In sommige contexten zullen niet alle aspecten van dit plan relevant zijn. In andere contexten kan het nodig zijn om dit uit te breiden tot meerdere managementplannen.
Projecten die deel uitmaken van een programma hoeven mogelijk geen investeringsbegroting uit te voeren of financiering vast te stellen. Bij grote infrastructuurprogramma's kan het nodig zijn een afzonderlijk managementplan voor de bekostiging te ontwikkelen, los van het managementplan voor financieel beheer.
Beleid
- Inleiding
-
In de inleiding wordt de achtergrond van de werkzaamheden beschreven en wordt duidelijk gemaakt hoe dit document zich verhoudt tot andere relevante documenten, zoals een scopemanagementplan of het beleid van de organisatie, het bovenliggende programma of portfolio.
- Rollen en verantwoordelijkheden
-
De toewijzing van verantwoordelijkheid voor financieel management kan variëren van de projectmanager in kleinere projecten tot een toegewijd team van specialisten in een groot programma of portfolio. In dit onderdeel van het managementplan moet duidelijk worden beschreven welke rollen welke verantwoordelijkheden hebben voor het financieel management.
-
Het zal ook wegen van escalatie en communicatie binnen de P3-organisatiestructuur tonen.
- Informatiemanagement
-
De samenstelling en vorm van financiële rapportages zoals kasstromen, financieringsschema's of managementrekeningen worden beschreven.
- Borging
-
De criteria voor een succesvol financieel management die in alle borgingsreviews zullen worden gehanteerd, zullen worden beschreven.
- Begroting
-
Elke uitgave die toe te rekenen is aan financieel management moeten hier beschreven zijn, zoals centraal ter beschikking gestelde boekhoudkundige resources of specialistische software.
- Koppelingen
-
Alle aspecten van het werk heeft financiering nodig. Koppelingen zullen laten zien hoe de kosten voor de verschillende aspecten van het werk worden geaggregeerd.
Procedure
- Kostenraming
-
Het schatten kan op verschillende manieren worden uitgevoerd, afhankelijk van de context van het werk en de voortgang van de levenscyclus. De methode voor het ramen van de kosten, de informatiebronnen en de te gebruiken technieken moeten alle worden gedefinieerd.
- Investeringsbeoordeling
-
Beoordelingstechnieken voor investeringen variëren, evenals de parameters die kunnen worden toegepast. Naarmate een project of programma groter wordt, kan het voorkomen dat in meerdere stadia investeringsbeoordeling wordt toegepast. Het is belangrijk dat de aanpak consistent en goed gedefinieerd is.
- Financiering vaststellen
-
Het kan zijn dat de financiering plaatsvindt voordat de managementplannen worden ontwikkeld. Bij grotere projecten of programma's kan het ook voorkomen dat de verkrijging van financiering over de gehele levenscyclus wordt gespreid. Als dat het geval is, moeten in dit onderdeel de procedures hiervoor worden beschreven.
- Ontwikkelen begroting
-
In dit onderdeel moet worden beschreven hoe de begroting moet worden uitgevoerd en hoe zij moet worden gehandhaafd naarmate de voortgang wordt geregistreerd. De aanpak in verband met reserves voor onvoorziene uitgaven en managementreserves moet hier worden beschreven.
- Financieel beheer
-
Alleen de grootste projecten of programma's zullen onafhankelijk zijn van de boekhoudsystemen van bedrijven. Financiële informatie moet vaak worden ontleend aan bedrijfssystemen die meer zijn afgestemd op de procedures voor operationele onderdelen dan project- of programmawerkzaamheden. Dit onderdeel zal uitleggen hoe deze situatie moet worden gemanaged.
-
Het zal ook bevoegdheidsniveaus bevatten voor het goedkeuren van uitgaven en toleranties die op financiële plannen moeten worden toegepast.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
