Umum
Manajemen manfaat mendefinisikan manfaat, implementasi perubahan yang dibutuhkan. dan memastikan manfaat direalisasikan. Maksudnya adalah:
- mendefinisikan manfaat dan tidak bermanfaatnya pekerjaan yang diusulkan;
- menetapkan mekanisme pengukuran;
- mengimplementasikan setiap perubahan yang dibutuhkan agar manfaatnya terealisasi;
- mengukur peningkatan dan membandingkan pada kasus bisnis.
Realisasi manfaat adalah bagaimana agar setiap proyek, program, atau portofolio memiliki kekuatan (power). Definisi manfaat secara luas adalah menyederhanakan dampak perubahan yang positif. Jika setiap perubahan memiliki potensi dampak negatif, manajemen manfaat akan mengatasi manajemen yang tidak bermanfaat. Organisasi yang disiapkan untuk menerima bagian dari biaya perolehan manfaat positif merupakan dampak negatif perubahan.
Sebagian manfaat terlihat dan sebagian tidak. Contoh manfaat yang terlihat adalah ‘pengurangan biaya’ atau ‘ kreasi tugas. Contoh manfaat yang tidak terlihat adalah ‘peningkatan reputasi perusahaan’ atau ‘pengurangan risiko’.
Nilai manfaat merupakan masukan penting dalam penilaian investasi dalam hal bisnis. Kasus bisnis dihadapai sponsor, yaitu orang yang harus bertanggung jawab atas realisasi manfaat di bisnis.
Manfaat berasal dari outcomes manajemen perubahan. Tanggung jawab harian atas implementasi perubahan dan realisasai manfaat berada pada satu manajer perubahan bisnis atau lebih. Hubungan antara manajer proyek dengan program dan manajer perubahan bisnis sangat penting. Pelaksanaan output dan manajemen perubahan harus benar-benar dikoordinasikan.
Terdapat lima langkah dalam prosedur manajemen manfaat.
Perencanaan menjelaskan bagaimana manfaat akan dikelola. Ini menghasilkan kebijakan untuk beberapa aspek seperti pengukuran, peran dan tanggung jawab, prioritas, dan indikator kinerja (KPI). Jika pendekatan yang dimaksud untuk manajemen manfaat telah didefinisikan pada rencana manajemen dengan lingkup yang lebih luas, langkah perencanaan bisa sederhana termasuk mengkaji dan memutakhirkan bagian dokumen yang relevan.
Setelah diberi wewenang dari sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan, manajemen manfaat kemudian dimobilisasi sehingga dapat mulai bekerja. Ini adalah langkah permulaan.
Dalam situasi kompleks (misal, sebuah proyek melaksanakan manfaat tunggal), langkah permulaan dan perencanaan dapat dibentuk sebagai bagian dari suatu prosedur manajemen lingkup yang menyeluruh. Di dalam program, manajemen manfaat akan menyesuaikan rencana manajemen manfaat yang berdedikasi.
Manfaat tergantung pada penyerahan outputs dan pencapaian yang outcomes didapat. Hubungan di antara keduanya telah didefinisikan selama manajemen persyaratan menggunakan teknik seperti pemetaan manfaat. Setiap manfaat (dan nirmanfaat) perlu dikuantifikasi dan dinilai.
Sangat mudah menguraikan suatu manfaat seperti ‘peningkatan penjualan’ tetapi lebih mudah mengkuantifikasikannya secara akurat. Sejumlah penelitian menunjukkan kecenderungan untuk mengatasi taksiran lebih pada kuantitas dari manfaat yang akan berhasil dari awal perubahan. Langkah ini di dalam prosedur menggunakan teknik seperti workshop, pilot study, atau Delphi untuk menghitung kompensasi optimisme individual atau tekanan organisasi.
Nilai dapat dinyatakan dengan berbagai cara dan manfaat diarahkan pada ‘finansial’ atau ‘nirfinansial’. Jika sebagian besar kasus bisnis didasarkan pada beberapa bentuk penilaian investasi finansial, manfaat dinilai dengan terminologi finansial.
Bila ‘penambahan penjualan’pada suatu nilai finansial dapat disediakan secara langsung, akan sedikit sederhana menghitung nilai finansial dari ‘penambahan efisiensi’ dan sulit melakukannya dalam hal‘peningkatan kepuasan pelanggan’. Dalam suatu kasus bisnis yang dapat diterima, manfaat yang dapat dikuantifikasi akan melebihi biaya. Sangat berbahaya bila hanya mengandalkan pada ‘faktor perasaan yang bagus’ yang tidak dapat dilihat dan manfaat uang yang tidak dapat dikuantifikasi dalam kasus bisnis.
Langkah ini dilakukan dengan mengaplikasikan berbagai teknik untuk menaksir nilai manfaat finansial sehingga biaya realisasi finansial manfaat dapat dibandingkan.
Sangatpenting untuk menerapkan tingkat ketelitian yang sama saat mengkuantifikasi dan menilai nir-manfaat dengan langkah tersebut pada manfaat. Namun, dalam kasus bisnis, ini akan menimbulkan kesulitan.
Realisasi perencanaan meliputi memasukkan pengukuran garis dasar dan target yng disetujui. Pengukuran garis dasar mengidentifikasi kinerja operasional saat ini sehingga peningkatan dapat diukur. Manfaat rencana deliveri mengilustrasikan garis waktu (timeline) dan tonggak (milestone) hingga tercapai realisasi manfaat proyek, termasuk ketergantungan pada outputs proyek atau antara interaksi dengan manfaat proyek.
