Geral
A gestão de requisitos estabelece os desejos e necessidades das partes interessadas, e depois os revisa para criar um conjunto de requisitos básicos para o desenvolvimento de soluções e a gestão de benefícios. Seus objetivos são:
- garantir que todos as partes interessadas relevantes tenham a oportunidade de expressar seus desejos e necessidades;
- conciliar os requisitos de múltiplas partes para criar um único conjunto viável de objetivos;
- alcançar o consenso das partes interessadas sobre um conjunto básico de requisitos.
Uma expressão clara e acordada dos requisitos e seus critérios de aceitação é essencial para o sucesso de qualquer projeto, programa ou portfólio. Os requisitos podem ser expressos como entregáveis físicos, benefícios para s negócios, aspirações, funções ou necessidades técnicas.
A etapa de planejamento definirá as técnicas e abordagens que serão utilizadas para trabalhar com as partes interessadas para captar e acordar os requisitos. A etapa inicial garantirá a mobilização dos recursos necessários e a gestão dos requisitos poderá ser iniciada.
As etapas de planejamento e iniciação são geralmente realizadas como parte da gestão do escopo, mas podem ser separadas quando as exigências são particularmente complexas ou extensas.
O primeiro passo específico do procedimento é capturar todos os tipos de requisitos. A maioria será gerada por partes interessadas internas e externas (tais como clientes e usuários), mas também pode haver um histórico de exigências legais ou regulamentares que também devem ser incluídas.
Os requisitos devem ser analisados para garantir que sejam práticos, realizáveis e definir "o que" é necessário, em vez de "como" será alcançado. Um requisito bem especificado tem as seguintes características:
- único: atende apenas a uma exigência essencial;
- atual: está atualizado e é relevante para a necessidade do negócio;
- consistente: não entra em conflito com outros requisitos;
- compreensível: é claro e sem ambiguidade;
- verificável: a conformidade dos produtos projetados para atender à exigência pode ser verificada através de inspeção, demonstração ou teste;
- rastreável: a exigência pode ser rastreada desde a necessidade de origem, através do processo de entrega até o produto entregue;
- priorizado: sua importância é entendida em relação a outros requisitos.
As demais etapas serão realizadas de acordo com o contexto do trabalho. Por exemplo, a abordagem para o desenvolvimento de software usando um ciclo de vida paralelo e uma abordagem ágil seria diferente daquela usando um ciclo de vida em série; a gestão de requisitos para a transformação das operações correntes será diferente daquela para uma construção.
A captura de requisitos pode ser feita de várias maneiras, desde entrevistas pessoais, pesquisas e workshops, até grupos de foco, modelagem e simulação.
Algumas metodologias de desenvolvimento, inclusive ágeis, são projetadas para permitir a captura e o refinamento contínuo dos requisitos no pressuposto de que as partes interessadas podem não estar seguras de suas necessidades desde o início.
A análise dos requisitos envolve a busca de quaisquer lacunas, sobreposições ou conflitos no que diferentes partes interessadas solicitaram. Será necessário desenvolver algumas soluções iniciais de alto nível, planejamento e gestão de benefícios para apreciar as implicações das exigências. O resultado é uma compreensão completa das exigências e da forma como elas contribuem para o objetivo geral.
A etapa de consulta consiste principalmente em fornecer feedback às partes interessadas e construir um consenso. Os resultados da análise são comunicados através de consultas individuais ou workshops. Isto leva a um debate sobre a funcionalidade e possíveis idéias alternativas.
A consulta pode muito bem resultar na captura e análise de outros requisitos. O resultado final é um conjunto de opções base para os requisitos funcionais. Este pode então ser utilizado para examinar soluções alternativas durante o desenvolvimento de soluções.
Uma técnica bem estabelecida que aborda a gestão de requisitos, o desenvolvimento de soluções e alguns aspectos da gestão de benefícios é chamada gestão de valores. Apesar de valor ser um termo subjetivo e significar coisas diferentes para pessoas diferentes, no ambiente P3 é um meio de maximizar a relação custo-benefício e é representado por esta relação:
O objetivo da gestão de valor não é maximizar a satisfação dos requisitos, nem minimizar o uso de recursos, mas estabelecer o equilíbrio que maximiza a relação entre os dois.
Projetos, programas e portfólios
Os requisitos iniciais do projeto são definidos durante o processo de identificação e só precisam ser detalhados o suficiente para identificar a solução provável e completar o resumo. A gestão de requisitos é realizado em detalhes durante o processo de definição, juntamente com o desenvolvimento de soluções, a fim de concluir uma avaliação completa do investimento e do caso de negócio.
