Gestion des intervenants

Général

La gestion des intervenants permet de s'assurer que les intervenants participent de façon appropriée à tous les aspects du projet, du programme ou du portefeuille. Ses objectifs sont de :

• veiller à ce que les opinions et les attitudes de tous les intervenants soient comprises;
• d'influencer les intervenants à soutenir le travail aussi souvent que possible;
• maximiser l'impact des intervenants de soutien;
• minimiser l'impact des intervenants de non-soutien.

Les intervenants sont des individus ou des groupes qui s'intéressent au projet, au programme ou au portefeuille parce qu'ils sont impliqués dans le travail ou touchés par les résultats.

La plupart des projets, des programmes et des portefeuilles ont une variété d'intervenants avec des intérêts différents et parfois concurrents. Ces individus et ces groupes peuvent avoir une influence importante sur le succès ou l'échec du travail.

Travailler avec les intervenants est une composante essentielle de nombreuses procédures fonctionnelles. Par exemple, la gestion des exigences repose sur les désirs et les besoins des intervenants, et le contexte du risque (et donc la gestion du risque) repose sur la compréhension de la propension et de l'attitude des intervenants à l'égard du risque.

La procédure de gestion des intervenants comporte six étapes. Elle commence par l'étape de planification qui définit la portée et les objectifs de la gestion des intervenants et donne lieu au plan de gestion des intervenants. L'étape d'initiation est effectuée une fois le travail approuvé et les ressources nécessaires pour gérer les intervenants mobilisées.

 

 

L'identification des intervenants peut impliquer des entrevues, des remue-méninges, des listes de contrôle, des leçons apprises, etc. La compréhension des relations entre les intervenants et leurs différents domaines d'intérêt est habituellement obtenue grâce à la représentation des intervenants. Les types communs d'intervenants comprennent :

• le personnel, les entrepreneurs et les fournisseurs qui exécutent le travail;
• les individus et les groupes qui sont touchés par la création de réalisations ou de résultats;
• les propriétaires, clients ou bailleurs de fonds de l'organisation hôte;
• les organes statutaires, réglementaires et gouvernementaux.

Des plans plus détaillés des intervenants évaluent chaque intervenant en termes de leur intérêt pour le travail et l'influence sur la façon dont il est exécuté. Ceux qui ont la capacité d'influer directement sur les objectifs sont parfois identifiés comme étant les principaux intervenants.

Les questions typiques à considérer lors de l'évaluation de chaque intervenant sont :

• Comment seront-ils touchés par le travail?
• Seront-ils ouvertement pour, contre ou ambivalents à l'œuvre?
• Quelles sont leurs attentes et comment les gérer?
• Qui et/ou quelles sont les principales influences sur l'opinion des intervenants du projet?
• Qui serait la meilleure personne pour s'engager avec les intervenants?

Une fois les intervenants évalués, des plans peuvent être mis en place pour communiquer avec eux afin d'influer sur leur intérêt et leur influence. Les principes sur la façon dont les intervenants seront abordés sont décrits dans le plan de gestion des intervenants alors que les communications détaillées sont énoncées dans un plan de communication.

Les plans de communication avec les intervenants qui ont un haut niveau d'intérêt et d'influence seront différents de ceux qui ont peu d'intérêt et d'influence. De même, la communication avec les intervenants qui sont naturellement positifs au sujet du travail est différente que pour ceux qui sont négatifs.

La planification des communications permet d'identifier les personnes idéales pour s'engager avec chaque intervenant. Dans de nombreux cas, le gestionnaire P3 assume la tâche, mais il est également utile de faire appel à des pairs, des cadres supérieurs ou d'autres personnes qui peuvent être mieux placés. Le rôle du répondant implique souvent de s'engager auprès d'intervenants de haut niveau.

La gestion des intervenants devient plus complexe lorsque les opinions, les rôles ou les allégeances des intervenants changent tout au long du cycle de vie. Pour cette raison, les étapes de gestion des intervenants doivent être répétées tout au long du cycle de vie.

 

Projets, programmes et portefeuilles

Sur un petit projet, le gestionnaire de projet est probablement en mesure d'identifier qui sont tous les intervenants, peut-être avec l'aide du parrain. Une simple représentation des intervenants suffit et les activités de communication peuvent être incluses dans le plan du projet. La gestion des intervenants est une activité importante, même sur les plus petits projets. Le gestionnaire de projet peut faire une grande différence pour le succès éventuel du projet tout simplement en s'assurant qu'il comprend les intervenants et prend le temps de s'engager et de les influencer.

Dans les programmes et les grands projets, les plans des intervenants doivent être créés à différents niveaux et relèvent respectivement des gestionnaires de projet et du gestionnaire de programme. Les intervenants ne doivent apparaître que sur les plans où ils ont un intérêt ou une influence identifiables. Ceux qui s'intéressent à un projet doivent apparaître au niveau du projet. Ceux qui s'intéressent à des projets multiples ou à l'entreprise qui est affectée par les projets doivent également figurer sur la représentation au niveau du programme.

Lorsque les intervenants s'intéressent à plusieurs projets, le plan au niveau du programme doit clairement différencier leurs intérêts et leur influence dans chacun d'eux. Cela garantit que les intervenants apparaissent dans un seul plan de communication et évite le risque de messages contradictoires.

L'appui au programme conservera la documentation des intervenants et pourra inclure un spécialiste de la communication. Il assurera également la liaison, selon qu'il conviendra, soit avec les communications d'entreprise, soit avec une fonction de soutien du portefeuille, le cas échéant.

Dans un portefeuille structuré, l'équipe de gestion doit coordonner l'activité de gestion des intervenants de tous les projets, programmes et secteurs d'activité du portefeuille. Ils doivent également maintenir un plan de gestion des intervenants à l'échelle du portefeuille qui doit couvrir des aspects tels que :

• la politique globale de gestion des intervenants, y compris les principaux groupes d'intervenants et les interfaces;
• comment la politique de gestion des intervenants sera suivie;
• comment la gestion des intervenants au niveau des projets et des programmes sera coordonnée et appuyée;
• obtenir et faire connaître le soutien de la haute direction pour les processus et le contenu du portefeuille.

La gestion des intervenants peut être l'une des activités les plus difficiles au sein des portefeuilles structurés. La gestion du changement dans l'ensemble du portefeuille peut être compromise s'il existe des secteurs locaux d'une organisation avec un faible engagement des intervenants.

 

Merci à la SMaP pour la traduction.