Algemeen
Dit proces beheert de eerste fase van de project- of programmalevenscyclus. Haar doelen zijn om:
- een contour van het project of programma op te stellen en na te gaan of dit gerechtvaardigd is;
- te bepalen welke inspanningen en investeringen nodig zijn om het werk in detail te beschrijven;
- autorisatie van de sponsor voor de definitiefase te verkrijgen.
Een of ander initieel idee of behoefte aan een project of programma zal een mandaat genereren. Dit kan vele vormen aannemen, variërend van uitnodiging tot aanbesteden tot een strategisch doel in een ondernemingsplan of gewoon een mondelinge instructie. De term mandaat wordt gebruikt voor alle informatie die wordt gebruikt om een project of programma op te starten.
Het eerste doel komt aan de orde in de vorm van het voorstel en het tweede in de vorm van het definitieplan. Aan het eind van het proces zullen deze twee documenten aan de sponsor worden voorgelegd met het verzoek het definitieproces goed te keuren.
Klik op de componenten van het diagram voor meer detail
Aanstellen identificatieteam
De omstandigheden zullen op dit punt enorm variëren afhankelijk van de context. Het werk kan worden geactiveerd door gebeurtenissen van uiteenlopende aard, zoals de gunning van een contract, een besluit in een bestuursvergadering, een wijziging in wet- of regelgeving, een marktgelegenheid of een van de vele andere gebeurtenissen.
Een projectontwikkelaar kan een identificatieteam aanstellen dat bestaat uit architecten, bouwkundig ingenieurs en landmeters. De ontwikkelaar zou als sponsor kunnen optreden en de architect kunnen aanstellen om de identificatie en definitie te managen.
Het contract voor de oplevering zou worden gegund aan een bouwbedrijf, dat vervolgens een projectmanager zou leveren aan de architect die namens de ontwikkelaar een aantal aspecten van sponsorschap zou verzorgen.
Wanneer een project deel uitmaakt van een programma, kan het identificatieteam bestaan uit leden van het programmamanagementteam die het project voor de definitiefase overdragen aan een projectsponsor en projectmanager.
Iemand zal de eerste ontvanger van het mandaat zijn en moet de nodige maatregelen nemen om het werk in een project of programma te formaliseren. Dit omvat het samenstellen van een team dat de identificatieactiviteiten uitvoert onder leiding van een sponsor en manager.
In de meeste gevallen zullen de hier aangestelde sponsor en manager het werk gedurende de gehele levenscyclus zien, maar in sommige gevallen zal het sponsorschap en het managen van de identificatie- en definitieprocessen worden gedaan door andere mensen dan degenen die deze rollen vervullen tijdens het opleveringsproces.
De eerste verantwoordelijkheid van de sponsor en manager is het controleren van het mandaat om eventuele leemten in de informatie op te vullen en eventuele onduidelijkheden op te helderen. Zij zullen dan een planning en begroting overeenkomen en moeten een team samenstellen dat de identificatieactiviteiten zal voltooien.
Tijdens deze formatieperiode wordt informatie verzameld voor gebruik in het voorstel en definitieplan. Deze informatie zal divers zijn, maar het is nog te vroeg om te beginnen met het opstellen van individuele documenten. Het is nuttig voor de manager om een dagboek bij te houden dat formeel bekend staat als een dagelijks logboek. Dit fungeert als een bewaarplaats voor informatie over aannames, risico's, issues, beperkingen, enz. totdat meer formele documentatie is opgesteld.
Rolomschrijvingen voor sponsorschap en management moeten worden opgesteld en overeengekomen met de betrokken personen. Het is belangrijk te bevestigen dat zij niet alleen over de nodige bevoegdheden beschikken, maar ook voldoende tijd kunnen besteden aan het identificatieproces.
Terug naar diagram
Review eerdere leerpunten
Het is altijd belangrijk om van het verleden te leren. De beschikbaarheid van gedocumenteerde leerpunten hangt af van de capaciteit van de organisatie op het gebied van kennismanagement.
Indien verslagen van leerpunten beschikbaar zijn, moet het initiatieteam deze beoordelen en vaststellen welke lessen relevant zijn voor het nieuwe project of programma. Deze worden vastgelegd in een leerpunten logboek met een beschrijving van de invloed op het voorstel en het definitieplan.
Als er geen gegevens beschikbaar zijn, is het nog steeds van belang dat lering wordt getrokken uit eerdere projecten of programma's. Dit kan inhouden dat sponsors en managers van eerdere projecten en programma's worden opgezocht en geïnterviewd of dat workshops worden georganiseerd.
Er moet ook rekening worden gehouden met externe bronnen van leerpunten, zoals andere organisaties of professionele netwerken. Als de organisatie nog niet eerder een dergelijk project of programma heeft uitgevoerd, zal deze activiteit op dergelijke externe bronnen steunen.
