Finanziamento

Aspetti generali

Il finanziamento è il mezzo attraverso il quale il denaro necessario per intraprendere un progetto, programma o portfolio viene ottenuto e reso disponibile per eseguire il lavoro. Gli obiettivi propri di questa funzione sono:

• determinare il modo migliore di finanziare il lavoro;
• ottenere la certezza dell’impegno da parte dei detentori dei fondi;
• gestire la distribuzione dei fondi durante il ciclo di vita.

I passi tipici della procedura di finanziamento sono:

 

Il primo passo della procedura è quello di identificare le possibili fonti di finanziamento. Queste potrebbero provenire dall’interno o dall’esterno o essere una combinazione di entrambe. La dimensione del finanziamento può essere tanto semplice quanto l’allocazione dei fondi provenienti da un singolo budget di dipartimento o tanto complessa quanto il finanziamento internazionale di una joint venture. In alcuni casi ci si può aspettare che il lavoro si autofinanzi, con i ricavi generati dalle prime fasi del lavoro che vanno a costituire i fondi per la consegna delle fasi successive.

Si ha finanziamento interno quando i costi del lavoro sono finanziati attraverso le risorse che l’organizzazione sede possiede nel budget  delle attività ricorrenti e in quello degli investimenti. È improbabile che si debbano negoziare termini per il finanziamento interno ma se ne potranno applicare e registrare le condizioni nel piano di gestione finanziaria.

Nel caso in cui il finanziamento sia messo a disposizione da un’entità esterna come una banca o da parte degli azionisti, dovranno esserne negoziati i termini e le condizioni. Questo può includere i tassi di interesse, gli addebiti e le procedure per la distribuzione dei fondi. Accordi di finanziamento complessi possono comportare la necessità per il team di gestione di ricorrere all’ausilio di competenze specialistiche.

Nel corso del ciclo di vita, quando i piani sono definiti in sempre maggiore dettaglio con crescenti livelli di sicurezza, i fondi saranno pienamente impegnati e sarà data l’approvazione a cominciare il lavoro. L’amministrazione dei fondi implica pertanto:

• inizialmente: impegnare i fondi per il processo di identificazione e accantonare i fondi per il processo di definizione;

• alla fine del processo di identificazione: impegnare i fondi per il processo di definizione e accantonarli per il processo di consegna;

• alla fine del processo di definizione: impegnare i fondi per la consegna, o quanto meno per la prima fase o tranche del lavoro;

• al momento di ciascuna revisione: i fondi per la fase o tranche successiva dipenderanno dalla fattibilità del business case.

Sia che siano interni o esterni,  destinatari o meno dei benefici, i finanziatori devono essere trattati come stakeholder chiave e gestiti di conseguenza.

 

Progetti, programmi e portfolio

I progetti più piccoli operano tendenzialmente all’interno dei confini di un dipartimento. Essi possono essere finanziati da un singolo budget operativo di dipartimento e potrebbe tranquillamente darsi che lo sponsor di progetto sia il responsabile della funzione cui quel budget fa capo. Quando i progetti diventano più grandi, superano i confini delle singole funzioni e fanno ricorso a molteplici budget. Lo sponsor di progetto è quindi più probabilmente qualcuno che ha un ruolo imparziale e gradito ai detentori dei vari budget. Può essere costituito un comitato di progetto per dare rappresentanza ai finanziatori chiave. La gestione dell’organizzazione terrà conto di questi fattori al momento della progettazione della struttura organizzativa.

Nelle situazioni in cui un appaltatore realizza un progetto per conto di un cliente, il finanziamento dell’appaltatore proviene dal cliente (che ben può avere le proprie fonti esterne da gestire). I pagamenti da parte del cliente a favore dell’appaltatore saranno di solito basati su valutazioni economiche del lavoro fatto in momenti concordati, che possono essere sia milestone chiave che periodi costanti. L’appaltatore spesso avrà bisogno di prefinanziamenti per far fronte al ritardo di tempo fra il momento in cui deve pagare i propri conti e quello in cui riceve i fondi sulla base delle valutazioni economiche.

In alcuni paesi, ci sono accordi di finanziamento che sono stati introdotti dal governo per costituire delle partnership con il settore privato riguardo ad importanti progetti infrastrutturali. Molti di questi sono soprattutto strumenti di approvvigionamento, progettati per sfruttare la gestione, l’esperienza e le risorse del settore privato nella realizzazione di servizi pubblici, riducendo l’impatto sull’indebitamento del settore pubblico.  Altri sono strutture proprietarie nelle quali il governo mantiene la quota di partecipazione all’asset. 

Gli accordi di costruzione, proprietà, operatività, trasferimento (build, own, operate, transfer - BOOT) possono essere applicati ad una iniziativa del settore privato oltre che a una del settore pubblico-privato. In un progetto BOOT viene data ad una organizzazione, da parte dell’organizzazione committente, un’autorizzazione a finanziare, costruire, mettere in funzione ed eventualmente trasferire una struttura.

È molto probabile che i programmi coinvolgano molteplici budget interni. Anche nel caso in cui un programma strategico sia finanziato da risorse centralizzate dell’azienda, ci sarà un’attività di gestione del cambiamento delle attività ordinarie che viene di solito finanziata dalle funzioni dipartimentali interessate. 

Quando ha ottenuto la certezza della disponibilità del finanziamento per il programma, il team di gestione del programma è responsabile della distribuzione dei fondi ai progetti che ne fanno parte. I membri di tale team devono sempre essere consapevoli che sono loro che realmente finanziano la realizzazione dei benefici, i progetti sono semplicemente il mezzo per creare i prodotti che consentono la realizzazione dei benefici. Tenendo l’attenzione sul business case complessivo i fondi saranno allocati e riallocati a seconda dei benefici che generano. Questo può comportare lo spostamento dei fondi da un progetto ad un altro, la rideterminazione dell’ambito dei progetti o addirittura la loro cancellazione al fine di utilizzare i fondi in maniera più efficace.

I portfolio standard sono spesso costituiti da progetti realizzati per i clienti. La maggior parte del budget di portfolio non è altro che l’aggregazione dei vari budget di progetto. Tuttavia, gestire i progetti dei clienti come un portfolio può fornire l’opportunità di utilizzare il flusso di cassa di alcuni progetti per prefinanziarne altri, evitando così la necessità di finanziamenti esterni maggiormente dispendiosi.

Un portfolio strategico viene finanziato come parte del ciclo di pianificazione di business. In linea ideale, gli obiettivi del portfolio saranno realizzati all’interno dello stesso arco temporale. In caso contrario, il portfolio corre il rischio di vedersi cambiare il proprio finanziamento nel ciclo di pianificazione di business successivo e con esso la prosecuzione del finanziamento dei progetti e dei programmi.

La prioritizzazione e il bilanciamento dei progetti e dei programmi all’interno di un portfolio strategico dipenderà in larga misura da come questo è finanziato. Per esempio, ci possono essere livelli di incertezza riguardo alla futura disponibilità del finanziamento. I fondi per i quali si è ottenuta la certezza della disponibilità a lungo termine dovrebbero essere utilizzati per i programmi più lunghi e ad alta priorità, mentre i fondi a breve termine dovrebbero essere associati ai progetti a breve termine o ai programmi più piccoli.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione