Ressourcenmanagementplan

Richtlinie

Die Richtlinie zur Verwaltung der Ressourcen kann weitgehend von den organisatorischen Standards diktiert werden. Es kann durchaus sein, dass der größte Teil des Ressourcenmanagementplans einfach auf organisatorische Standards verweist. Wenn die Arbeit lediglich diese organisatorischen Standards anwendet, kann ein P3-spezifischer Ressourcenmanagementplan als unnötig erachtet werden, vorausgesetzt, dass ein Verständnis der organisatorischen Standards in den Rollen des Managementteams verankert ist.

Wenn spezifische Strategien entwickelt werden müssen, kann es notwendig sein, zunächst einen Teil der Recherche durchzuführen. Dadurch wird die Mischung zwischen internen und externen Ressourcen deutlich und es wird ermittelt, welche Beschaffungsansätze erforderlich sind. Die Ergebnisse der Recherche können dann in eine verfeinerte Version des Plans einfließen.

• Einführung

• Der Kontext des Auftrags und die Entscheidungen über die Mittelverwendung werden hier erläutert.

• Rollen und Verantwortlichkeiten

• Die Zuweisung der Verantwortung für das Ressourcenmanagement kann vom Projektleiter bei kleineren Projekten bis hin zu einem speziellen Team von Spezialisten bei einem großen Programm oder Portfolio reichen. In diesem Abschnitt des Managementplans muss klar beschrieben werden, welche Rollen welche Zuständigkeiten haben.

  Es werden auch Eskalations- und Kommunikationswege innerhalb der P3-Organisationsstruktur aufgezeigt.

• Informationsmanagement

• Mit der zunehmenden Komplexität der Ressourcen und der Beschaffungsverfahren wird auch der Umfang der unterstützenden Informationen zunehmen.

  Die Verwaltung von Ressourcen ist eine der wichtigsten Aufgaben des P3-Managements und kann die Ursache für die meisten Probleme sein, die ein Managementteam zu lösen hat. Es ist wichtig, alle Entscheidungen und Vereinbarungen sorgfältig zu dokumentieren, um Unstimmigkeiten während der Ausführung zu vermeiden.

  In diesem Abschnitt werden Hinweise zu Umfang, Inhalt und Verwendung einer breiten Palette von Dokumenten gegeben.

• Qualitätssicherung

• Hier werden die Kriterien für ein erfolgreiches Ressourcenmanagement beschrieben, die bei allen Qualitätssicherungsüberprüfungen verwendet werden.

• Budget

• Für bestimmte Aspekte der Ressourcenverwaltung kann fachliche Beratung erforderlich sein, z. B. rechtliche Beratung bei Verträgen. Während die meisten Kosten im Zusammenhang mit der Verwaltung von Ressourcen Teil der allgemeinen Verwaltungskosten sind, müssen möglicherweise spezifische Budgets festgelegt werden.

• Schnittstellen

• Die Ressourcen werden spezifische Verbindungen zu den Beteiligten, den damit verbundenen Risiken und den spezifischen Zeitplänen haben. Wie diese Querverweise verwaltet werden, wird hier detailliert beschrieben.

Verfahren

• Recherche

• Die Recherche der Ressourcenoptionen könnte ein leeres Blatt Papier sein, aber wenn nicht, sollte hier die dem P3-Managementteam zur Verfügung stehende Hilfe beschrieben werden. Dazu könnten Listen zugelassener Lieferanten, bestehende Rahmenverträge oder Outsourcing-Vereinbarungen gehören.

• Ausschreibungen

• Ausschreibungen müssen transparent, ethisch einwandfrei und effizient sein. In diesem Abschnitt werden die zu verwendenden Verfahren und die zu befolgenden Leitlinien festgelegt.

• Auftragsvergabe

• Nur die allergrößten Projekte, Programme oder Portfolios werden eine eigene Rechtspersönlichkeit haben. Die meisten Verträge werden von Mitgliedern des P3-Managementteams unterzeichnet. Es ist wichtig, dass der Managementplan die Richtlinien der Gastorganisation für den Abschluss von Verträgen festlegt und angibt, wer berechtigt ist, dies im Namen der Organisation zu tun.

• Mobilisieren

• In diesem Abschnitt werden alle Leitlinien für die Mobilisierung aller Arten von Ressourcen beschrieben. Dies kann von Verfahren für die Installation neuer Software auf den Servern der Gastorganisation über Mechanismen für die Entsendung von internem Personal bis hin zu Sicherheitsprotokollen für Vertragspersonal reichen. Vieles davon wird wahrscheinlich in Form von Verweisen auf die Organisationspolitik erfolgen.

• Steuern

• Wie die Ressourcen verwaltet und kontrolliert werden sollen, ist ebenfalls ein vielfältiges Thema. Das kann alles sein, von der Versicherung von Investitionsgütern über die Verwaltung des abgeordneten Personals bis hin zur Überwachung der Leistung von Auftragnehmern.

• Beenden

• Das Verfahren zur Beendigung des Ressourcenmanagements umfasst die Veräußerung von Vermögenswerten, die Umschichtung interner Ressourcen und die formelle Beendigung von Verträgen. Die Richtlinien für alle Aspekte der Beendigung von Ressourcenvereinbarungen werden hier beschrieben.