Scopemanagementplan

Scope is het bepalende kenmerk bij de keuze om werk als project of programma te managen. Hoe complexer de scope, hoe uitgebreider het scala aan managementplannen dat nodig is om te beschrijven hoe het zal worden gemanaged.

Een allesomvattend scopemanagementplan, zoals hier beschreven, werkt bij minder complexe scope. Naarmate de complexiteit toeneemt, kan het zijn dat voor sommige onderdelen van de scope een eigen managementplan nodig is, zoals een batenmanagementplan. Uiteindelijk kan het scopemanagementplan voor elk aspect van de scope vervangen worden door managementplannen.

In grote lijnen zal er een scopemanagementplan bestaan voor projecten, terwijl een programma aparte managementplannen zal hebben voor de verschillende onderdelen van scopemanagement. Uiteraard zijn er tussenliggende punten waar sprake is van een overkoepelend scopemanagementplan ondersteund door meer gedetailleerde managementplannen.

Beleid

• Inleiding

• In de inleiding wordt de achtergrond van het werk beschreven en wordt duidelijk gemaakt hoe de besturing van de scope wordt gedocumenteerd. Indien aspecten van scopemanagement uit dit document worden gehaald en worden uitgewerkt in eigen managementplannen, dan dienen deze hier te worden vermeld.

• Rollen en verantwoordelijkheden

• Op zijn eenvoudigst, zal één persoon (misschien de projectmanager) het management en technische aspecten van de scope kunnen uitvoeren. Op het meest complexe gebied zal er behoefte zijn aan specialisten in verschillende functies (bv. requirementsmanagement of configuratiemanagement) of specialisten in verschillende technische disciplines (bv. architecten, elektrotechnici, luchtvaartingenieurs enz.).

• In dit onderdeel kunnen de rollen en verantwoordelijkheden in detail worden beschreven of kan een overzicht worden gegeven met meer details in elk van de relevante 'procedure'-onderdelen van het plan.

• Informatiemanagement

• Hier kunnen de samenstelling en de vorm van de scopedocumenten worden gedefinieerd. Als alternatief kan dit onderdeel een overzicht bevatten van de documentatie over de scope met meer details in elk van de relevante ’procedure‘-onderdelen van het plan.

• Borging

• Hier worden de criteria voor succesvol scopemanagement beschreven die bij alle borgingsreviews worden gehanteerd. Indien nodig kunnen gedetailleerde criteria worden opgenomen in de ’procedure‘-onderdelen van het plan.

• Begroting

• De kosten van scopemanagement zijn voor een groot deel de kosten van het project of programma. In dit hoofdstuk zou niet moeten worden geprobeerd de hele begroting te behandelen, maar zou de aandacht moeten worden toegespitst op bepaalde specialistische gebieden. Er kan bijvoorbeeld een specifieke begroting zijn voor haalbaarheidsstudies of wijzigingen in de scope.

• Indien nodig kunnen gedetailleerde criteria worden opgenomen in de ‘procedure‘-onderdelen van het plan.

• Koppelingen

• Dit onderdeel is vooral van belang als het scopemanagementplan een overkoepelend document is voor meer gedetailleerde managementplannen zoals een batenmanagementplan of een configuratiemanagementplan.

• Het moet ook verwijzingen naar andere functies bevatten om aandachtsgebieden met een hoger risiconiveau of bijzonder invloedrijke stakeholders te benadrukken. Indien nodig kunnen gedetailleerde criteria worden opgenomen in de ’procedure‘-onderdelen van het plan.

Onderdeelprocedures

• De samenstelling en detaillering van dit deel van het plan is geheel afhankelijk van de omvang en complexiteit van de scope. Eén eenvoudige algemene procedure kan geschikt zijn of er kunnen een aantal meer gespecialiseerde procedures worden gedefinieerd.

• Requirementsmanagement

• De omvang van requirementsmanagement moet in overeenstemming zijn met de complexiteit van de scope van het werk en de betrokkenheid van de stakeholders.

• Oplossingsontwikkeling

• De procedure en de technieken voor de ontwikkeling van de oplossingen worden vastgesteld overeenkomstig de complexiteit van de vereiste producten.

• Batenmanagement

• Waarschijnlijk zal een scopemanagementplan alleen een onderdeel over baten bevatten als het aantal producten en baten klein is. Anders zal een volledig batenmanagementsplan worden gebruikt.

• Wijzigingsbeheer

• Veranderingen in de scope kunnen van grote invloed zijn op het succes van projecten en programma's. In dit onderdeel moeten duidelijke procedures worden vastgesteld, met inbegrip van gezagsniveaus, wijzigingsbegrotingen en beoordelingstechnieken. Ook moet worden beschreven hoe met de bijbehorende communicatie moet worden omgegaan.

• Configuratiemanagement

• Per definitie is het zo dat hoe complexer de scope van een project of programma, des te meer onderlinge verbanden er bestaan tussen producten, resultaten, baten en hun productonderdelen. Configuratiemanagement kan ook managementdocumentatie omvatten.

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands