知识管理

总论

知识管理包括系统地识别、记录与传播那些能够使他们在新情况中被采用的洞见与经验。

知识管理的目标是:

  • 从项目、项目群与项目组合管理中捕捉有用的知识;
  • 使所有人都可以获得有经验从业者的隐性知识;
  • 支持能力成熟度管理与项目、项目群与项目组合管理的持续改进。

项目、项目群与项目组合管理中有用知识最普遍的例子,是“习得的经验教训”。 在全生命周期中应该把这些都记录在经验教训记录单上,特别要关注在项目或项目群阶段结束时进行的评审中加以捕捉。

对先前项目与项目群的经验与教训进行评审,是识别流程期间的活动。不能运用先前工作获得的经验与洞见,经常会导致过去已发生错误重复发生。

知识管理是组织能力成熟度发展中一个很重要的元素。捕捉经验与教训是能力第3级水平的一个属性,而实施一个整合的和结构化的知识管理体系,是成熟度第4级水平的一个属性。

我们通常描述知识具有两种形式中的一种:即隐性知识与显性知识。

知识管理这个方面,是Praxis框架实现的核心。

Praxis的分类法,是将来自项目、项目群与项目组合管理的隐性知识详细加以记录、并以高度可获得的方式转化为显性知识的基础。

隐性知识是经验、洞见、观察与沟通的总和,每个人都把这些知识存放在我们的记忆中。很明显,有经验的项目、项目群和项目组合经理、发起人与业务变更经理等等,对于项目、项目群与项目组合管理都有大量的隐性知识,他们每天用这些知识成功地交付项目与项目群。

知识管理的一个关键角色,是捕捉这些隐性知识并把它们转化成显性知识。这只是意味着,把隐性知识加以表达与记录,那些想发展他们的知识、想从其他人那里学习经验的人可以获得。

显性知识的使用者,从新项目经理到有经验的项目组合经理都有,都面临新的挑战。一个成熟的组织,会培育一种以知识管理作为一种工具的学习与发展的文化。

关于知识管理,有很多理论与模型,Nonaka 与 Takeuchi 的知识管理模型,是被广泛认知的例子。

在项目、项目群与项目组合管理的组织内部,建立知识管理的步骤包括:

  • 确保高层管理者对知识管理原则的投入与支持;
  • 对捕捉与运用知识的项目、项目群与项目组合方法的诸多因素的保证;
  • 实施与维护储存与维护知识的系统;

捕捉经验教训只是创造显性知识的一种方法,首先是基于组织内隐性知识的可获得性。

这应该通过涵盖更广范围的实践社群包括专业团体,用外部知识来源加以补充。

知识管理通过运用已证明的方法与技术及避免已知的陷阱,减少项目、项目群与项目组合管理所涉及的内在固有风险。

知识管理还可以激励管理团队成员,他们可以把知识管理视为在组织层级通过他们个人的贡献,来改善项目、项目群与项目组合管理的载体。

 

项目、项目群与项目组合

在更成熟的组织里,应该有一套知识管理体系,所有的项目、项目群与项目组合都能访问获取知识。

如果没有的话,单个项目实施知识管理的机会是有限的,除非这是个大型复杂的项目。在不够成熟的组织里的规模更小的独立项目,有赖于单个管理团队成员运用他们自己的隐性知识。

在这些情况下,当有技能的人员离职时,承办组织就面临着失去管理项目的能力的风险。降低风险的简单行动,可以包括使用组织保存的项目日志、以及提供项目经理们可以聚在一起交换经验的时间。

根据定义,项目群是由多个项目组成的,具有机会记录来自早期项目的经验与教训,并将这些经验教训运用到后续项目中。可以由项目群管理团队来提供持续性。

发展坚实的知识管理的最大机会存在于项目组合内。在这个层面,如果承办组织内还没有完整的知识管理体系,则管理团队应该确保为知识管理体系提供资金。这通常在启动流程中完成。

 

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18th July 2015Italian translation added

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