Em pequenos projetos com objetivos relativamente simples, tudo isso pode ser feito pelo gerente do projeto. Na medida que as exigências se tornam mais complexas, talvez seja necessário o envolvimento de especialistas. Mesmo em pequenos projetos, "falhar em compreender plenamente as exigências das partes interessadas" é uma das causas mais comuns de fracasso dos projetos. Este não é um exercício que possa ser feito casualmente.
Para projetos que fazem parte de um programa ou são entregues por um contratado a um contratante, as exigências serão derivadas das exigências do programa ou do resumo do cliente. Eles se relacionarão a um produto e, dependendo de quão bem os requisitos são descritos, podem resultar em uma redução no esforço necessário.
Quando se pretende utilizar técnicas ágeis, o procedimento de gestão de requisitos deve ser eficiente e dinâmico. Deve utilizar mecanismos rigorosos de priorização, tais como MoSCoW, para garantir que somente requisitos valiosos e justificáveis sejam incluídos em cada pacote de trabalho.
Uma questão a ser resolvida desde cedo é se os requisitos são expressos como produtos, resultados ou benefícios. Isto determinará se o projeto inclui realização de benefícios como parte de um ciclo de vida prolongado do projeto. Se os requisitos incluem múltiplos benefícios que envolvem mais de uma área de mudança nos negócios e múltiplos produtos, o trabalho será melhor governado como um programa do que como um projeto.
Os requisitos do programa serão tipicamente expressos como uma combinação de produtos e benefícios. Estes podem ter relações bastante complexas que podem ser descritas em um mapa de benefícios.
A relação entre a gestão de requisitos e as funções subsequentes de desenvolvimento de soluções e gestão de benefícios não é totalmente sequencial. Particularmente no processo de identificação e no processo de definição do ciclo de vida, os requisitos das partes interessadas precisarão de alguma quantificação de alto nível de benefícios e alguma avaliação das soluções antes de se estabelecer um conjunto básico de requisitos. A equipe de gestão do programa é responsável pele gestão de requisitos, pois se aplica aos benefícios do programa e a equipe deve decidir quanta responsabilidade pela gestão de requisitos dos produtos será delegada às equipes dos projetos.
Uma linha divisória útil entre o programa e os projetos é que o programa expresse os requisitos funcionais necessários para um produto.. Cabe então às equipes de projeto gerenciar os requisitos técnicos que fornecerão a funcionalidade necessária.
Se utilizar a gestão do valor, a equipe de gestão do programa deve equilibrar o valor entre os projetos. Por exemplo, a redefinição de prioridades e a redistribuição de recursos pode resultar em um maior valor geral em todo o programa, mesmo que isto pareça reduzir o valor de um projeto em particular.
Um portfólio padrão é composto de projetos e programas com exigências independentes. Os resquisitos do portfólio dizem respeito ao uso eficiente dos recursos para a organização anfitriã e à melhoria da disciplina da gestão P3. Uma vez estabelecidos estes requisitos no processo de iniciação do portfólio, elas permanecerão bastante constantes.
Os requisitos iniciais de um portfólio estruturado serão expressos em termos dos objetivos estratégicos da organização. Estes serão uma mistura de requisitos isolados e inter-relacionados. O procedimento de gestão de requisitos em um portfólio estruturado avalia os objetivos estratégicos e busca esclarecimentos sobre eles com a diretoria executiva.
A avaliação das exigências começará durante o processo de iniciação do portfólio. Os objetivos inter-relacionados devem ser identificados e podem ser coletados em um programa com objetivos independentes entregues através de projetos. Esta atividade de planejamento será constantemente revisada como parte das atividades de priorização e harmonização no processo de gestão de portfólio.
A maioria das atividades da gestão de requisitos será delegada às equipes de gestão de projetos e programas, mas a equipe de gestão do portfólio deve desempenhar duas funções-chave.
Em primeiro lugar, ela deve atuar como interface entre os projetos e programas, de um lado, e a diretoria executiva, que é a proprietária da estratégia, do outro. Em nome da diretoria executiva, a equipe de gestão do portfólio deve assegurar que suas exigências sejam traduzidas com precisão em projetos e programas. Em nome das equipes de gestão de projetos e programas, ela devem assegurar que os requisitos estratégicos sejam adequadamente definidos para que os projetos e programas tenham informações suficientes para proporcionar os produtos e benefícios corretos.
Em segundo lugar, ela deve coordenar projetos e programas para garantir que os muitos processos localizados de gestão de requisitos funcionem em harmonia. Isto é parte do processo de coordenação de portfólio e pode envolver assumir a responsabilidade central de lidar com as principais partes interessadas. Com certeza, isso envolverá a verificação detalhada dos requisitos de projetos e programas para monitorar lacunas, sobreposições e conflitos.
