Allgemein
Dieser Prozess steuert die erste Phase des Lebenszyklus eines Projekts oder Programms. Seine Ziele sind:
- eine Skizze des Projekts oder Programms zu erstellen und zu beurteilen, ob es wahrscheinlich gerechtfertigt ist;
- zu bestimmen, welcher Aufwand und welche Investitionen erforderlich sind, um die Arbeit im Detail zu definieren;
- die Genehmigung des Auftraggebers für die Definitionsphase einholen.
Eine anfängliche Idee oder ein Bedarf für ein Projekt oder Programm führt zu einem Auftrag. Dieser kann viele Formen annehmen, von der Ausschreibung eines Kunden bis hin zu einem strategischen Ziel in einem Unternehmensplan oder einfach einer mündlichen Anweisung. Der Begriff Mandat bezieht sich auf alle Informationen, die als Auslöser für ein Projekt oder Programm dienen.
Das erste Ziel wird in Form des Auftrags und das zweite in Form des Definitionsplans behandelt. Am Ende des Prozesses werden diese beiden Dokumente dem Auftraggeber mit der Bitte vorgelegt, den Definitionsprozess zu genehmigen.
Identifizierungsteam ernennen
Die Umstände, die zu diesem Zeitpunkt vorliegen, sind je nach Kontext sehr unterschiedlich. Die Arbeit kann durch so unterschiedliche Ereignisse ausgelöst werden wie die Vergabe eines Auftrags, eine Entscheidung in einer Vorstandssitzung, eine Änderung von Vorschriften oder Gesetzen, eine Marktchance oder eines von vielen anderen Ereignissen.
Ein Bauträger kann ein Ermittlungsteam ernennen, das sich aus Architekten, Bauingenieuren und Vermessungsingenieuren zusammensetzt. Der Bauträger fungiert als Auftraggeber und kann den Architekten mit der Identifizierung und Definition beauftragen.
Der Auftrag für die Lieferung würde an eine Baufirma vergeben, die dann einen Projektmanager zur Verfügung stellen würde, wobei der Architekt einige Aspekte des Sponsorings im Namen des Bauherrn übernehmen würde.
Wenn ein Projekt Teil eines Programms ist, kann das Ermittlungsteam aus Mitgliedern des Programmverwaltungsteams bestehen, die für die Definitionsphase an einen Projektsponsor und Projektmanager übergeben werden.
Jemand wird der ursprüngliche Empfänger des Mandats sein und muss die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um die Arbeit zu einem Projekt oder Programm zu formalisieren. Dazu gehört die Zusammenstellung eines Teams, das unter der Leitung eines Sponsors und eines Managers die Ermittlungstätigkeiten durchführt.
In den meisten Fällen werden der Sponsor und der Manager, die hier ernannt werden, die Arbeit während des gesamten Lebenszyklus begleiten, aber in einigen Fällen werden Sponsorschaft und Management der Identifizierungs- und Definitionsprozesse von anderen Personen übernommen als von denen, die diese Rollen während des Ausführungsprozesses ausüben.
Die erste Aufgabe des Sponsors und des Managers besteht darin, den Auftrag zu überprüfen, um eventuelle Informationslücken zu schließen und Unklarheiten zu beseitigen. Dann müssen sie einen Zeitplan und ein Budget für die Arbeit vereinbaren und das Team zusammenstellen, das die Identifizierungsaktivitäten durchführen wird.
Während dieser Vorbereitungsphase werden Informationen gesammelt, die in die Aufgabenstellung und den Definitionsplan einfließen sollen. Diese Informationen werden vielfältig sein, aber es ist zu früh, um mit der Erstellung einzelner Dokumente zu beginnen. Es ist sinnvoll, dass der Manager ein Tagebuch führt, das formell als Tagesprotokoll bezeichnet wird. Darin werden Informationen über Annahmen, Risiken, Probleme, Beschränkungen usw. festgehalten, bis eine formellere Dokumentation erstellt wird.
Es sollten Rollenbeschreibungen für Sponsoring und Management erstellt und mit den betreffenden Personen vereinbart werden. Es ist wichtig zu bestätigen, dass sie nicht nur über die erforderlichen Kompetenzen verfügen, sondern auch in der Lage sind, ausreichend Zeit für den Identifizierungsprozess aufzubringen.
Berücksichtigung früherer Erfahrungen
Es ist immer wichtig, aus der Vergangenheit zu lernen. Die Verfügbarkeit von dokumentierten Erfahrungen hängt von der Kompetenz der betreibenden Organisation im Knowledge Management ab.
Wenn Aufzeichnungen über die gemachten Erfahrungen vorliegen, sollte das Initiierungsteam diese überprüfen und diejenigen identifizieren, die für das neue Projekt oder Programm relevant sind. Diese werden zusammen mit einer Beschreibung, wie sie sich auf den Auftrag und den Definitionsplan auswirken, in ein Erkenntnisprotokoll eingetragen.
Wenn keine Aufzeichnungen verfügbar sind, ist es dennoch wichtig, Erfahrungen aus früheren Projekten oder Programmen zu sammeln. Dies kann die Suche und Befragung von Sponsoren und Managern früherer Projekte und Programme oder die Organisation von Workshops beinhalten.
Externe Quellen für Erfahrungen, wie andere Organisationen oder berufliche Netzwerke, sollten ebenfalls in Betracht gezogen werden. Wenn die aufnehmende Organisation noch nie ein Projekt oder Programm wie dieses durchgeführt hat, wird diese Aktivität auf solche externen Quellen angewiesen sein.
