Geral

A gestão do conhecimento envolve a identificação sistemática, o registro e a distribuição de insights e experiências que permitem sua adoção em novas situações.

Os objetivos da gestão do conhecimento são:

• captar conhecimentos úteis da gestão de projetos, programas e portfólios;
• tornar o conhecimento tácito de profissionais experientes disponível a todos;
• suporte maturidade da capacidade gestão e melhoria contínua na gestão P3.

Os exemplos mais comuns de conhecimentos úteis na gestão do P3 são as "lições aprendidas". Estas devem ser registradas durante todo o ciclo de vida em um registro de lições, dando atenção especial a esta tarefa durante as revisões no final de um estágio ou parcela.

A revisão das lições aprendidas de projetos e programas anteriores é uma atividade do processo de identificação. A não utilização das experiências e percepções do trabalho anterior levará frequentemente à repetição de erros do passado.

A gestão do conhecimento é um elemento importante no desenvolvimento da maturidade e capacidade de uma organização. Capturar lições aprendidas é um atributo de capacidade de nível 3, enquanto implementar um sistema integrado e estruturado de gestão do conhecimento é um atributo de nível 4 de maturidade.

O conhecimento é geralmente descrito como assumindo uma de duas formas: tácito e explícito.

O conhecimento tácito é a soma de experiências, insights, observações e comunicações que cada pessoa guarda em sua memória. Claramente, gerentes P3 experientes, patronos, gerentes de mudanças de negócios e outros, terão grandes quantidades de conhecimento tácito sobre a gestão P3 que utilizam todos os dias para entregar projetos e programas com sucesso.

E  a captura desse conhecimento tácito tem papel fundamental na gestão do conhecimento, para convertê-lo em conhecimento explícito. Isso significa simplesmente expressa-la e registra-la de uma forma acessível àqueles que desejam desenvolver seus conhecimentos e aprender com a experiência dos outros.

Os usuários desse conhecimento explícito vão desde gerentes de projetos novatos até gerentes de portfólio experientes que enfrentam novos desafios. Uma organização madura promoverá uma cultura de aprendizagem e desenvolvimento, sendo a gestão do conhecimento uma de suas ferramentas.

Há muitas teorias e modelos de gestão do conhecimento com Nonaka e Takeuchi sendo um exemplo comum.

Dentro da organização de gestão P3, as etapas envolvidas no estabelecimento da gestão do conhecimento incluem:

• assegurar o compromisso da alta administração com os princípios da gestão do conhecimento;

• garantir que os elementos do método P3 que capturam e utilizam o conhecimento ocorram;

• implementar e manter um sistema de armazenamento e manutenção do conhecimento.

Capturar lições aprendidas é apenas uma forma de criar conhecimento explícito e se baseia principalmente no conhecimento tácito disponível dentro da organização.

Isto deve ser complementado com fontes externas de conhecimento através do envolvimento com comunidades de prática mais amplas incluindo órgãos profissionais.

A gestão do conhecimento reduz o risco inerente envolvido na gestão de projetos, programas e portfólios através do uso de métodos e técnicas comprovadas e da prevenção de armadilhas conhecidas.

Também pode motivar os membros da equipe de gestão que vêem um veículo para ajudá-los a melhorar a gestão P3 a nível organizacional através de suas contribuições pessoais.

 

Projetos, programas e portfólios

Em uma organização mais madura deve haver um sistema de gestão do conhecimento existente que todos os projetos, programas e portfólios possam acessar.

Sem isso, um projeto individual tem oportunidades limitadas de implementar a gestão do conhecimento, a menos que seja grande e complexo. Projetos isolados menores em organizações menos maduras dependem de membros da equipe de gestão para aplicar seus conhecimentos tácitos individualmente.

Nessas situações, a organização corre o risco de perder sua capacidade de gerenciar projetos quando o pessoal qualificado sai. Ações simples para mitigar este risco podem incluir o uso de diários de projetos retidos pela organização e o fornecimento de tempo no qual os gerentes de projetos podem se reunir para trocar experiências.

Por definição, um programa compreende vários projetos e tem a oportunidade de registrar as lições aprendidas de projetos anteriores para que possam ser aplicadas a projetos posteriores. Caberá à equipe de gestão do programa dar essa continuidade.

A maior oportunidade para desenvolver uma gestão robusta do conhecimento está dentro de um portfólio. Neste nível, a equipe de gestão deve assegurar o financiamento de um sistema de gestão do conhecimento se este ainda não existir dentro da organização como um todo. Isso normalmente seria feito durante o processo de iniciação.