Pada banyak pedoman, manajemen manfaat terlihat sebagai suatu fungsi yang unik pada program. Praxis menyatakan bahwa proses realisasi manfaat dapat menjadi bagian dari siklus hidup proyek jika komplesitas ruang lingkup rendah, misal ketika suatu hasil memberikan satu manfaat.
Manfaat direalisasikan ketika sesuatu berubah. Ini melibatkan sikap dan perilaku perubahan permanen dan perubahan fisik. Kegagalan untuk menanamkan sikap dan perilaku baru menyebabkan hal ini menjadi praktik yang biasa terjadi dan berrisiko lebih besar pada realisasi manfaat dalam kasus bisnis. Tekanan yang kuat pada manajemen perubahan merupakan bagian penting dari tingkat realisasi.
Manajer perubahan bisnis perlu memastikan bahwa perubahan terjadi secara permanen dan merupakan realisasi silang dari manfaat tambahan. Sebagian besar manfaat hanya bisa direalisasikan setelah proyek atau program diselesaikan. Tindakan dan pemantauan jangka panjang untuk realisasi selanjutnya harus didokumentasikan sebagai bagian dari peralihan pada bisnis yang tidak biasa (business-as-usual).
Ketika mengimplementasikan perubahan, peluang baru untuk manfaat tambahan harus selalu dicari.
Proyek, program, dan portofolio
Mayoritas proyek terdiri dari adanya penyerahan suatu output, tetapi di mana hubungan angara output dan manfaat maka proyek sedikit kompleks, siklus hidup proyek bisa bersama-sama dengan proses realisasi manfaat.
Jika proyek dibatasi untuk memberikan suatu hasil, manajer proyek mungkin atau tidak mungkin diminta untuk terlibat dalam realisasi manfaat dengan berbagai cara.
Bila proyek bertujuan untuk memberikan suatu hasil kepada seorang klien sesuai kontrak, manajer proyek biasanya terlibat secara tidak resmi dalam realisasi manfaat.Namun, manajer proyek harus mengetahui kasus bisnis klien dan mungkin bisa menyarankan perbaikan nilai sepanjang sesuai aturann.
Bila proyek sedang memberikan suatu hasil sebagai bagian dari suatu program atau portofolio, manajer proyek harus benar-benar bekerja bersama anggota lainnya dari tim manajemen program dan manajer perubahan bisnis dalam keadaan tertentu.
Objektivitas bisa menjadi lebih kompleks dengan manfaat yang berlipat, outcomes dan outputs, serta pekerjaan secara jelas termasuk dalam kategori ‘program. Manajemen jaringan objektivitas yang kompleks ini merupakan tujuan utama dari manajemen program.
Pendefinisian aspek hal tersebut adalah hierarki kasus bisnis yang terjadi. Seluruh kasus bisnis program bisa diuraikan ke dalam kasus bisnis dalam porsi tertentu dan lebih lanjut dibagi menjadi kasus bisnis proyek individual. Sesuai dengan objektivitas, terdapat hubungan dengan cara-cara yang kompleks.
Pertalian manfaat pada kasus bisnis proyek individual dapat menjadi latihan yang sulit. Penghitungan ganda dari manfaat lintas program dapat terjadi, terutama ketika melibatkan persetujuan investasi. Ini harus dilakukan dengan pendekatan pragmatis dan diselesaikan melalui pemetaan manfaat dan konsultansi pemangku kepentingan. Bila ada penyesuaian, manfaat seharusnya dihubungkan dengan proyek khusus berdasarkan prinsip-prinsip kontribusi terbesar.
Pendekatan yang konsistem pada manajemen manfaat harus dipertahankan sesuai dengan program, terutama untuk konsistensi pengukuran. Tanpa hal ini, sulit untuk mengagregatkan manfaat sesuai dengan proyek berlipat dan menilai dampak kolektifnya pada kinerja bisnis.
Manfaat standar protofolio berkisar pada fakta sederhana untuk mengelola dan mengoordinasikan proyek dan program dengan cara yang konsisten dan lebih efisien.
Portofolio distrukturkan sehingga memiliki bagian objektivitas yang berasal dari objektivitas strategi. Ini dianggap wajar bila bermanfaat bagi organisasi. Untuk manajemen yang lebih efisien serta koordinasi proyek dan program lainnya, manfaat portofolio diberikan melalui komponen-komponen proyek dan programnya.
Peran portofolio adalah untuk meyakinkan bahwa manfaat kolektif ini sesuai dengan objektivitas strategi. Pemetaan strategi menggunakan prinsip-prinsip diagram pengaruh untuk memastikan bahwa keputusan investasi, dan lingkup masing-masing proyek dan program didorong oleh kontribusi manfaat untuk mencapai strategi bisnis, operasional, dan organisasi.
Hanya dengan program, portofolio dapat memastikan bahwa pendekatan pada manajemen manfaat telah sesuai, sehingga dapat memprioritaskan dan menyeimbangkan kegiatan dalam proses manajemen portofolio yang efektif. Portofolio yang didefinisikan secara luas, baik, dan fleksibel menghasilkan kebijakan manajemen manfaat sehingga dapat mengurangi pekerjaan yang dibutuhkan untuk mengembangkan rencana-rencana manajemen pada tingkat proyek dan program.
Portofolio dapat menilai terminologi data yang lebih panjang pada kinerja manajemen manfaat. Ini dapat digunakan untuk meningkatkan praktik manajemen manfaat dengan membagi dan mengaplikasikan pembelajaran secara ideal melalui sistem manajemen pengetahuan.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