Auftrag vorbereiten
Auf der Grundlage des bestätigten Mandats beginnt das Ermittlungsteam mit der Ausarbeitung des Projekt- oder Programmauftrags. Der Zweck des Briefings ist es, ausreichende Informationen zu liefern, um die Investition in den Definitionsprozess zu rechtfertigen (der Umfang wird im Definitionsplan beschrieben). Der genaue Inhalt variiert in Umfang und Detailgenauigkeit je nach den Umständen und muss in einem angemessenen Verhältnis zu den Kosten und Risiken des vorgeschlagenen Projekts oder Programms stehen.
Die wichtigste Entscheidung, die während dieses Prozesses getroffen wird, betrifft die Art und Weise, wie die Arbeit gesteuert werden soll, d. h. ob sie als Projekt oder als Programm organisiert werden soll. Dies wird in erster Linie durch die frühen Phasen des Umfangmanagements bestimmt, die mit der Erfassung der Anforderungen beginnen. Die Art und Komplexität der Anforderungen, der Umfang und die Komplexität der Lösung sowie die Breite des Umfangs geben zusammengenommen Aufschluss darüber, wie die Arbeit gesteuert werden soll. Diese Entscheidung hat wiederum Einfluss auf die Art und Weise, wie Umfangsmanagement, Zeitplanmanagement, Risikomanagement usw. im Auftrag behandelt werden.
Der Auftrag enthält Kurzinformationen über alle Komponenten der Ausführungsfunktion. Das Identifikationsteam wird:
- mit den Beteiligten zusammenarbeiten, um ihre Anforderungen zu ermitteln;
- Entwicklung einer Lösung und eines Arbeitsumfangs;
- festlegen, ob die Arbeit als Projekt oder Programm oder als eine Mischung aus beidem verwaltet werden soll;
- Zeitpläne auf hohem Niveau abschätzen;
- Finanzierungsquellen zu ermitteln und Budgets zu veranschlagen;
- Ermittlung und Bewertung der wichtigsten Risiken, die den erfolgreichen Abschluss beeinträchtigen könnten;
- die Art und Menge der benötigten Ressourcen darlegen und angeben, ob diese intern oder extern beschafft werden können;
- Hervorhebung von Bereichen, in denen Änderungen erforderlich sind (wenn die Notwendigkeit von Änderungen als Teil des Umfangs ermittelt wurde);
- die einflussreichsten Interessengruppen zu ermitteln und zu bewerten und erste Kommunikationsmaßnahmen vorzuschlagen.
Bei der Festlegung des Umfangs und der Detailliertheit der Informationen, die in die Aufgabenstellung aufgenommen werden sollten, gilt als übergeordnetes Prinzip, dass sie ausreichend sein müssen, um dem Auftraggeber das Vertrauen zu geben, das Budget für die Definitionsphase zu genehmigen.
Bei der Ausarbeitung des Briefings werden viele P3-Funktionen genutzt. Jede dieser Funktionen enthält Details zu Werkzeugen und Techniken, die für den Einsatz in dieser frühen Phase des Lebenszyklus zu detailliert sein können. Sie sollten auf einem angemessen hohen Niveau angewendet werden, da jeder Aspekt der Arbeit nur in Umrissen im Briefing dokumentiert ist.
Definitionsplan vorbereiten
Während der Auftrag das Projekt oder Programm als Ganzes umreißt, muss der Auftraggeber auch wissen, was für die Erstellung einer vollständigen und detaillierten Dokumentation erforderlich ist. Die Arbeit, die zur detaillierten Definition des Projekts oder Programms erforderlich ist, reicht von knapp bis umfangreich. Der Definitionsplan folgt dem normalen Format eines Ausführungsplans, hat aber den besonderen Zweck, zu beschreiben, wie der Definitionsprozess durchgeführt werden soll.
Das Identifizierungsteam muss sicherstellen, dass:
- der Umfang der Definitionsarbeit ist genau festgelegt;
- alle für eine detaillierte Definition erforderlichen Fachressourcen ermittelt und verfügbar sind;
- alle für die Definitionsarbeit spezifischen Risiken werden zusammen mit den vorgeschlagenen Reaktionen ermittelt;
- die Kosten und der Zeitplan für die Definitionsphase werden so genau wie möglich geschätzt;
- Vorkehrungen getroffen werden, um das Definitionsteam zu mobilisieren, falls die Definitionsphase genehmigt wird.
Projekte und Programme
Bei kleinen Projekten können die Identifizierungsaktivitäten von einer Person verwaltet und durchgeführt werden, aber die Kombination aus einem separaten Sponsor und einem Manager ist die Mindestanforderung. Es kann auch möglich sein, die Identifizierungs- und die Definitionsphase in einem einzigen Prozess zusammenzufassen.
Bei allen Projekten, mit Ausnahme der einfachsten, und bei allen Programmen sollte die Identifizierung eine separate Phase mit einer Überprüfung sein, bevor mit der Definition begonnen wird. Dadurch können die Kosten für umfangreiche Definitionsarbeiten vermieden werden.
Wenn ein Projekt Teil eines Programms ist, kann der Auftrag vom Programmmanagementteam vorbereitet werden, und der Identifizierungsprozess wird auf Projektebene umgangen. Das Gleiche könnte für ein Programm gelten, das Teil eines Portfolios ist.
Bei großen, komplexen Projekten und Programmen kann die Definitionsphase ein eigenständiges kleines Projekt darstellen. Dem Definitionsplan sollten alle unterstützenden Informationen beigefügt werden, die dem Umfang und der Komplexität der Definitionsphase angemessen sind.
