Governanceprozess

In diesem Prozess werden alle Governance- und Professionalitätsfunktionen zusammengefasst und auf das gesamte Portfolio angewendet. Seine Ziele sind:

• Sponsoring für die Ziele des Portfolios bereitzustellen;
• Überwachung der Qualitätssicherung des Portfolios;
• die Disziplin und den Berufsstand des P3-Managements zu fördern.

Es ist irreführend, diese Funktionen als Prozessablauf darzustellen, da sie alle während der gesamten Lebensdauer des Portfolios zusammen angewendet werden.

Jede Funktion wird im Funktionsrahmen einzeln beschrieben. Um sie im Rahmen des Portfolio-Governance-Prozesses zusammenzufassen, können sie sinnvollerweise als drei Aktivitäten betrachtet werden.

 

 

Unterstützung des Portfolios

Bei dieser Tätigkeit werden die Funktionen angewandt, die sich mit den einzigartigen Merkmalen jedes Portfolios befassen, nämlich:

• Sponsoring

• Das Sponsoring eines Portfolios umfasst ähnliche Aspekte wie das Sponsoring von Projekten und Programmen, z. B. die Prüfung wichtiger Genehmigungsanträge und die Unterstützung der Personen, die das Portfolio verwalten.

• Darüber hinaus muss der Portfoliosponsor die breiteren Aspekte der Disziplin und des Berufs des P3-Managements vertreten. Der Sponsor sollte eine Person auf Vorstandsebene innerhalb der aufnehmenden Organisation sein und das P3-Management in ähnlicher Weise vertreten, wie ein Finanzdirektor oder ein Personaldirektor ihre Abteilungen und Berufe vertreten würden.

• Infrastruktur

• Die Portfolio-Infrastruktur wird eingerichtet, um Ressourcen für den Management- und Koordinierungsprozess bereitzustellen. Dies wird oft als PMO bezeichnet, das unterschiedlich beschrieben wird und entweder ein Projektmanagementbüro, ein Programmmanagementbüro oder eine Kombination aus beidem bedeutet.

• Wenn davon ausgegangen wird, dass das Portfolio das gesamte Projekt- und Programmmanagement innerhalb der aufnehmenden Organisation umfasst, beinhaltet die Infrastruktur die Systeme und Ressourcen, die zur Unterstützung des Berufs und der Disziplin des P3-Managements erforderlich sind.

• Qualitätssicherung

• Die Qualitätssicherung erfolgt auf vielen Ebenen, die meisten davon innerhalb des Portfolios. Es gibt aber auch eine Ebene, die außerhalb des Portfolios durchgeführt wird. Dazu kann die Akkreditierung durch Dritte von Berufsverbänden gehören und auf Standards wie einem Reifegradmodell für Fähigkeiten beruhen.

 

Unterstützung des Berufsstandes

Der Beruf des P3-Managements umfasst seine Mitarbeiter und die Art und Weise, wie sie die Disziplin anwenden. Wenn eine Trägerorganisation ein einziges Portfolio definiert, das alle ihre Projekte und Programme umfasst, dann ist dieses Portfolio für alle Aktivitäten verantwortlich, die den Berufsstand unterstützen. Wenn eine große Organisation mehrere Portfolios definiert (vielleicht nach geografischen Gesichtspunkten oder auf der Grundlage von Tochtergesellschaften), kann die Gesamtverantwortung für die Unterstützung des Berufsstandes über den einzelnen Portfolios liegen. Wenn einzelne Ressorts groß sind und keinen gemeinsamen Kontext haben, kann es sein, dass ihnen die Verantwortung für die Unterstützung des Berufs innerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs übertragen wird und es keine Koordinierung auf höherer Ebene gibt.

Die Unterstützung des Berufsstandes umfasst die Anwendung der Funktionen von:

• Communities of Practice

• Die Leitung eines Portfolios muss entscheiden, ob die Vorteile von Communities of Practice am besten durch die Einrichtung lokaler Gemeinschaften, durch die Ermutigung von Portfoliomitarbeitern, sich an externen Gemeinschaften zu beteiligen, oder durch eine Kombination aus beidem erreicht werden.

• Kompetenz

• Das Portfolio sollte einen Rahmen schaffen und fördern, der sicherstellt, dass alle Mitarbeiter die Kompetenzen erkennen können, die sie in den verschiedenen Phasen ihrer Laufbahn benötigen werden. Der Kompetenzrahmen sollte von den übergeordneten Zielen, die das Ressort erreichen muss, und den Werten, die das Ressort fördern will, abgeleitet werden.

• Ethik

• Eine Kultur des ethischen Verhaltens sollte im gesamten Ressort vermittelt, gefördert und kontrolliert werden. Dies kann nicht nur das Arbeitsumfeld allgemein unterstützen, sondern auch sicherstellen, dass das Ressort die für seinen Kontext geltenden Gesetze und Vorschriften einhält.

• Lernen und Entwicklung

• Ein umfassender Ansatz für Lernen und Entwicklung beinhaltet verschiedene Formen von Schulung, Coaching und Mentoring. Der Ansatz sollte sich auf den Kompetenzrahmen stützen und sicherstellen, dass jede Rolle innerhalb des Portfolios von jemandem mit den erforderlichen Kompetenzen wahrgenommen wird.

 

Unterstützung des Fachgebiets

Das Fachgebiet (Disziplin) des P3-Managements umfasst die Instrumente, Techniken und Verfahren, die es insgesamt von anderen Formen des Managements unterscheiden. Die Unterstützung der Disziplin des P3-Managements beinhaltet:

• P3-Management

• Obwohl es Projekte seit Jahrtausenden gibt und ein formalisiertes P3-Management seit Jahrzehnten existiert, besteht in einigen Organisationen immer noch die Tendenz, sie anderen Disziplinen unterzuordnen und ihnen keine besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

• Das Portfolio muss die klaren Vorteile eines strukturierten und disziplinierten Ansatzes bei der Durchführung von Projekten und Programmen fördern.

• Knowledge Management

• Möglicherweise verfügt die aufnehmende Organisation bereits über Wissensmanagementsysteme; in diesem Fall muss das Portfolio diese lediglich auf das P3-Management anwenden. Wenn diese nicht vorhanden sind, muss das Portfolio seine eigenen Systeme einrichten und pflegen.

• Reifegrad des Kompetenzvermögens

  Das Portfolio sollte die Grundsätze des Reifegrads von Fähigkeiten adaptieren, um ein Modell für das Lernen und die Entwicklung von Organisationen zu schaffen, ähnlich wie Kompetenzen verwendet werden, um einen Rahmen für das Lernen und die Entwicklung des Einzelnen zu schaffen.

• Das Ressort überwacht die Entwicklung des Projekt- und Programmmanagements und kann dies mit der Qualitätssicherung kombinieren. Das Ressort kann eine Selbstbewertung seiner eigenen Fähigkeiten vornehmen.

• Die Notwendigkeit einer externen Bewertung und Zertifizierung hängt davon ab, ob dies für die aufnehmende Organisation einen wirtschaftlichen Nutzen hat.

• Lebenszyklus
• Der Lebenszyklus von Projekten und Programmen bildet das Gerüst, auf dem die Prozesse aufgebaut und die Methoden definiert werden. Das Portfolio muss anpassungsfähige, aber kohärente Lebenszyklen für die einzelnen Projekte und Programme fördern. Das Ressort überwacht die Anwendung der auf dem Lebenszyklus basierenden Prozesse durch Qualitätssicherung.