e benefici) e i processi (di progetto, programma o portfolio) progettati per realizzare i primi.

Gli obiettivi di progetto o di programma  saranno di solito materia delle tecniche di controllo della qualità, che saranno definite negli opportuni piani di gestione. Il ruolo della garanzia è quello di verificare che i piani di gestione abbiano previsto gli standard appropriati e di controllare che i risultati del controllo di qualità siano stati eseguiti sulla base di questi.

Nei piani di gestione dovrebbero altresì essere stabiliti i processi e le procedure. La funzione di garanzia deve verificare che sussistano piani di gestione appropriati, che i processi e le procedure siano adatti allo scopo e che siano applicati da risorse dotate delle necessarie competenze.

La garanzia è una responsabilità dello sponsor del progetto, programma o portfolio. Chiunque esegua la garanzia deve essere indipendente dai team di gestione e di consegna, e riporta direttamente allo sponsor. Le risorse assegnate alla garanzia spesso proverranno da un'organizzazione di supporto dedicata o da un Project Management Office (PMO). È responsabilità dello sponsor utilizzare i risultati della garanzia per affrontare qualunque questione e infondere fiducia nel team di gestione.

L'esecuzione della garanzia è un indicatore chiave del livello di capabiliy maturity di un'organizzazione. Essa è riconosciuta come una funzione chiave per lo sviluppo della qualità del Project, Programme e Portfolio management, ma la sua applicazione non è esente da problemi.

Thamhain e Wilemon hanno identificato nelle 'procedure’ una delle principali fonti di conflitto per i progetti. Questa affermazione può essere interpretata in diversi modi, ma certo è che quando auditor indipendenti vanno a controllare il rispetto di determinate procedure, questo può essere fonte di preoccupazione per il team di gestione e può portare potenzialmente al conflitto.

Per questo, lo sponsor non dovrebbe solo assumere la responsabilità di assicurare che si realizzi la garanzia ma anche che questa dia visibilmente un contributo positivo. Ci sono vari modi per poter ottenere questo, per esempio:

• La garanzia dovrebbe essere basata sul rischio. Questo significa che si concentra sulle aree più rischiose di quanto oggetto della garanzia stessa. Se un progetto ha particolari criticità riguardo agli stakeholder o implementa una tecnologia altamente innovativa, allora la garanzia si dovrà concentrare su quelle specifiche aree senza passare inutilmente in rassegna le aree di gestione non problematiche. Se un programma viene gestito da un programme manager con poca esperienza, allora dovrà essere proprio questo un punto focale della garanzia basata sul rischio.

• La garanzia deve essere di aiuto e non solo eseguire il controllo. È più probabile che il conflitto sorga se le persone che eseguono la garanzia si limitano a controllare le procedure e se ne vanno. Il ruolo di garanzia dovrebbe fornire aiuto e consiglio, oltre ad effettuare verifiche. Le persone di questo ruolo si muovono da un progetto all'altro e da un programma all'altro.  Esse sono nella posizione perfetta per promuovere le buone pratiche e diffondere le lezioni apprese.

• La garanzia dovrebbe essere vista come un segno dell'impegno dell'organizzazione verso lo sviluppo della disciplina e della professione del Project, Programme e Portfolio management piuttosto che solo come un mezzo di controllo sulle persone.

L’approccio prescelto per eseguire la garanzia, le risorse necessarie per attuarla e le verifiche programmate sono tutti stabiliti nel piano di gestione della garanzia. Poiché è responsabilità dello sponsor assicurare l’implementazione della garanzia, questo piano deve essere preparato dallo stesso sponsor oppure delegato a qualcuno non coinvolto nella gestione del lavoro da sottoporre a garanzia. 

 

Progetti, programmi e portfolio

Per i progetti autonomi, è relativamente semplice definire cosa costituisce una garanzia ‘indipendente’ ma per i programmi è più complesso.

L’organizzazione del programma è spesso responsabile di fornire garanzia ai progetti che ne fanno parte. Per questo le persone che eseguono la garanzia dei progetti possono essere membri del team di gestione del programma.

Chiaramente, essi non possono poi avere la responsabilità di eseguire la garanzia del programma per la cui attività devono essere utilizzate risorse indipendenti.

In aggiunta a questa complessità, il programme manager spesso ricopre il ruolo di sponsor dei progetti che ne fanno parte e, in virtù di questa posizione, ha la responsabilità della garanzia del progetto, mentre deve rimanere indipendente dalla garanzia del programma.

Un’organizzazione più matura può riunire tutte le proprie risorse dedicate alla garanzia in un’organizzazione come un PMO che è indipendente da tutti i progetti e programmi – e potenzialmente da qualunque portfolio. Questo dipende completamente dalla natura dell’organizzazione, dalla dimensione e complessità dei suoi progetti, programmi e portfolio, dalla sua capability maturity ed anche dall’ambiente in cui si colloca.

Alcuni ambienti più complessi possono avere bisogno di molteplici team di garanzia. Per esempio, in un ambiente regolamentato, potrebbe esserci un team interno che si focalizza sulla gestione efficace ed efficiente ed un team esterno che si focalizza sulla conformità alle norme.

In questo tipo di ambienti ciascun team avrà le proprie procedure ed il proprio ambito concepiti per soddisfare i bisogni di un particolare gruppo di stakeholder. È possibile che il carico totale della garanzia diventi gravoso e impraticabile. In queste situazioni, lo sponsor deve far lavorare i vari team in maniera coordinata, condividendo le informazioni ove possibile ed assicurando la copertura di tutti gli aspetti. Questo approccio è noto come garanzia integrata.

Gli sponsor di portfolio sono spesso membri del consiglio di amministrazione dell’organizzazione. A questo livello la garanzia fornisce un collegamento fondamentale con la governance dell’organizzazione. Di solito, il comitato di controllo dell’organizzazione ha il compito generale di assicurare che il consiglio abbia la garanzia di cui ha bisogno. In un’organizzazione matura, ciò sta a significare che la garanzia dei progetti, programmi e portfolio scorre dentro l’organizzazione fino ad un organo responsabile della governance aziendale.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione