进度管理

总论

进度表是显示项目、项目群或项目组合所涉及工作的时间进度表。它是一个动态变化的文件,贯穿整个生命周期中进行创建与维护。进度表可以为工作的不同方面编制,也是与各团队成员与利益相关方进行沟通的途径与方式。

为了切合实际,进度表必须反映资源可获得性、风险、工作执行的估算精准性。因此,进度管理的目标是:

  • 决定工作的时间表;
  • 计算资源需求的大概情况;
  • 以适合不同利益相关方的形式,呈现进度报告。

进度管理程序会根据工作情境有所不同,但高层次的进度管理程序通常遵循以下步骤:

 

 

规划步骤定义用于识别、进度安排与报告的技术与方法。启动步骤确保获得所需的资源并调集到位。

同样的自下而上与自上而下的原则,也同样适用于可划分成子项目的大型项目。

进度安排开始于识别与定义交付目标所需执行的工作。一些工作定义可能已经作为范围管理程序的一部分执行了,但现在需要进一步细化。

识别可以自上而下进行也可以自下而上进行。在项目组合或项目群内部,工作在大的构成要素中加以识别,即:项目组合内部的项目与项目群,或项目群内部的项目。它可能识别高层次的限制条件、再传递到构成项目群与项目层面。

基于分析模型的详细进度安排,随后在项目层面加以执行,产生的结果则向上反馈回高层级的项目群或项目组合。

进度报告从简单的里程碑趋势图、到具有数据复杂度的Monte Carlo抽样分布法。不同利益相关方使用哪个报告,可以在进度管理计划中加以明确,也可以在利益相关方管理计划中明确,如果更倾向于用此的话。

进度管理关乎三角约束中的时间维度。因此它与处理其他两个方面,即范围管理与财务管理(成本)的功能的相互关系非常紧密。

在有些情境里(比如传统建筑与工程),首先对范围进行定义,时间与成本来自于此。在其他情境中,时间与/或成本可能是首要的限制条件,而范围则依赖于可用的时间与成本条件。这是所谓的敏捷方法。

编制进度表的方法,必须反映时间、成本与范围三者之间的关系。在一些情况下,严密的技术可以用来为相关工作建模、并计算详细的时间安排。而在其他情况下,开始时做宽泛粗略的估算,随着获得更多信息进行持续优化。

时间进度安排资源进度安排里,描述了更多详细的模型,能够用来测试不同的方案。在定义流程里,这些可能与备选方案相关联,旨在理解以不同方式达成目标的进度先后顺序。在交付流程中,不同方案可能测试创造产出或应对风险发生事件的备选方法。用这种方式测试理论上的方案,通常被称为“如果……该怎么样?”时间进度法。

影响时间进度呈现方式的因素通常包括:

  • 所需时间进度安排细节的层次;
  • 时间进度信息是否需要与资源与/或范围信息相结合:
  • 工作的情境;
  • 信息的听众/用户。

到目前为止,时间进度信息最通常的呈现方式,是被称为甘特图的横道图形式,。甘特图可以简单地用水平时间表显示活动安排,或者它可以与活动、资源使用或进展信息之间的逻辑依赖关系相结合。

Praxis对交付计划管理计划做了区分。前者是关于要做什么的时间进度安排,而后者则是关于如何对工作进行治理。

进度表主要是关于时间。时间与其他信息的结合更通常被称为计划。

交付计划对于控制技术是很重要的,因此,必须小心谨慎地选择最适合于工作情境的建模与计算技术。有大量软件工具,能够将工作进行进度安排、并以不同方式加以呈现。进度安排应该如何进行?应该用哪些工具来进行安排?这些都在进度管理计划中加以明确,如果工作的复杂度证明了其可行性的话。

 

项目、项目群与项目组合

大部分详细的进度安排都在制造产出的项目层面进行。传统的项目进度表专注于制造产品的技术活动;但近来,进度表也包括了管理活动。随着工作复杂度的增加,维护单一详细的时间进度表也会变得不切实际。

大规模项目通常用滚动式规划。只有短期工作才比较具体,而较长时期的工作则概括性地加以显示。当管理活动数量增加时,为不同方面创建独立的交付计划是很有用的,比如沟通计划或收益实现计划。

当项目复杂度增加时,需要多个计划是不可避免的。比如在项目群里,就存在多种多元元素,例如:

  • 进展中的项目,有它们自己详细的交付计划;
  • 还未启动的项目;
  • 管理活动(例如沟通、采购等);
  • 变更管理活动。

在项目群层面应该具有一份交付计划,概括构成的各个计划。为了使其有效,管理团队必须确保项目群内部采用类似的进度安排政策。这些政策可以在进度管理计划中加以明确。

为避免高层次项目群计划变得冗长,它将包括概要“活动”,代表整个项目群阶段或项目。其他信息可以从更详细的计划中提取,呈现为关键里程碑。

规划信息最大的多元性,存在于项目组合中。项目组合计划需要以一种能使利益相关方理解什么信息来源于详细的进度表、什么信息更多来自于推测的方式,来加以呈现。

项目组合管理一个重要的方面是能力规划。它确保可以采购必需的资源,以交付项目组合。还必须避免瓶颈和与有限资源冲突的需求。这意味着需要估算所需资源的数量、以及使用这些资源的时间安排。进度表在估算活动和分配资源方面所使用的方式必须保持一致,这样才能保证项目组合层面的累积是精准的。

项目组合管理流程,必须持续在变化的资源需求与有限资源分配的优先排序方面保持平衡。为了有效地做到这一点,则依赖于从构成项目与项目群累积的时间进度信息。

 

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