Managementplannen

Voor een portfolio worden in het initiatieproces besturingsdocumenten aangemaakt. In projecten en programma's worden ze voorbereid in het definitieproces.

De documentbeschrijvingen in dit onderdeel zijn generiek en moeten worden aangepast aan de context.

Wanneer bijvoorbeeld wordt verwezen naar informatie op programma- en op portfolioniveau, kan het zijn dat deze niet geschikt zijn voor een project.

Scope en opleverdocumenten van hoog niveau worden in het identificatieproces opgesteld, d.w.z. de eerste fase van de project- of programmalevenscyclus.

Aangezien richtlijnen voor de vorm en het gebruik van deze documenten zijn opgenomen in de besturingsdocumenten kan het vreemd lijken dat deze blijkbaar pas worden opgesteld na deze eerste inhoudelijke en managementdocumenten.

In een meer volwassen organisatie zullen besturingsdocumenten bestaan in de vorm van een standaardformulier die klaar is om aan verschillende contexten te worden aangepast. De standaard besturingsdocumenten zullen gebruikt worden door competente leden van het identificatieteam om hun documentatie te begeleiden tijdens het identificatie proces. Bij de vaststelling worden de standaard besturingsdocumenten afgestemd op de context van elk project en programma, zodat zij als leidraad kunnen dienen voor de gedetailleerde inhoudelijke en managementdocumenten die daarna worden opgesteld.

In deze documenten wordt uiteengezet hoe een functie zal worden gemanaged. De twee belangrijkste onderdelen hebben betrekking op het beleid en de procedure van de functie, waarbij de details worden aangepast aan de context van het werk. Dit staat los van een opleveringsplan, waarin in detail wordt uitgelegd hoe een bepaald stuk werk zal worden opgeleverd.

Het beleid omvat onderdelen over rollen en verantwoordelijkheden, informatiemanagement, borging, begroting en koppelingen met andere functies.

De procedure begint met het definiëren van de stappen die moeten worden gebruikt om de functie uit te voeren, gevolgd door gedetailleerde aanbevelingen over de instrumenten en technieken die in elke stap moeten worden gebruikt.

Managementplannen worden opgesteld in overeenstemming met de behoeften van het werk. Indien van toepassing kunnen functies in één plan worden samengevoegd of kan een functie worden onderverdeeld.

Het gevaar bestaat dat het opstellen van de volgende lijst van managementplannen zeer bureaucratisch en tijdrovend blijkt te zijn. Het principe is simpelweg dat er veel functies zijn die gemanaged moeten worden en het is belangrijk om na te denken over hoe dat zal gebeuren. De omvang en de gedetailleerdheid van de managementplannen moeten in overeenstemming zijn met de complexiteit van het werk.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands

SHARE THIS PAGE
No history has been recorded.

Managementplannen

Terug naar boven