Kemampuan Maturitas

Umum

Kemampuan maturitas biasanya ditunjukkan sebagai suatu model kinerja organisasi yang dapat diukur dan ditingkatkan. Ini biasanya merujuk pada model kemampuan maturitas. Model ini menguraikan unsur-unsur penting dari proses yang efektif dan bekerja dengan dasar pikiran (premise) bahwa mutu sistem atau produksi sangat dipengaruhi oleh mutu proses yang digunakan untuk mengembangkannya.

Tujuan manajemen kemampuan maturitas adalah untuk:

• menilai kemampuan suatu organisasi dalam melaksanakan manajemen P3 secara efektif dan efisien;
• mengidentifikasi bagaimana organisasi dapat meningkatkan manajemen P3-nya;
• memperbaiki manajemen P3 dengan suatu standar independen.

Ide model maturitas kemampuan yang menguraikan efektivitas penambahan organisasi dalam tahapan berurutan dipopulerkan oleh Software Engineering Institute (SEI) di Carnegie Mellon University di AS.

Ketika SEI Capability Maturity Model pertama kali dipublikasikan pada tahun 1993, konsep ini telah dicetak ulang di banyak bidang bisnis, termasuk manajemen proyek, program, dan portofolio. 

Versi saa model SEI adalah CMMI® (Capability Maturity Model ® Integration). Ini mengidentifikasi dua skala, satu untuk kemampuan dan satu untuk maturitas. Kemampuan menunjukkan bidang proses individu yang memperlihatkan proses maturitas terintegrasi menyeluruh.

Skala kemampuan bergerak dari tingkat 0 hingga tingkat 3:

• Tingkat 0 – Tidak lengkap: fungsi tidak terbentuk atau terbentuk sebagian. Tujuan fungsi tidak tercapai.

• Tingkat 1 – Terbentuk: fungsi terbentuk dan tujuan dicapai sebagian namun prosedur dan aplikas tidak konsisten.

• Tingkat 2 – Terkelola: fungsi dikelola sesuai dengan kebijakan. Ini dibentuk oleh orang-orang yang kompeten dengan sumber daya yang sesuai untuk menghasilkan outputs yang terkendali. Fungsi ketaatan dipantau dalam uraian ini.

• Tingkat 3 – Terdefinisi: fungsi secara konsisten dikelola menggunakan versi pendekatan standar organisasi yang disesuaikan. Pelajaran dapat dipetik dan berkontribusi pada pengetahuan organisasi.

Skala maturitas mengidentifikasi tahapan dalam pengembangan organisasi sejak tahap awal usaha mengelola proyek, program, dan portofolio, hingga satu titik di mana sebagian besar keberhasilan inisiatif dan organisasi memiliki kemampuan untuk meningkat secaraterus-menerus.

• Tingkat 1 – Inisial: proses bersifat ad hoc dan kadang-kadang menimbulkan kekacauan. Organisasi tidak menyediakan lingkungan yang stabil untuk mendukung kemampuan fungsional dan keberhasilan tergantung pada usaha individu dan memiliki sifat yang heroik.

• Tingkat 1 maturitas organisasi memberikan objektivitas proyek, program, atau portofolio tetapi sering melebihi anggaran dan jadwal. Mereka mempunyai kecenderungan untuk lebih berkomitmen, mengabaikan proses mereka pada waktu krisis dan tidak mampu mencetak ulang keberhasilan mereka.

• Tingkat 2 – Terkelola: fungsi-fungsi yang relevan dikelola sehingga memampukan tingkat 2. Seluruh siklus hidup berdasarkan proses yang meyakinkan sehingga prosedur fungsional diatur selama terjadi tekanan dan tingkat kemajuan terlihat sehingga dapat dikelola pada titik terdefenisi.

• Tingkat 3 – Terdefinisi: fungsi-fungsi yang relevan dikelola sehingga memampukan tingkat 3. Proyek, program, atau portofolio menyesuaikan prosedur fungsional dan menghasilkan fungsi-fungsi tersebut dengan sesuatu yang terdefinisi secara terpusat tetapi disesuaikan membentuk siklus hidup sesuai proses. Organisasi meningkatkan proses dan prosedur.

