Ein Erkenntnisprotokoll für ein bestimmtes Projekt oder Programm besteht aus zwei verschiedenen Abschnitten. Der erste Abschnitt wird im Rahmen der Überprüfung früherer Lektionen während des Identifizierungsprozesses erstellt, in dem Lektionen aus früheren Arbeiten, die auf die aktuelle Arbeit anwendbar sind, aufgezeichnet werden. Im zweiten Abschnitt werden Lehren festgehalten, die sich bei der Durchführung der aktuellen Arbeit ergeben haben und in Zukunft anwendbar sein könnten.
Die Erfassung und Nutzung der gewonnenen Erkenntnisse ist ein dynamischer Prozess, und jedes Projekt oder Programm kann zu jeder Zeit Erfahrungen hervorbringen, die auf andere Projekte und Programme anwendbar sind. Wie diese Erfahrungen weitergegeben werden, ist Gegenstand des Knowledge Managements und eine Schlüsselkomponente beim Erreichen von Reifegrad 4.
Typische Rubriken des Protokolls sind:
- Erkenntnistyp
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Die Art und Weise, wie Lektionen kategorisiert werden können, wird in der Wissensmanagementstrategie der Organisation festgelegt. Die Kategorien müssen den Benutzern des Wissensmanagementsystems helfen, die für sie nützlichen Lektionen zu identifizieren. Möglicherweise können die Lektionen nach Funktion oder Prozess, nach Art des Projekts oder Programms oder nach betroffenen Geschäftsbereichen klassifiziert werden.
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Das Wissensmanagement unterstützt die Entwicklung der Professionalität, so dass die Klassifizierung Praxisgemeinschaften widerspiegeln kann, die für bestimmte Bereiche der beruflichen Entwicklung verantwortlich sind.
- Erkenntnis Detail
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Die Einzelheiten sollten einem einfachen Schema von Ursache und Wirkung folgen, d. h. was war das Ereignis und wie wurde es zuerst festgestellt; welche Auswirkungen hatte es und auf welche Arbeitsbereiche. Der Eintrag sollte die Maßnahmen enthalten, die das Team als Folge des Ereignisses ergriffen hat, und Empfehlungen dazu enthalten, wie die Erkenntnis in Zukunft in die Steuerung von Projekten, Programmen und/oder Portfolios einbezogen werden sollte.
- Erfasstes Datum
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Das Datum, an dem die Erkenntnis aufgezeichnet wurde.
- Eingetragen von
- Der Name der Person oder des Teams, die/der die Erkenntnis identifiziert hat.
