Bei einem Portfolio werden die Governance-Dokumente im Rahmen des Initiierungsprozesses erstellt. Bei Projekten und Programmen werden sie im Rahmen des Definitionsprozesses erstellt.
Die Beschreibungen der Dokumente in diesem Abschnitt sind allgemein gehalten und müssen auf den jeweiligen Kontext zugeschnitten werden.
Wenn beispielsweise auf Informationen auf Programm- und Portfolioebene verwiesen wird, sind diese für ein Projekt möglicherweise nicht geeignet.
Umfangs- und Lieferdokumente auf hoher Ebene werden im Identifizierungsprozess erstellt, d. h. in der ersten Phase des Projekt- oder Programmlebenszyklus.
Da die Leitlinien für das Format und die Verwendung dieser Dokumente in den Governance-Dokumenten festgelegt sind, mag es seltsam erscheinen, dass die Governance-Dokumente offenbar erst nach diesen ersten Inhalts- und Verwaltungsdokumenten erstellt werden.
In einer ausgereifteren Organisation liegen die Governance-Dokumente in einer Standardform vor, die an verschiedene Kontexte angepasst werden kann. Die Standard-Governance-Dokumente werden von den kompetenten Mitgliedern des Ermittlungsteams als Leitfaden für ihre Dokumentation während des Ermittlungsprozesses verwendet. Während der Definition werden die Standard-Governance-Dokumente auf den Kontext der einzelnen Projekte und Programme zugeschnitten und bieten so eine Anleitung für die detaillierten Management- und Inhaltsdokumente.
In diesen Dokumenten wird dargelegt, wie eine Funktion verwaltet wird. Die beiden Hauptabschnitte behandeln die Politik und das Verfahren der Funktion, wobei die Einzelheiten an den Kontext der Arbeit angepasst werden. Dies unterscheidet sich von einem Ausführungsplan, der im Detail erläutert, wie ein bestimmtes Stück Arbeit durchgeführt wird.
Die Strategie umfasst Abschnitte über Aufgaben und Zuständigkeiten, Informationsmanagement, Qualitätssicherung, Budget und Schnittstellen zu anderen Funktionen.
Das Verfahren beginnt mit der Definition der Schritte, die bei der Ausführung der Funktion verwendet werden sollen, gefolgt von detaillierten Empfehlungen zu den Werkzeugen und Techniken, die bei jedem Schritt verwendet werden sollen.
Managementpläne werden je nach den Erfordernissen der Arbeit erstellt. Gegebenenfalls können Funktionen in einem Plan zusammengeführt oder eine Funktion unterteilt werden.
Es besteht die Gefahr, dass die folgende Liste von Managementplänen sehr bürokratisch und zeitaufwendig erscheint. Das Prinzip ist einfach, dass es viele Funktionen gibt, die verwaltet werden müssen, und es ist wichtig, darüber nachzudenken, wie dies geschehen soll. Umfang und Detailliertheit der Managementpläne sollten mit der Komplexität der Arbeit im Einklang stehen.