• Tingkat 4 – Terkelola secara kuantitatif: Metode ukur (metric) kinerja diperoleh dan digunakan untuk mengendalikan kinerja di masa mendatang. Mutu dan kinerja dipahami di dalam terminologi statistik.

• Tingkat 5 – Optimis: peningkatan proses yang berlanjut dimampukan oleh umpan balik kuantitatif dari proses dan dari ide inovatif percontohan dan teknologi.

Ada dua skala yang saling berimpit sebagaimana diperlihatkan di bawah ini:

 

 

Aspirasi kebanyakan organisasi adalah untuk mencapai maturitas tingkat 3 yang menunjukkan ‘organisasi yang efektif’. Pengembalian investasi (RoI) untuk mencapai tingkat 3 disediakan oleh suatu pengurangan waktu dan biaya yang berlebih dari rencana (cost over-runs), perkiraan yang lebih besar di dalam pencapaian objektivitas dan lebih sulit (dan sedikit berisiko) mendeliver lingkungan.

Pendekatan Praxis untuk maturitas sama dengan pendekatan ISO9000 mengenaimutu. Definisi di dalam suatu organisasi adalah meminta lingkup maturitas kemampuan dan bukan pembandingan dan peningkatan.

Tingkat 4 dan 5 dititikberatkan pada sesuatu yang lebih efisien, misal manfaat pencapaian tingkat 3 dipertahankan namun usaha lebih kecil dicurahkan pada pemeliharaan.

Maturitas sangat peka terhadap konteks proyek, program, dan portofolio. Ini tidak diperlukan untuk mencapai kemampuan atau maturitas di dalam fungsi atau proses yang dijalankan oleh organisasi secara normal.

Setiap tingkat maturitas yang ada menunjukkan tingkat kinerja dalam bidang tersebut sesuai dengan konteks organisasi.

 

Proyek, program, dan portofolio

Proyek adalah blok bangunan dasar dari program dan portofolio. Ini tidak sama bahwa suatu organisasi dapat mulai membangun pendekatan yang mature (matang) untuk mengirimkan program tanpa harus menetapkan terlebih dahulu cara yang konsisten dalam mengelola proyek.

Secara ideal, program dimulai dalam suatu lingkungan organisasi di mana manajemen proyek sangat siap ditetapkan dan konsisten. Dengan demikian, sangat lazim bagi suatu organisasi untuk mengelola proyek dalam satu masalah yang tidak konsisten dan kemudian mengumpulkannya bersama-sama dalam program.

Pada contoh ini, tim manajemen program memiliki peluang untuk mengembangkan mekanisme tata laku yang baik dengan pendekatan program untuk proyek-proyek komponen (jika ini belum siap dilaksanakan pada tingkat portofolio). Dengan cara ini, program tidak hanya dapat mengirimkan perubahan dan manfaat organisasi yang terdefinisi, tetapi juga bertindak sebagai suatu katalis untuk meningkatkan maturitas manajemen proyek yang mengarah pada maturitas manajemen program.

Suatu portofolio organisasi yang sedang melakukan kontrak terdiri atas proyek dan/atau program yang dilakukan atas nama klien. Portofolio ini didorong oleh kemampuan untuk memenangkan kontrak lebih, alih-alih melakukan perubahan internal yang strategis. Jenis portofolio standar ini hanya bisa mencapai tingkat 3 maturitas.

Dalam portofolio, standar penekanannya adalah pada  pengembangan maturitas proyek dan program melalui metode dan fungsi yang terstandarisasi. Ini kadang-kadang disebut ‘manajemen proyek’. Pendekatan ini dapat mencapai tingkat maturitas 3, misal, seluruh portofolio proyek dan program dikelola untuk mencapai tingkat yang lebih tingi daripada maturitas manajemen proyek atau program.

Kemajuan ke tingkat 5 maturitas mengharuskan aplikasi proses manajemen portofolio yang terdefinisi selain mencapai tingkat maturitas yang sesuai untuk proyek dan program komponen.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.