Terug naar diagram
Voorbereiden voorstel
Op basis van het bevestigde mandaat zal het identificatieteam aan de slag gaan met het project- of programmavoorstel. Het doel van het voorstel is om voldoende informatie te verstrekken om investeringen in het definitieproces (waarvan de omvang wordt beschreven in het definitieplan) te rechtvaardigen. De precieze inhoud zal variëren in omvang en gedetailleerdheid naar gelang de omstandigheden en moet in verhouding staan tot de kosten en het risico van het voorgestelde project of programma.
De belangrijkste beslissing die tijdens dit proces is genomen, heeft betrekking op de wijze waarop het werk zal worden bestuurd, d.w.z. dat het zal worden georganiseerd als een project of een programma. Dit wordt voornamelijk bepaald door de vroege stadia van scopemanagement, te beginnen met het vastleggen van de requirements. De aard en complexiteit van de requirements, de schaal en complexiteit van de oplossing en de breedte van de scope geven gezamenlijk een indicatie over hoe het werk moet worden gemanaged. Deze beslissing zal op haar beurt van invloed zijn op de wijze waarop scopemanagement, planningsmanagement, risicomanagement etc. in het voorstel aan de orde komen.
Het voorstel bevat beknopte informatie over alle onderdelen van de opleveringsfunctie. Het identificatieteam zal:
- samenwerken met stakeholders om hun requirements vast te stellen;
- een oplossing en scope van het werk ontwikkelen;
- bepalen of het werk moet worden gemanaged als project of programma, dan wel als een hybride van beide;
- een schatting maken van de tijdsschalen op hoog niveau;
- het identificeren van financieringsbronnen en het ramen van begrotingen;
- belangrijkste risico's, die van invloed kunnen zijn op een succesvolle afronding, identificeren en beoordelen;
- de soort en de hoeveelheid resources schetsen die nodig zullen zijn en aangeven of deze intern of extern kunnen worden geleverd;
- gebieden van operationele onderdelen aanwijzen die aan verandering onderhevig zullen zijn (indien de noodzaak van de verandering als onderdeel van de scope is aangemerkt);
- de meest invloedrijke stakeholders identificeren en eerste communicatie voorstellen.
Bij het bepalen van de omvang en de gedetailleerdheid van de informatie die in het voorstel moet worden opgenomen, is het belangrijkste beginsel dat het voldoende moet zijn om de sponsor vertrouwen te geven om de begroting voor de definitiefase te autoriseren.
Bij het voorbereiden van het voorstel worden veel P3-functies gebruikt. Elk van deze bevat details van tools en technieken die te gedetailleerd kunnen zijn om dit te gebruiken in een vroeg stadium van de levenscyclus. Zij moeten op een passend hoog niveau worden toegepast, aangezien elk aspect van het werk slechts in grote lijnen in het voorstel wordt beschreven.
Terug naar diagram
Voorbereiden definitieplan
Hoewel het voorstel het project of programma in zijn geheel schetst, moet de sponsor ook weten wat nodig is om een volledige set gedetailleerde documentatie te kunnen voorleggen. Het werk dat nodig is om het project of programma in detail vast te stellen, varieert van beknopt tot uitgebreid. Het definitieplan volgt het normale format van een opleveringsplan, maar heeft als specifiek doel te beschrijven hoe het definitieproces zal worden uitgevoerd.
Het identificatieteam zal moeten zorgen dat:
- de scope van het definitiewerk goed is beschreven;
- de gespecialiseerde resources die nodig zijn voor een gedetailleerde definitie, geïdentificeerd en beschikbaar zijn;
- alle risico's die specifiek zijn voor het definitiewerk worden geïdentificeerd, samen met de voorgestelde maatregelen;
- de kosten en de tijdsplanning van de definitiefase zo nauwkeurig mogelijk worden geraamd;
- er regelingen zijn getroffen om het definitieteam te mobiliseren mocht de definitiefase worden goedgekeurd.
Terug naar diagram
Projecten en programma’s
Bij kleine projecten mogen de identificatieactiviteiten door één persoon worden gemanaged en uitgevoerd, maar de combinatie van een afzonderlijke sponsor en manager is de minimumvereiste. Het kan ook mogelijk zijn de identificatie- en de definitiefase in één proces te combineren.
In alle projecten en programma's, behalve de eenvoudigste, zou de identificatie een aparte fase moeten zijn met een beoordeling alvorens tot definiëring over te gaan. Hierdoor kunnen de kosten van substantieel definitiewerk worden vermeden.
Wanneer een project deel uitmaakt van een programma, kan het programmamanagementteam het voorstel opstellen en wordt het identificatieproces op projectniveau omzeild. Hetzelfde kan gelden voor een programma dat deel uitmaakt van een portfolio.
Voor grote, complexe projecten en programma's kan de definitiefase een op zichzelf staand klein project zijn. Het definitieplan moet vergezeld gaan van ondersteunende informatie die in verhouding staat tot de omvang en de complexiteit van de definitiefase.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
